Chaque organisation repose sur des processus documentaires critiques : gestion des dossiers clients, validation de demandes internes, suivi réglementaire, production de livrables, etc. En automatisant les processus documentaires, les organisations renforcent le pilotage, fiabilisent les échanges internes et réduisent les risques opérationnels.Avec son moteur de workflow intégré, Doxtreem permet de modéliser des processus sur-mesure, pilotés à partir des documents ou dossiers. Ces processus guident les utilisateurs à travers des étapes successives, formalisées, qui reflètent vos pratiques métier.
Structurez vos processus métier avec Doxtreem
L’éditeur de workflows Doxtreem, accessible aux administrateurs fonctionnels, vous permet de créer des modèles de processus adaptés à vos différents cas d’usage. Chaque étape est configurable : type d’action, condition d’accès, données à renseigner, documents à consulter, etc. Vous pouvez ainsi automatiser des scénarios variés, comme :
" Nous pouvons mettre en place des contrôles grâce à des formulaires de saisie et des métadonnées, ce qui n'est pas possible avec un formulaire papier. Cela permet de sécuriser les processus d'embauche et les contrats de travail. "Olivier LaudeDirecteur des Systèmes d'Information - Challancin Groupe
Découvrez les bénéfices de la GED pour les processus RH avec le témoignage de Challancin
Les workflows de Doxtreem reposent sur des étapes précises et combinables, selon la logique de votre processus.Voici quelques exemples :
Parlez-nous de vos cas d’usage pour concevoir un workflow adapté
Dans Doxtreem, chaque document ou dossier est structuré autour de métadonnées métiers — appelées “propriétés” — qui sont définies dans un plan de classement modèle. Ces métadonnées sont bien plus que de simples champs informatifs : elles jouent un rôle opérationnel dans le fonctionnement des workflows. Voici comment elles s’intègrent dans vos processus :
Cette logique pilotée par les métadonnées permet d’assurer la cohérence, la traçabilité et la conformité de chaque étape du processus, tout en réduisant le risque d’erreurs humaines.✅ Les métadonnées ne sont pas seulement des descripteurs : elles sont le moteur de vos règles métier.
Le traitement des workflows s’effectue directement dans l’interface utilisateur de Doxtreem. Chaque utilisateur accède aux documents ou dossiers à traiter, en fonction de ses droits et des étapes où son intervention est requise. Les utilisateurs peuvent ainsi :
Les administrateurs, de leur côté, disposent d’un historique complet des processus (qui a validé quoi, quand, avec quel choix), ainsi que d’une vision transversale de l’état d’avancement global des workflows.
Découvrez comment Wallenborn a mis en place des workflows pour le renouvellement de ses certifications
📌 Besoin d’une signature électronique légale ?Doxtreem intègre un module de parapheur électronique pouvant être déclenché à tout moment dans un workflow. Il s’agit souvent de la dernière étape du processus, après les validations et contrôles internes.Fonctionnalités clés :
Ce module assure une signature conforme et traçable, intégrée nativement au processus métier.
Création de processus adaptés à vos spécificités opérationnelles
Structuration des étapes, gestion fine des droits, historique complet
Suppression des tâches redondantes, enchaînement intelligent
Intégration possible avec vos systèmes d'information métier
