Qu’est-ce que la numérisation des documents ?

La révolution numérique est en marche. Les entreprises qui souhaitent rester compétitives ne peuvent plus se permettre d'ignorer les bénéfices de la numérisation. D’ailleurs, selon une enquête France Num de 2022, pas moins de 81 % des PME/TPE ont déjà compris l'importance de cette transformation digitale. Numen vous en dit plus et vous accompagne dans votre projet de dématérialisation.

La numérisation : de quoi s’agit-il ?

Définition de la numérisation

La numérisation est un processus consistant à traduire des données physiques dans un format numérique. Pour faire simple, les documents papiers de l’entreprise sont scannés afin d’être convertis en fichiers électroniques. Ils sont ensuite stockés sur des disques durs, des serveurs, des clouds, des clés USB ou intégrés à un système de Gestion Électronique de Documents (GED) ou une solution d'archivage électronique.

La numérisation est un préalable indispensable à la digitalisation. Elle vise à utiliser les fichiers numérisés afin d’améliorer les processus au sein de l’organisation concernée.

La numérisation des archives et des flux de documents passe de plus en plus souvent par un système de BPO (Business Process Outsourcing). L’externalisation de cette opération permet de profiter de l’expertise de professionnels comme Numen et, ainsi, de gagner en efficacité. Vos collaborateurs peuvent, quant à eux, continuer à se concentrer sur leurs missions.

Les technologies embarquées de la numérisation

Maintenant que la définition de la numérisation est claire, voyons les technologies associées. Ces dernières se sont très largement développées ces dernières années pour s’adapter aux besoins des entreprises en matière de GED.

La LAD (lecture automatique de document) et la RAD (reconnaissance automatique de document) sont associées pour améliorer la numérisation. Ces deux technologies permettent de scanner, puis de catégoriser les documents en fonction de différents critères prédéfinis. Dans un second temps, une extraction des données importantes permet de faciliter leur exploitation.

L’OCR, le Smart OCR, le Smart Capture ou encore le Document AI reposent, grosso modo, sur le même principe : scanner un document contenant du texte ou une image, par exemple, afin d’en automatiser le traitement. En revanche, tous ne reposent pas sur la même technologie. Certaines LAD / RAD utilisent un système par règle. D’autres reposent sur du Machine Learning standard. Enfin, les plus récentes profitent du Deep Learning.

Quels types de documents sont concernés par la numérisation ?

La quasi-totalité des documents disponibles sur support papier dans votre entreprise peut aujourd’hui être numérisés, peu importe leur format et leur objet.

Les documents de gestion ou documents administratifs

Il s’agit principalement de documents structurés disposant d’une valeur légale. Ils contiennent des informations organisées de manière cohérente, tels que des formulaires, des factures, des bons de commande, des enquêtes ou encore des questionnaires.

Leur format régulier et uniforme facilite la numérisation et l'extraction des données à l'aide de technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) et de traitement de données.

Les supports culturels ou patrimoniaux

On parle dans ce cas précis de numérisation patrimoniale. Elle est, par exemple, mise en œuvre par les bibliothèques et les musées. Cette catégorie regroupe :

• Les livres ;
• Les supports audiovisuels ;
• Les documents culturels ou patrimoniaux.

Les documents non structurés

La numérisation des documents non structurés concerne la conversion des contenus qui ne sont pas organisés de manière cohérente ou régulière. Il peut s’agir de contrats, de rapports, de courriers électroniques, d'images, de fichiers multimédias contenant des informations informelles ou libres.

Contrairement aux documents structurés, ces contenus ne sont pas facilement exploitables à l'aide de technologies de reconnaissance OCR ou de traitement de données. Pour les numérisés, il est souvent nécessaire d’utiliser des technologies plus avancées pour extraire et organiser les données pertinentes.

Quels sont les différents niveaux de numérisation ?

Il existe différents niveaux de numérisation, allant de la numérisation simple à la copie fidèle et à la copie fiable. Chacun possède ses propres caractéristiques et des objectifs spécifiques.

La numérisation simple

C’est le niveau le plus bas de numérisation. Elle consiste simplement à convertir un document papier en un fichier numérique, sans tenir compte de la qualité de l'image ou de la précision du texte. La résolution n’est donc pas toujours à la hauteur. Ce type de numérisation ne peut pas être utilisé pour les documents importants de l’entreprise.

La copie fidèle

Ici, la numérisation monte d’un cran puisque la copie est identique à l'original. La solution utilisée doit respecter la norme NF Z42-026. L’objectif est d’assurer la fidélité de la copie par rapport au document original grâce à différentes garanties techniques :

• Horodatage du document pour connaître la date et l’heure de création ;
• La mention de l’auteur ;
• L’empreinte électronique permettant de détecter les éventuelles modifications.

La copie fiable

C’est le plus haut degré de numérisation. La copie est non seulement identique à l’original, mais elle possède surtout la même valeur juridique. Contrairement à la copie fidèle, elle intègre donc les paramètres de durabilité et de conformité légale du document numérisé.

Pour obtenir une copie fiable, il est donc nécessaire dans un premier temps de créer une copie fidèle. Celle-ci doit ensuite être conservée dans un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z42-020. Les conditions de la copie fiable sont précisées dans le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. En résumé, il s’agit :

• D’indiquer la date de création de la copie ;
• D’utiliser une empreinte électronique grâce à des solutions cryptographiques reconnues comme l’horodatage qualifié et la signature électronique qualifiée ;
• De conserver la copie dans un système d’archivage conforme garantissant son intégrité ;
• D’effectuer des contrôles d’intégrité réguliers ;
• De mettre en place des mesures de sécurité renforcées.

Quels sont les avantages de la numérisation ?

La numérisation offre de nombreux avantages, notamment une meilleure accessibilité, une réduction de l'espace de stockage physique, une amélioration de l'efficacité et une plus grande durabilité des documents.

Optimisation des processus

La numérisation permet l’automatisation des processus d’entreprise. Les tâches répétitives, à faible valeur ajoutée, sont réalisées automatiquement par des plateformes logicielles adaptées. Vos collaborateurs peuvent donc consacrer plus d’effort à leurs missions.

Cette automatisation améliore également la confiance dans les processus opérationnels et permet à votre entreprise d’atteindre plus facilement la conformité. Tout cela favorise bien évidemment l’expérience collaborateur et la satisfaction client.

Réduction des coûts

Pour conserver les documents physiques, les entreprises doivent prévoir des espaces de bureaux supplémentaires ou faire appel à un tiers archiveur. Une adaptation est, par ailleurs, nécessaire au fur et à mesure que les documents à stocker augmentent.

Au contraire, la numérisation permet de libérer de l'espace tout en réduisant les coûts liés à la location de locaux, mais également à l'achat d’équipements, de papier et autres consommables d'impression.

L’archivage des documents

C’est la clé pour éliminer le risque de pertes de données. La numérisation permet, en effet, un archivage électronique organisé et surtout sécurisé. Tous vos documents et données sont conservés de façon durable et sûre dans un système de Gestion Électronique des Documents. Mieux, grâce au Coffre-Fort Numérique (CFN), vous assurez le maintien de la valeur probante de vos documents numériques.

Accessibilité des données et des documents

Selon une étude menée par le cabinet de conseil McKinsey, les travailleurs passent en moyenne 1,8 heure par jour à chercher des informations et des documents physiques.

Classés, organisés, archivés, vos documents sont plus facilement accessibles par vos collaborateurs. Ils peuvent effectuer des recherches et retrouver rapidement les données dont ils ont besoin. L’information circule mieux dans votre entreprise, améliorant ainsi son fonctionnement.

Par ailleurs, cette accessibilité permet à vos salariés de gagner en mobilité grâce à la numérisation. Peu importe où ils se trouvent, ils peuvent facilement obtenir les informations nécessaires à leur travail depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Amélioration de la productivité

L’optimisation des ressources et l’amélioration des processus internes impactent la productivité de votre entreprise. Accès plus rapide et plus facile aux informations, automatisation, partage rapide et sécurisé des fichiers, vos collaborateurs travaillent plus efficacement. Ils sont donc plus performants et atteignent leurs objectifs plus rapidement.

Comment numériser les documents de son entreprise ?

La numérisation des documents de votre entreprise nécessite une méthodologie rigoureuse.

Délimiter le périmètre de votre projet

Il s’agit ici de définir vos besoins. En clair, vous devez répondre à un certain nombre de questions :

• Quels sont les documents concernés ? Leur format ? Leur nature ?
• Quel est le volume de documents à numériser ?
• Avez-vous des priorités ?
• Quel est votre budget ?
• Etc.

Faire l’inventaire précis des documents

Interrogez chaque service de votre entreprise concerné par le projet de numérisation afin de dresser une liste précise des documents. Cette dernière sera remise à l’équipe ou au prestataire en charge du projet.

Sélectionner un prestataire en numérisation

Numériser sa base documentaire nécessite des ressources importantes. Il vous faut à la fois du personnel compétent pour cette mission et du matériel de pointe.

Externaliser la numérisation à un prestataire spécialisé comme Numen simplifie votre démarche et limite le risque d’erreurs préjudiciables au fonctionnement de votre entreprise. Ce choix vous évite également des investissements coûteux en termes de matériel et de formation et/ou de recrutement.

Le prestataire sélectionne les technologies adaptées et procède à un échantillonnage.

Numériser les documents papier

Factures, contrats, devis, bon de commande, le prestataire procède à la numérisation de vos documents en fonction de leur nature et de vos objectifs (numérisation simple, copie fidèle, copie fiable).

Indexer et classer vos documents numérisés

En fonction de votre organisation et de vos processus, les documents peuvent être classés par nature, par date, par projet, par nom de clients/fournisseurs, par équipe, etc.

Cette étape est essentielle pour permettre à vos collaborateurs d’accéder facilement aux documents numérisés et de réaliser des recherches sur des mots clés.

Stocker vos documents numérisés

Bien évidemment, il ne suffit pas de numériser vos documents. Vous devez ensuite les stocker. Plusieurs solutions sont à votre disposition en fonction de vos besoins et de vos obligations en matière de conservation :

• La clé USB ou le disque dur ;
• Un cloud ;
• Des serveurs informatiques ;
• Une solution de gestion des documents électroniques (GED) pour exploiter les documents numérisés ;
• Un système d’archivage ;
• Un coffre-fort numérique.

La numérisation n’a maintenant plus de secret pour vous. Il est temps d’agir pour donner vie à vos données et vos archives. Rendez vos contenus disponibles, facilitez vos recherches et préservez vos documents grâce aux solutions de numérisation Numen. Contactez-nous !