Signature électronique : cadre réglementaire, avantages et usages

Depuis sa création dans les années 90, la signature électronique s'est imposée comme une technologie incontournable pour la transformation numérique des entreprises. Ce mécanisme a acquis en 1999 la même valeur que son homologue manuscrite. Le cadre juridique de la signature électronique se construit entre 2000 et 2004. En 2016, un Règlement européen harmonise les règles applicables dans l'ensemble de l'Union. Pourtant, c'est véritablement la crise sanitaire qui révèle sa pertinence et son utilité. Dans ce contexte, cette solution se présente comme un véritable atout. Elle assure, en effet, la continuité des activités professionnelles, en toute sécurité.

Cadre réglementaire de la signature électronique

En Europe, toutes les législations nationales reposent sur un texte de référence : le Règlement eIDAS du 23 juillet 2014. C’est lui qui définit les obligations en matière de signatures électroniques.

Le cadre réglementaire français de la signature électronique

L’article 1367 al.2 du Code civil donne une définition de la signature électronique :

“La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte.

Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État.”

En vertu de ce texte, la signature électronique a trois objectifs :

• Garantir l'intégrité d'un document ;
• Authentifier son auteur ;
• Rapporter la preuve de son consentement.

Le Décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique apporte quelques précisions essentielles. Il distingue notamment la signature électronique qualifiée de la signature électronique avancée. Dans le premier cas, la fiabilité est présumée jusqu’à preuve du contraire. Dans le second cas, il n’existe pas de renversement de la charge de la preuve. Cette distinction s’appuie bien entendu sur la réglementation européenne et plus particulièrement sur le Règlement eIDAS.

Le cadre réglementaire européen de la signature électronique

Le Règlement eIDAS crée un véritable espace numérique commun à l’ensemble des pays de l'Union européenne. Son objectif vise à améliorer l'activité économique au sein de l’UE. Comment ? En aidant les différents acteurs à réaliser des opérations électroniques sûres et transparentes.

Pour faire simple, le règlement eIDAS définit la e-signature, affirme sa recevabilité devant les tribunaux des États membres et encadre ses effets juridiques. Il prévoit par ailleurs 4 niveaux de sécurité :

• La signature électronique simple ou de base (SES) sans exigence particulière en matière de sécurité et d'authentification du signataire. Il s’agit, par exemple, d’un nom à la fin d’un courriel, d’une signature scannée ou de l’utilisation d’un bouton “J'accepte” à la fin d’un formulaire ;
• La signature électronique avancée permettant d’identifier le signataire comme la signature numérique ;
• La signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié : elle permet d’authentifier, de façon fiable, l’identité du signataire. En cas de litige, la preuve de la fiabilité de la signature est simplifiée. Il s’agit, par exemple, d’une signature obtenue à l’aide d’un logiciel exigeant la présentation en face-à-face d’un certificat qualifié ;
• La signature électronique ou numérique avancée qualifiée (QES) : c’est la forme la plus stricte de e-signature. C’est d’ailleurs la seule à posséder la même valeur légale que la signature manuscrite. Pour cela, les signataires doivent utiliser un certificat d'identité numérique délivré par un prestataire de services de confiance (PSCO). Celui-ci doit avoir suivi un processus d'accréditation et de supervision défini dans le règlement eIDAS. Par ailleurs, les signataires doivent utiliser un périphérique de création de signature qualifié (QSCD). Il peut s’agir d’une carte à puce, d’un jeton USB ou encore d’une application mobile générant un code à usage unique.

Les organismes de certification et de régulation de la signature électronique

La signature électronique requiert nécessairement un certificat électronique délivré par un organisme ou autorité de certification. Celui-ci contient les clés de chiffrage et de déchiffrage. Il garantit donc l’intégrité et l’authenticité du document. L’organisme de certification peut être une entreprise ou une organisation. Elle peut agir pour son propre compte en délivrant des certificats en interne (pour ses badges d’accès, par exemple) ou en externe (pour ses transactions commerciales notamment).

Elle peut également agir pour le compte de tiers. Dans ce cas de figure, elle doit être reconnue comme Tiers De Confiance par un organisme de contrôle comme l’ANSSI en France.

Les avantages de la signature électronique

La signature électronique est l'atout indispensable pour décupler votre productivité. Elle accroît la sécurité de vos transactions, contribue à l’intégrité de vos documents et réduit vos dépenses.

La sécurité accrue des transactions électroniques

Grâce à des mécanismes de cryptographie avancée et à l'utilisation de certificats électroniques qualifiés, l’e-signature protège vos documents contre la falsification et l'usurpation d'identité. Elle garantit donc la sécurité globale des transactions électroniques. C’est un atout considérable pour renforcer la confiance des parties impliquées.

Gain de temps et d'efficacité dans les processus administratifs

La signature électronique supprime les contraintes liées à la gestion et à l'acheminement des documents physiques. Les utilisateurs peuvent en effet signer toutes sortes de documents (contrats, formulaires et accords, etc.) en seulement quelques clics. Une simple connexion Internet est nécessaire. Ils évitent ainsi les délais d'envoi, de réception et de retour.

Les processus bureaucratiques se trouvent accélérés, libérant du temps précieux pour les salariés. Par ailleurs, l’automatisation des flux permet d'optimiser les processus métiers et de réduire les erreurs humaines.

Réduction des coûts liés aux transactions papier

C’est un autre avantage majeur de la signature électronique. Elle élimine la nécessité d'imprimer, de stocker et d'acheminer des documents physiques. Elle permet donc de réaliser des économies sur le papier, l'encre, l'affranchissement et les éventuels déplacements à la poste.

Par ailleurs, les processus administratifs deviennent plus efficaces et rapides. Les mécanismes de suivi permettent de retracer toutes les étapes de la signature électronique (dates, heures et parties impliquées). Toutes ces informations peuvent s’avérer utiles, en cas de litige notamment. Il devient également plus simple de suivre l’avancée des projets grâce à un suivi en temps réel. Vos équipes peuvent en un coup d'œil savoir qui a signé un document et, si besoin, effectuer des relances.

Par ailleurs, la signature électronique préserve l'intégrité des documents signés, en empêchant toute altération ou modification ultérieure.

Enfin, l'archivage des documents signés est simplifié. Ils peuvent en effet être stockés électroniquement puis consultés si nécessaire.

Les usages de la signature électronique

L’e-signature peut être utilisée dans de nombreux domaines, allant du secteur public au secteur privé, en passant par le domaine juridique, les assurances ou encore la santé.

La signature électronique dans le secteur public

L'usage de la signature électronique dans le secteur public a révolutionné les démarches administratives en permettant leur dématérialisation. Demande de permis, déclarations fiscales, les citoyens peuvent désormais effectuer leurs formalités en ligne. Cette avancée technologique contribue donc à simplifier la vie des usagers. Elle se présente également comme une des étapes clés dans la transition vers une administration numérique moderne.

Les marchés publics peuvent eux aussi faire l’objet d’une signature électronique en vertu de l'arrêté du 15 juin 2012. Cet outil est en effet à disposition des autorités administratives et des opérateurs économiques pour signer tous les documents nécessaires.

La signature électronique dans le secteur privé

Dans le secteur privé, l'utilisation de la signature électronique s'étend à de nombreux domaines :

• Facture électronique ;
• Contrats et accords commerciaux ;
• Transactions financières (prêts immobiliers, par exemple) ;
• Ressources humaines (contrats de travail et autres documents concernant le salarié) ;
• Etc.

La signature électronique dans le domaine juridique

Dans le domaine juridique, la signature électronique permet l'authentification des actes juridiques de manière efficace et sécurisée (acte notarié, par exemple). Elle garantit leur intégrité et assure l'identification certaine des parties impliquées. Leur validité juridique est ainsi renforcée.

La signature électronique dans le secteur médical et les assurances

Enfin, dans le secteur médical et de l'assurance, la signature électronique permet des échanges sécurisés. Les professionnels de la santé peuvent ainsi rédiger et transmettre des prescriptions numériques. Le processus est simplifié et le risque d’erreurs limité.

En matière d'assurance, la signature électronique simplifie et accélère le processus de souscription des contrats. Les assurés peuvent désormais signer les documents nécessaires, sans se déplacer.

Numen, en tant que spécialiste de la transformation digitale, place l'authenticité et l'intégrité des documents au cœur de son engagement. C’est pourquoi, nous intégrons nativement des outils de signature électronique et de cachetage dans nos solutions.

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