Dans bien des organisations, publiques comme privées, la numérisation est encore trop souvent abordée sous l’angle du volume : plus on numérise, mieux c’est. Cette vision est non seulement dépassée, mais elle s’avère aussi coûteuse, inefficace et risquée. Scanner tous les documents sans discernement revient à reproduire le désordre des archives papier en format numérique. À l’inverse, un tri documentaire structuré permet de donner du sens à la numérisation, d’en maîtriser les coûts et d’en garantir la conformité. Chez Numen, nous sommes convaincus que le tri est la clé d’une transformation documentaire réussie. Alors, voici pourquoi et comment trier avant de numériser.
La numérisation est souvent perçue comme une solution miracle pour moderniser la gestion documentaire. Mais encore faut-il savoir pourquoi l’on numérise. Toute opération de dématérialisation doit répondre à un objectif clairement identifié. C’est ce qui permet d’en définir les contours, les exigences techniques et les coûts associés. Cela vous permet également d'évaluer la réelle valeur ajoutée de votre démarche. Avant même de penser au matériel ou aux formats de sortie, une question essentielle s’impose : à quoi va servir le document une fois numérisé ? Plusieurs raisons peuvent vous pousser à mettre en place un projet de numérisation au sein de votre entreprise.
Il s’agit d’une des finalités la plus fréquente utilisée notamment pour les courriers entrants, les dossiers clients ou encore les compte-rendus de réunions. L’objectif ici est d’améliorer l’accessibilité des documents. Les collaborateurs pourront ainsi :
Cette forme de numérisation, bien qu'utile, ne nécessite pas systématiquement des exigences élevées en matière de qualité ou de traçabilité. Elle peut donc être simplifiée à condition de rester ciblée.
Plus contraignante mais aussi plus stratégique, la numérisation probatoire a pour but de conférer à la copie numérique la même valeur juridique que l’original papier. Elle permet ensuite d’éliminer le support papier sans perte de valeur légale.
Ce processus est strictement encadré par la norme NF Z42-026. Cette dernière définit les exigences à respecter en matière de qualité d’image, de traçabilité, d’horodatage et d’archivage. Il implique notamment un processus de numérisation fidèle et sécurisé, des contrôles qualité rigoureux et une conservation dans un système d’archivage électronique conforme.
Cette finalité concerne les documents à forte valeur probante, comme les contrats signés, les fiches de paie, les factures ou encore les justificatifs RH.
Avec Numen, passez de la numérisation simple à la copie fidèle grâce à notre prestation de numérisation documentaire.
Libérez-vous de vos archives administratives et exploitez leurs données !
Ici, l’objectif est la préservation de documents précieux ou vulnérables, souvent anciens ou uniques. Cette forme de numérisation concerne donc des archives historiques, des plans techniques fragiles, des actes notariés anciens ou des manuscrits. Elle est très courante dans le secteur public (archives municipales, hôpitaux, universités, musées), mais aussi dans certaines entreprises soucieuses de leur mémoire interne.
La numérisation patrimoniale ne vise pas nécessairement la consultation quotidienne des documents électroniques. Il s’agit plutôt de valoriser sur le long terme un fonds documentaire menacé de disparition ou difficilement accessible. On parle alors d’un enjeu de patrimoine et de mémoire collective ou institutionnelle.
Vous cherchez une solution pour numériser votre patrimoine ?
Préservez, partagez et valorisez votre patrimoine et vos documents anciens grâce à la solution Numen.
Dernier cas, la numérisation destinée à l’intégration dans une solution de GED (gestion électronique des documents). L’objectif ici est d’assurer une meilleure structuration, indexation, circulation et exploitation des documents au sein de l’organisation.
La logique ici est donc processuelle. Les documents numérisés s’intègrent à des workflows, à des référentiels métiers ou à des outils collaboratifs.
Ce type de numérisation concerne souvent des documents vivants, utiles dans le quotidien de l’entreprise (demandes d’achats, dossiers de formation, bons de livraison, etc.). La qualité de l’indexation et de l’intégration, via notamment la cohérence des métadonnées, dans les outils métier sont alors essentielles.
Besoin de gérer vos documents de manière sécurisée ? Optez pour la GED !
Doxtreem, la solution de GED qui permet la digitalisation de l’ensemble de vos processus documentaires.
Ne pas définir clairement la finalité de votre démarche de numérisation risque de transformer votre projet en facteur de désordre. Sans objectif précis, la numérisation peut générer des coûts inutiles, saturer les espaces de stockage et compliquer l’accès à l’information. Elle risque aussi de créer de nouveaux silos numériques, aussi opaques et inefficaces que ceux du papier.
Le tri documentaire en amont permet d’éviter cela. Il offre un cadre clair à la numérisation, en reliant chaque document à une finalité précise, qu’elle soit juridique, métier, patrimoniale ou fonctionnelle. Ce tri est indispensable pour optimiser les ressources et garantir la cohérence de votre patrimoine numérique.
Le tri documentaire constitue une étape clé de tout projet de numérisation. Il permet de structurer, clarifier et prioriser l'information.
Le tri permet de repérer les documents utiles et de mettre de côté ceux qui ne servent plus. En supprimant les brouillons, doublons ou documents périmés, vous réduisez le volume à numériser et vous gagnez en efficacité. Vous pouvez également alléger les infrastructures et améliorer la qualité de votre système d’information. L’environnement numérique devient plus clair et plus efficace.
Cette rationalisation limite les coûts liés à la numérisation. Elle réduit aussi les frais de d’archivage à moyen et long terme.
Enfin, l’exploitation quotidienne des documents devient plus simple. Les équipes retrouvent l'information plus rapidement.
Le tri documentaire n'est pas qu'une bonne pratique organisationnelle. Il répond à des obligations juridiques précises. Plusieurs textes encadrent la gestion documentaire des organisations publiques et privées. Ils imposent des règles claires et contraignantes.
Le Code du commerce fixe des durées minimales de conservation. Il concerne les factures, les contrats ou encore les documents comptables. Le RGPD interdit la conservation prolongée de données personnelles sans justification. Toute conservation inutile constitue un manquement à la loi et implique des sanctions. Les instructions archivistiques, dans le secteur public, précisent les règles à suivre. Elles concernent le tri, le versement et l’élimination des archives. Enfin, la norme NF Z42-026 encadre la numérisation à valeur probante. Elle impose des garanties de fidélité, de traçabilité et de pérennité.
Lors d’un contrôle, les autorités exigent des preuves de conformité. Cela vaut pour les audits fiscaux, sociaux ou RGPD.
Un tri structuré et documenté permet de justifier chaque décision. Vous êtes alors en mesure de prouver pourquoi un document a été conservé ou supprimé. Cette traçabilité renforce la crédibilité de votre entreprise. Elle montre une gestion rigoureuse et conforme aux exigences réglementaires.
À l’inverse, conserver tous les documents sans distinction augmente les risques. Cela révèle un défaut de stratégie et de gouvernance. Elle peut aussi exposer votre entreprise à des sanctions. Surtout si vous n’êtes pas capable de justifier vos choix lors d’un contrôle.
Avant de numériser, chaque document doit être évalué. L’objectif est d’identifier ceux qui méritent d’être conservés et ceux qui peuvent être éliminés sans risque. Voici les trois principaux critères à prendre en compte.
Premier critère à analyser : la nature du document. Il peut s’agir d’un contrat, d’un plan technique, d’un dossier RH, d’un rapport financier ou d’un courrier administratif. Pour effectuer votre tri et déterminer la bonne méthode de traitement, vous devez distinguer :
Deuxième critère à prendre en compte : la durée de conservation des documents.
Elle peut être fixée par la législation. C’est le cas des pièces comptables, fiscales ou RH. Ces durées figurent dans le Code du commerce, le Code du travail ou d’autres textes sectoriels.
Votre entreprise peut également fixer ses propres durées de conversation (plus strictes dans le cas des documents concernés par des délais légaux).
Un plan de classement ou un tableau de gestion précise alors les délais applicables. Respecter ces durées est essentiel. Cela garantit la conformité réglementaire et réduit les risques en cas de contrôle.
Troisième et dernier critère à vérifier : l’état matériel des documents. Certains d’entre eux peuvent être difficiles à numériser à cause de leur format ou de leur dégradation. Le papier peut être jauni, l’encre effacée ou les supports abîmés. D’autres documents peuvent être illisibles ou instables.
Il faut évaluer ces aspects en amont. Une restauration préalable peut, en effet, être nécessaire.
Ce critère vous permet, par ailleurs, d’écarter les documents trop altérés ou sans valeur.
Pour prendre des décisions cohérentes, mieux vaut s’appuyer sur un référentiel de conservation. Il précise, par type de documents, leur valeur, leurs durées de conservation et les modalités de traitement applicables.
Ce document constitue une base fiable pour justifier chaque choix. Il garantit une approche uniforme, conforme et adaptée à votre activité.
Le référentiel permet aussi de documenter le tri. Il apporte la traçabilité et la sécurité nécessaire en cas d’audit ou de litige.
Un tri efficace repose sur une méthode claire, construite étape par étape. Cette organisation permet de sécuriser vos décisions, d’éviter les erreurs et de rendre votre démarche plus efficace. Voici les cinq étapes à suivre pour mettre en place un tri documentaire fiable et conforme.
La première étape consiste à établir un état des lieux. Il s’agit de cartographier les fonds documentaires disponibles, d’identifier les typologies de documents et de repérer les volumes concernés. Ce travail permet de comprendre ce que contient chaque lot à numériser. C’est à cette occasion que vous devez vérifier l’état des documents.
Il est conseillé d’effectuer un échantillonnage notamment si les fonds documentaires sont anciens ou hétérogènes. Cela vous permet d’affiner votre analyse et de mieux anticiper les contraintes à venir.
Ce diagnostic pose les bases du tri. Il guide les choix méthodologiques et facilite la planification du projet.
Chaque document doit ensuite être analysé selon sa valeur. Comme nous l’avons vu, il peut s’agir d’une valeur probante, métier, patrimoniale ou nulle.
Cette évaluation permet de prendre des décisions argumentées. Un contrat signé sera conservé. Un brouillon sans utilité ni obligation légale pourra être éliminé.
Voici la règle à suivre : un document sans valeur ni obligation ne doit pas être numérisé. Cela évite de surcharger les systèmes et de générer des coûts inutiles.
Il est important de documenter ces décisions. En effet, là encore, une bonne traçabilité vous permettra de justifier vos choix en cas de contrôle ou d’audit.
Une fois les documents triés, il faut maintenant les organiser en lots par typologie, par date ou encore par usage.
Les lots doivent être cohérents et faciles à manipuler afin de garantir un traitement efficace.
Ce travail permet de fiabiliser les opérations à venir. Il participe, en grande partie, au succès de votre projet de numérisation.
Les services métier doivent être associés à la démarche. Ils sont, en effet, les mieux placés pour évaluer l’utilité d’un document et son importance pour le fonctionnement de votre entreprise. Ils peuvent donc confirmer l’intérêt de conserver certains documents. À l’inverse, ils peuvent signaler ceux devenus inutiles.
Cette validation permet de croiser la logique documentaire avec les besoins opérationnels de votre entreprise et donc de renforcer la pertinence de votre tri. Elle évite aussi de supprimer un document encore utilisé, ou au contraire, de conserver un document obsolète.
Une fois le tri réalisé, les documents doivent être préparés pour la numérisation. Cette étape conditionne la qualité du résultat final.
Il faut retirer les agrafes, détacher les feuilles, nettoyer les supports si besoin. Cela évite les incidents lors du passage en scanner.
Les documents doivent être organisés selon l’ordre prévu. Les flux de traitement doivent être clairs, définis et compatibles avec les outils utilisés. Il est également nécessaire d’associer des métadonnées. Typologie, date, durée de conservation, confidentialité, chaque donnée facilite l’indexation et l’exploitation future.
Chaque étape du tri doit laisser une trace. Il est donc important de remplir des tableaux de suivi, des fiches de tri ou des bordereaux d’élimination.
La traçabilité est un gage de sérieux et de professionnalisme. Elle protège votre entreprise en cas de contrôle et renforce sa crédibilité. Un tri bien documenté permet, en effet, de démontrer que les choix ont été faits de façon méthodique, justifiée et conforme.
La présence de documents papier ne doit pas freiner la mise en place d’un tri structuré. Bien au contraire. Même sans documents numériques au départ, il est possible d’organiser, de piloter et de fiabiliser le tri avec des outils adaptés. L’objectif reste toujours le même : sélectionner les bons documents, justifier chaque décision et préparer une numérisation utile et conforme.
Plusieurs outils permettent d’encadrer la démarche.
Les tableaux de tri numériques sont les plus simples à mettre en œuvre. Il peut s’agir d’un fichier Excel structuré ou d’un logiciel métier. Chaque ligne correspond à un document ou à une série. Vous indiquez sa typologie, sa date, sa valeur, sa durée de conservation et la décision prise (conserver, numériser, éliminer).
Les référentiels de conservation numériques offrent un cadre plus normé. Intégrés dans une solution de records management, ils permettent de filtrer les documents par famille, métier ou usage. Chaque règle y est associée à des durées et à des critères précis.
Les interfaces de préparation à la numérisation facilitent l’organisation en amont. Elles permettent d’associer à chaque lot des métadonnées utiles : catégorie documentaire, date de création, durée de conservation, niveau de confidentialité, etc. Ces informations seront réutilisées dans la GED ou dans un système d’archivage électronique.
Il faut aussi penser à l’usage qui sera fait des fichiers une fois numérisés. Certains outils numériques permettent de s’y préparer dès le début du projet.
Un tri sur fonds papier peut rapidement devenir complexe. Les volumes sont parfois importants, les documents mal classés et les règles multiples. Il est souvent nécessaire de se faire accompagner par un archiviste professionnel ou une entreprise spécialisée comme Numen. Objectif : gagner du temps, sécuriser juridiquement ses choix et limiter les erreurs de tri ou de numérisation.
Nous vous aidons, tout d’abord, à réaliser un diagnostic complet. Nous identifions les typologies de documents, leur état, leur valeur et les contraintes réglementaires associées
Nous définissons ensuite une méthode de tri conforme aux normes en vigueur en nous appuyant sur les instructions officielles, les règles métiers et les objectifs du client.
Nous pouvons également préparer les documents à la numérisation, dans le respect des exigences techniques. Cela inclut le nettoyage, le retrait des agrafes, le tri par lots homogènes et, si nécessaire, l’application d’un processus certifié.
Enfin, nous produisons des livrables conformes avec des bordereaux d’élimination, des fiches de tri, des registres de versement et de rapports de traçabilité.
Ce type d’accompagnement est indispensable si vous souhaitez numériser un volume important de données. Le constat est le même en cas de documents contenant des données sensibles ou si votre entreprise fait face à un cadre réglementaire complexe.
Un tri efficace et cohérent offre de nombreux bénéfices, à la fois économiques, opérationnels et juridiques.
Moins de documents à numériser, c’est moins de ressources mobilisées. Chaque page non traitée représente un gain concret : moins de main-d’œuvre, moins de préparation, moins de fichiers à stocker.
En réduisant les volumes inutiles, vous limitez aussi les frais associés aux outils numériques (espace de stockage, maintenance, archivage à long terme, etc.).
En éliminant les documents obsolètes ou sans valeur, vous améliorez la lisibilité de votre patrimoine informationnel. Seuls les contenus utiles, à jour et bien identifiés sont conservés.
L’information devient plus facile à retrouver, à partager et à exploiter. Les utilisateurs ne perdent plus de temps à chercher au milieu de données superflues.
Le tri documentaire permet de savoir exactement ce que l’on conserve, pour quelle raison, et pendant combien de temps.
En cas de contrôle, vous êtes en mesure de justifier vos pratiques. Chaque document conservé l’est pour une raison précise, validée par les règles en vigueur.
Vous évitez ainsi les risques liés à la surconservation ou à la perte d’information essentielle. Cette approche vous permet de rester en conformité avec les exigences réglementaires (Code du commerce, RGPD, normes archivistiques…).
Un projet de numérisation ne se résume pas à scanner du papier. Il s’agit de construire un socle documentaire fiable, durable et structuré.
Le tri garantit la qualité des documents numérisés. Il évite les doublons, les documents flous et les contenus sans intérêt. Le patrimoine numérique devient un outil stratégique à long terme. Il peut être transmis, valorisé ou exploité dans des projets futurs : refonte d’une GED, automatisation des processus, valorisation d’archives, mise en ligne de fonds patrimoniaux, etc. En bref, un tri raisonné donne de la valeur à la numérisation de vos documents.
À première vue, le tri préalable à la numérisation de documents peut sembler complexe. Voici quelques conseils pour réussir votre projet.
Ne cherchez pas à tout traiter d’un coup. Lancez un pilote sur un service, un type de document ou un lot limité. Cela vous permet d’expérimenter la méthode et d’ajuster votre organisation.
Les utilisateurs sont les plus à même d’évaluer l’utilité réelle des documents. Leur participation permet de mieux comprendre les besoins et d’éviter les erreurs de jugement.
Un tri bien documenté vaut mieux qu’un tri parfait et irréalisable. L’essentiel est de pouvoir expliquer vos décisions en cas de contrôle ou d’audit.
Numériser un document inutile ou inexploitable n’a aucun intérêt. Réfléchissez dès le départ à qui va utiliser le document, pourquoi, et dans quel outil.
En cas de doute, d’enjeux juridiques ou de volumes importants, l’aide d’un expert peut faire la différence. Un tri bien encadré évite les erreurs et sécurise l’ensemble du projet.
Numériser sans trier, c’est courir droit vers l’infobésité numérique : trop de documents, mal classés qui encombrent votre système au lieu de servir votre activité. À l’inverse, un tri documentaire structuré et justifié permet de construire une base documentaire solide, conforme, utile et durable.
Chez Numen, nous accompagnons les organisations dans cette démarche depuis plus de 50 ans. Notre approche conjugue expertise archivistique, outils technologiques et conformité réglementaire. Nous garantissons, de cette manière, une numérisation réellement efficace.
Contactez un de nos experts pour numériser vos documents en fonction de vos besoins.
Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez les experts Numen pour discuter de votre projet.