Face à des exigences réglementaires strictes, Wallenborn Transports SA, acteur européen du transport de marchandises spécifiques (produits pharmaceutiques, fret aérien sécurisé, marchandises haute valeur, off-size, etc… ) doit gérer un grand volume de documents liés aux certifications et aux audits. Créée en 1920, Wallenborn Transports SA est aujourd’hui présente dans 14 pays avec 18 filiales et fait vivre plus de 1200 familles. L'entreprise doit s’adapter et se conforme à des normes complexes, couvrant la sécurité et sûreté des marchandises, les obligations douanières, les formations de ses collaborateurs et toutes les réglementations relatives aux transports routiers de marchandises pour le compte d’autrui.
Pour répondre à ces exigences de conformité, Wallenborn Transports SA a lancé, en collaboration avec Numen, un projet de transformation numérique axé sur la gestion électronique des documents (GED).
De par son activité de fret et de logistique, Wallenborn Transport SA doit se conformer à un grand nombre de certifications et de normes imposées par l’État et divers organismes européens et internationaux. À ce titre, l’entreprise possède plusieurs certifications et autorisations :
Le respect de toutes ces normes implique la création, la gestion, la traçabilité et la conservation d’une série de documents (procédures, audits, etc.) et de justificatifs pour chaque spécialisation.
À l’origine, l’entreprise utilisait la méthode classique en les rangeant dans des classeurs et des tableurs Excel. Ces documents devaient être transmis – sur demande ou à fréquence régulière – à différents organismes, voire aux clients. Toutefois, ce mode de gestion documentaire était très chronophage et pouvait parfois causer des erreurs de manipulation.
Wallenborn Transports SA avait donc besoin de mettre en place une solution pérenne de gestion électronique documentaire. En effet, l’enjeu était de faciliter l’accès à l’ensemble des informations pour toutes les parties prenantes de l’entreprise (organismes d’audit, clients, autorités et douanes, direction de l’aviation civile, collaborateurs, etc.). Il fallait aussi maintenir les différentes certifications qui sont essentielles pour le groupe Wallenborn Transports SA.
Le passage au 100 % digital s’est fait progressivement, processus par processus. L’arborescence de l’ancien serveur commun a été conservée afin de paramétrer le plan de classement dans la GED Doxtreem. Adaptable aux évolutions des activités et des exigences réglementaires, ce plan peut être modifié en toute autonomie par les administrateurs.
La documentation est centralisée dans Doxtreem, elle concerne les documents liés à :
Chaque responsable de filiale en Europe accède, via des tableaux de bord personnalisés, aux documents et au suivi en temps réel nécessaires à leur activité. Doxtreem a aussi permis d'automatiser les relances et alertes pour la mise à jour de documents et de certificats administratifs.
Lors d'un contrôle administratif, Wallenborn Transport SA peut partager facilement l’accès aux documents avec les autorités. La recherche avancée permet, par exemple, avec un seul critère (plaque d’immatriculation) de trouver rapidement tous les documents liés à un camion.
L’intégration native d’un parapheur électronique facilite la validation de documents et est intégrée dans les processus de gestion de non-conformité, de formation du personnel, de gestion de contrats, etc.
La GED nous permet de tout centraliser. Auparavant, lors d'un audit client, nous devions regarder dans différents classeurs pour trouver les bons documents. Aujourd'hui, nous avons juste à écrire quelques mots clés pour trouver les éléments qui nous permettent de prouver que la procédure a bien été suivie, puis de partager les éléments avec nos auditeurs.
Michel Wursteisen Responsable QHSE, Security & Compliance
Au titre d’agent habilité de transport de fret aérien sécurisé, il est nécessaire que tous les collaborateurs concernés aient un « background check » annuel. Ce contrôle, effectué par la police grand ducale, est requis pour ceux qui approchent ou manipulent la marchandise sécurisée. Ce document, délivré par les autorités, ne peut être renouvelé que 3 mois avant la fin de validité de celui qui est en cours et doit être fait annuellement.
Auparavant, Wallenborn Transport SA travaillait avec un système de tableau Excel pour la mise à jour des accréditations de ses collaborateurs. Cette méthode pouvait générer des oublis de renouvellement ou des erreurs dans les dossiers transmis. Le « background check » s'obtient également à l'aide de documents complémentaires qui justifient, entre autres, de l'activité du collaborateur.
Ensuite, ces documents à jour doivent être remis aux autorités compétentes dans les temps impartis. Doxtreem, grâce à ces nombreux outils d’aide à la gestion documentaire, a permis de rationaliser ce processus et surtout de maintenir les accréditations dans les délais requis.
Avec Doxtreem, nous avons mis en place des outils qui nous permettent de vérifier la complétude des dossiers transmis, d’anticiper les renouvellements d’habilitations grâce à des tableaux de bord spécifiques et de suivre en temps réel l’avancement des dossiers.
Nous avons réduit le temps de certains audits de 4 heures à 1 heure 30 maximum. C’est un gain de temps considérable pour nous. Si Wallenborn Transports SA devait gérer l’ensemble de la documentation sans Doxtreem, l’impact financier et humain serait largement supérieur au coût de celui-ci.
Avec la mise en place de la GED Doxtreem, Wallenborn Transports SA a optimisé la gestion de ses documents et le suivi de ses nombreuses certifications, réduisant le temps consacré aux audits et simplifiant les processus d’accréditation. Cette approche centralisée, évolutive et conforme aux exigences réglementaires, renforce la performance opérationnelle et la sérénité de l’entreprise, tout en offrant une meilleure qualité de service à ses clients. Une entreprise de transports comme Wallenborn Transports SA se doit également de se conformer à ses obligations de donneur d’ordres. Il lui faut donc suivre toute la documentation obligatoire des entreprises faisant partie de sa chaine de valeur. Cela ne pourrait plus se faire sans la GED Doxtreem et les rappels automatiques mis en place directement entre le donneur d’ordre et le sous-traitant.