Si la numérisation standard a révolutionné l'accessibilité des documents, elle peine à préserver l'intégrité et les détails essentiels des originaux. C'est dans ce contexte que la numérisation fidèle entre en jeu. Elle offre une reproduction parfaite et méticuleuse qui conserve fidèlement le contenu d'un document papier. Dans cet article, Numen explore en profondeur les éléments essentiels pour passer de la numérisation standard à la copie fidèle.
Dès 2016, le législateur français a entamé un tournant majeur en encadrant les processus de dématérialisation du document papier. Plusieurs textes ont ainsi vu le jour. Parmi eux, on peut citer le décret n°2016-1673 concernant la fiabilité des copies ou encore l’arrêté du 23 mai 2019 relatif aux modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier.
Il s’agit d’un processus permettant d’obtenir la copie numérique d’un document papier afin d’alimenter une GED (Système de Gestion Electronique de Documents).
La numérisation standard est réalisée à l'aide d'un scanner ou d'un appareil photo. Les documents sont ensuite stockés sous forme de fichiers électroniques (images ou des documents PDF par exemple).
Ce processus vise principalement à faciliter l'accessibilité, la diffusion et la conservation des documents. Il ne peut en aucune façon garantir la fiabilité des informations numérisées.
La numérisation fidèle, définie par le décret du 5 décembre 2016, va bien au-delà de la numérisation standard. Elle garantit une reproduction électronique parfaitement conforme à l'original papier. Réalisée par un opérateur tiers à l’entreprise ou en interne, elle vise à conserver le contenu du document et sa forme, avec une fidélité absolue.
Rappelons ici que la copie fidèle est indispensable pour obtenir une copie fiable. Celle-ci se définit comme un document numérique, destiné à être conservé dans un système d’archivage électronique conforme aux normes NF203 et NFZ 42-020 et dont l’intégrité est garantie dans le temps.
En vertu de l’article 1379 du Code civil, la copie fiable a la même force probante que l’original. Les modalités techniques à respecter sont prévues par le décret en Conseil d’Etat n°2016-1673 du 5 décembre 2016.
Tous les documents circulant chez les acteurs économiques, administratifs ou encore culturels peuvent être numérisés. Dans la pratique, les organisations procèdent principalement à la numérisation :
Publiée en mai 2017, la norme NF Z42-026 décrit l’ensemble des règles et des conditions techniques relatives au processus de numérisation des documents des supports papier.
La norme NF Z42-026 joue un rôle essentiel dans l'établissement d'une chaîne de numérisation fiable. Elle définit et détaille les exigences nécessaires pour garantir une copie fidèle, tout au long du processus de transformation digitale.
Elle énumère ainsi pas moins de 117 exigences applicables à l’ensemble du processus de transformation numérique. Celles-ci concernent notamment la collecte des documents, la préparation des lots, la numérisation ou encore le contrôle qualité.
La norme NF Z42-026 aborde également les aspects du traitement post-numérisation des documents. Elle établit des règles concernant la retouche des images, ainsi que l'indexation avec ou sans Lecture Automatique de Documents (LAD). L'objectif reste de garantir une qualité et une cohérence optimales dans la reproduction numérique.
Enfin, elle aborde la question des livrables avec des règles en matière de traçabilité d’intégrité, de contrôle, de validation et de destruction des versions papier.
Les éléments techniques clés de la norme NF Z42-026
Dans le contexte de la numérisation de documents, on distingue deux approches :
La numérisation centralisée consiste à effectuer la conversion des documents physiques en format numérique au sein de l'organisation elle-même, en utilisant ses propres ressources et équipements. Cela peut impliquer la mise en place d'un centre de numérisation interne, où les documents sont traités et numérisés par le personnel de l'organisation.
Une autre solution consiste à faire appel à un prestataire externe spécialisé dans la numérisation de documents et la production de copies fidèles. L'organisation confie alors la responsabilité de la numérisation à ce prestataire, qui dispose des compétences techniques et des équipements nécessaires pour réaliser cette mission. Dans ce cas de figure, le choix d’un partenaire de confiance, comme Numen, est primordial. Vous devez notamment vous assurer que celui-ci dispose bien de la certification AFNOR garantissant le respect de la norme NF Z42-026.
Elle implique de s'assurer que tous les éléments de la chaîne de numérisation sont dûment qualifiés et conformes aux normes et aux exigences. Cela concerne les scanners, les logiciels ou encore les serveurs de stockage, etc.
La norme NF Z42-026 encadre les relations entre le propriétaire des documents et le prestataire sélectionné. La convention de numérisation s’attache notamment à :
Elle consiste à évaluer et à déterminer les documents à numériser en fonction de critères prédéfinis (documents pertinents ou prioritaires, format et support, exigences légales et réglementaires, etc.).
Les livrables désignent les résultats finaux de la numérisation, c'est-à-dire les reproductions numériques des documents originaux. Plusieurs aspects techniques doivent être pris en considération comme le format de livraison, la résolution, l’indexation ou encore le support de stockage.
Le schéma ci-dessous présente les étapes clés du processus de numérisation. Sa mise en place peut permettre à l’entreprise de procéder à la destruction des originaux. Bien que les documents n’aient pas forcément une valeur probante, les originaux peuvent être détruits en fonction de la nature du doc et de sa vocation. Cette opération peut uniquement être mise en œuvre selon les modalités prévues par la convention de numérisation.
La numérisation simple laisse donc l’utilisateur « au milieu du gué ». Le document ainsi numérisé est effectivement rendu disponible dans un outil électronique. L’entreprise n’est toutefois pas dispensée d’un processus d’archivage physique pour les documents originaux papiers (classement physique, espace de stockage, gestion des destructions, etc.). À cela, s’ajoute la problématique de conservation du lien entre le document électronique et l’original papier archivé. En effet, si au quotidien l’utilisateur accède au document numérique, il doit être capable de récupérer facilement l’original papier en cas de nécessité. La copie fidèle présente des avantages certains pour pallier ces problématiques.
Les données issues des documents, peu importe leur provenance, peuvent être échangées plus facilement entre tous les utilisateurs ayant accès aux outils du système informatique (salariés, clients, partenaires, etc.)
La copie fidèle fournit aux documents une valeur probante comparable aux originaux papiers. Il est donc possible, dans certains cas, de détruire le document papier original afin de gagner de l’espace et de réduire les coûts. En cas de versement dans une solution GED, l’entreprise profite d’une simplification de la gestion de sa base documentaire.
La copie fidèle permet à l’organisation d’assurer sa conformité réglementaire et contractuelle.
Certaines organisations traitent les flux entrants en format papier et en format électronique. Une chaîne de copie fidèle leur permet de digitaliser les flux papier (réclamations clients, dossiers d’instruction, etc.) et de procéder à la destruction des originaux.
Enfin, la copie fidèle offre l’opportunité pour l’organisation de basculer vers une copie fiable. Pour cela, il est nécessaire de prévoir un mode d’archivage durable dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) ou une Coffre-Fort Numérique (CFN).
Vous souhaitez, vous aussi, passer de la numérisation standard à la copie fidèle ? Contactez Numen sans tarder. Nos experts restent à votre disposition pour faire le point sur votre projet et répondre à toutes vos questions.