Le plan de classement de la GED : pourquoi est-ce essentiel ?

La Gestion Électronique des Documents (GED) n’est pas seulement une solution de stockage, c’est aussi et surtout un outil pour classer, organiser et structurer la base documentaire de votre entreprise. Découvrez avec Numen pourquoi le plan de classement de la GED est essentiel.

Qu’est-ce que le plan de classement de la GED ?

D’abord, il convient de faire le point sur la notion de plan de classement. Cette notion ne se limite pas, en effet, à une simple recherche.

Définition du plan de classement de la GED

Un plan de classement est un système d'information logique permettant l'organisation de ressources dans ses environnements (papier, électronique, etc.). Il permet d'ordonner l'information ou les documents selon une structure (ex. structure hiérarchique, structure thématique, etc.).

C'est un outil indispensable pour faciliter le repérage, l'enregistrement, le partage, la conservation et la destruction des documents. Il offre, par ailleurs, une vision globale sur les dossiers de l’entreprise.

Recherche et plan de classement : quelles différences ?

Ces 2 notions ont leurs propres objectifs et leurs propres utilités. Dans la pratique, elles sont toutefois très largement complémentaires.

• Même si la recherche est approximative, on attend d’elle des résultats rapides et pertinents. Toutefois, on trouve toujours uniquement ce que l’on cherche.
• Le plan de classement apporte une structure, met les documents dans leur contexte de classement et donc de gestion. Il reflète d’abord l’organisation métiers de l’entreprise.

Il ne faut donc pas opposer les deux notions, mais les combiner pour optimiser leur utilisation. Il est, en effet, important de bien comprendre ce qu'un plan de classement peut apporter à la recherche documentaire d'une GED.

À l’ère de la recherche « à la Google », la notion de « plan de classement » donne parfois l’image d’une fonctionnalité obsolète. On entend souvent : « Si l’utilisateur met les bons mots-clés, pas besoin de classer », tous les résultats vont remonter par la magie de l’indexation. Bien sûr, pour rechercher un document ou un dossier, un plan de classement n’est pas la solution unique. À l’inverse, considérer que la recherche rend inutile le plan de classement, est une erreur.

Plan de classement d’une GED : obtenir la bonne information

Comme le recommande la norme ISO 15489 sur le Records management, un plan de classement réussi est un plan de classement qui se base sur les processus métiers. Il permet de définir une sorte de « recherche par défaut » qui affiche le contenu documentaire selon son contexte métier.

Cette notion de contexte métier est essentielle. En effet, les documents ne sont pas simplement « stockés » en attente d’une recherche, mais bien accessibles de façon intuitive puisque les processus métiers sont le quotidien des utilisateurs.

D’ailleurs, lors d’ateliers d’élaboration d’un plan de classement, les participants parlent d’« organisation métiers » plus que de classement : comment travaillons-nous ? Qui utilise telles ou telles informations ? Etc.

Plusieurs avantages en découlent :

• On trouve ce que l’on cherche ! Sans plan de classement, on voit les autres documents associés dans le même processus ou sous-processus. L’information pertinente s’y trouve peut-être ou pas… ;
• Au lieu d’aller « à la pêche » en cherchant des documents au hasard, le plan de classement donne un périmètre de recherche cohérent et réduit ;
• Un nouveau collaborateur peut parcourir une arborescence pour comprendre l’organisation du métier, savoir quels documents il peut trouver, etc.

Du plan de classement au plan de classement modèle

Le plan de classement va donc au-delà du besoin de recherche, il a des avantages qui dépassent ce périmètre. Certaines solutions poussent au maximum ces avantages en implémentant la notion de « plan de classement modèle ». En effet, si l’on prend l’exemple d’un explorateur Windows, un plan de classement permet de définir une arborescence de dossiers mais :

• Un simple droit d’écriture me permet de créer n’importe quel dossier, n’importe où et de « casser » le plan de classement. En général, celui-ci ne survit pas à moyen terme.
• Il n’y a pas d’indication sur les documents attendus dans les dossiers. Le plan de classement n’est structuré que par les dossiers.

Le plan de classement modèle est défini dans l’administration fonctionnelle. Il contient toute la structure, des dossiers jusqu’aux documents attendus. Cette structure, paramétrable par le client, est bien sûr évolutive. Elle assure toutefois la maîtrise et le respect du plan de classement sur la durée.

Ainsi, lorsque l’utilisateur classe un document, il est guidé par le plan de classement modèle :

• Il ne peut pas créer un dossier qui n’est pas prévu par le plan de classement modèle (ex : dossier « divers » !). La structure est donc protégée ;
• Dans des dossiers du même type (ex : dossier salarié, dossier client, dossier fournisseur, etc.) on est sûr de trouver la même structure, peu importe qui a traité le dossier ;
• Les différents dossiers sont généralement créés automatiquement selon le plan de classement modèle. Il y a donc peu de création manuelle, sauf si elle est spécifiquement souhaitée (faire apparaître un dossier « contentieux » au besoin et non par défaut dans tous les dossiers des salariés).

Le plan de classement modèle identifie aussi les documents à classer ce qui offre deux avantages principaux :

• Cela évite les erreurs de classement : l’utilisateur n’a pas de doute sur le fait que son document doit être classé ici, puisque c’est indiqué ;
• Cela permet de constater l’absence d’un document : l’utilisateur peut voir qu’un document est attendu, mais qu’il n’est pas là. Cette absence est aussi une information. Est-ce normal ? Faut-il alerter sur son absence ?

Le plan de classement est une fonctionnalité de la GED à part entière. Il doit être vu comme un outil d’organisation et de structuration de vos documents. C’est pour cela qu’il fait partie des exigences du Records Management. Il a de multiples avantages qui ne se limitent pas à un simple besoin de recherche.

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