Travail à distance et gestion de courriers : quels sont les enjeux et les bénéfices ?

Le télétravail a le vent en poupe. Selon le baromètre « Télétravail et Organisations hybrides 2022 » de Malakoff Humanis, près de la moitié des salariés déclarent souhaiter travailler en mode hybride.

Depuis le 2 février 2022, les entreprises ont retrouvé leur pouvoir de décision quant à l’organisation et au temps alloué au télétravail. Force est de constater que cette pratique est désormais proposée et intégrée de manière durable au sein des organisations. Le temps dédié au télétravail a d’ailleurs presque doublé dans les TPE et PME.

Mais cette évolution n’est pas sans soulever quelques questions : est-il possible d’effectuer toutes les tâches à distance ? Quelles solutions sont aujourd’hui proposées et quels en sont les bénéfices ? La gestion des communications papier, par exemple, nécessite que l’entreprise soit préparée et propose des outils adaptés à ses salariés.  

Les enjeux de l’envoi de courrier papier en télétravail 

Même si l’essor de la dématérialisation des échanges a contribué au déclin du courrier traditionnel papier, ce dernier occupe encore une place importante au sein des organisations privées et publiques. Le papier n’est donc pas prêt de disparaître et nombre d’entre elles choisissent de conserver ce support pour l’envoi de leurs documents.  

Le saviez-vous ? Selon une étude de l’organisme TwoSides, 88 % des sondés à l’échelle mondiale estiment qu’ils devraient avoir le droit de choisir la manière dont ils reçoivent les communications (imprimées ou électroniques) de la part des entreprises.

Ainsi, les différents services et entités continuent d’envoyer tout ou partie de leurs relances, contrats, devis, factures, bons de commande ou encore bulletins de paie au format papier. Mais comment faire lorsque ces courriers nécessitent d’être envoyés alors que l’on travaille à distance ? Entre l’impression, la mise sous pli, la remise en poste, le classement, l’archivage sans parler des éventuelles signatures à apposer, l’entreprise doit proposer à ses collaborateurs des outils de traitement pour leur faciliter le processus tout en gardant la traçabilité et l’homogénéité. La gestion du courrier papier requiert également certaines précautions car des informations confidentielles peuvent circuler.

Heureusement, des solutions d'externalisation existent. Grâce à des plateformes d’envoi de courrier en ligne, il est désormais possible de produire et d’envoyer toutes les communications sortantes d’une entreprise (marketing, transactionnelles ou commerciales), et ce de manière sécurisée. En quelques clics, les collaborateurs de vos différentes équipes sont alors en mesure d’envoyer tout type de courrier, simple ou recommandé, depuis leur poste de travail. 

Le télétravail est donc l’occasion parfaite pour l’entreprise d’introduire de nouveaux outils d’envoi des courriers et d’améliorer durablement le quotidien de ses collaborateurs. 

Les outils d’envoi de courrier à distance : des bénéfices pour les salariés et pour l’entreprise 

Tous les jours, les entreprises envoient des documents produits au fil de l’eau grâce à des applications métiers ou des logiciels bureautiques tels que Word©. Ces documents unitaires, aussi appelés « courriers égrenés », représentent en moyenne 1/4 des courriers émis par l’entreprise. 

Mettre en place une solution d’envoi de courrier en ligne comporte de nombreux bénéfices, aussi bien pour les salariés que pour l’entreprise : 

• Économie : le dépôt des courriers sur une plateforme sécurisée permet d’optimiser le processus et de réduire les coûts. Grâce au regroupement des envois, l’entreprise accède à des tarifs plus avantageux de La Poste et réalise ainsi une économie entre 30 et 40 % sur l’affranchissement ;

• Optimisation du temps de travail : les collaborateurs ne se déplacent plus à la Poste pour le traitement du courrier et peuvent donc se consacrer à d’autres tâches ; 

• Réactivité et productivité accrues : l’envoi des courriers se réalise désormais en quelques minutes et à tout moment de la journée, sans limite de volume. Les courriers sont archivés ce qui permet de les retrouver rapidement ;  

• Meilleure traçabilité : vos équipes peuvent désormais suivre toutes toutes les étapes du courrier, de sa production à son acheminement ; 

• Harmonisation des courriers : les courriers sont remis automatiquement aux normes postales. L’outil permet de s’assurer de la conformité des courriers à sa charte graphique ; 

• Réconciliation des flux hybrides : depuis son poste de travail, l’utilisateur choisit d’envoyer un courrier postal simple ou recommandé, un SMS, un email ou un courrier recommandé électronique (LRE).  

• Fiabilité du processus des envois : un outil d’envoi de courrier à distance permet d’éviter les erreurs dans les annexes et pièces-jointes, les courriers envoyés en double ou encore les pièces égarées alors qu'elles ont déjà été envoyées. 

Ainsi, proposer les bons outils de travail à distance participe non seulement au bien-être des collaborateurs, mais contribue également au succès du travail hybride. Pour 33 % des dirigeants, l’accès aux outils numériques mobiles fait partie des priorités pour une hybridation du travail réussie (Baromètre Télétravail et Organisations hybrides 2022, Malakoff Humanis). 

Télétravail et mobilité : pourquoi mettre en place une GED ?

Plus globalement, le travail à distance s’accompagne d’un certain nombre de risques en matière de gestion de l’information :

• Dispersion de l’information et des documents ;
• Risque de version ;
• Risque pour la sécurité et la confidentialité des informations.

Avec une GED en SaaS, tous les documents de votre entreprise sont centralisés dans une seule et même solution, hébergée dans un cloud. Les salariés en télétravail peuvent donc accéder à l'ensemble des données à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone, à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe.

Par ailleurs, les fonctionnalités collaboratives de la GED facilitent l’accès et le partage des documents tout en sécurisant les données.

En savoir plus sur Numen Express, la plateforme qui prend en charge la mise en page, l’édition, la distribution multicanale et l’archivage de vos courriers, où que vous soyez et en quelques clics.