GED et recherche : un lien indéfectible

Commençons par rappeler une évidence : si l'on garde un document, c'est qu'on sait que l'on en aura besoin un jour… Or, pour être en mesure de s’en servir, encore faut-il pouvoir le retrouver et donc l’avoir convenablement classé. GED et recherche sont donc intimement liées. Explications avec Numen.

La recherche de documents : un enjeu majeur pour l’entreprise

Pour 47 % des décideurs, faciliter la recherche des informations est une priorité dans leurs projets à court terme. En effet, les collaborateurs en entreprise passent en moyenne entre 5 et 7 heures par semaine, soit plus d'une heure par jour, à rechercher des documents.

Or, organiser sa gestion documentaire suppose une vision d'ensemble :

• Des processus qui alimentent votre base documentaire : qui, quoi et comment dépose-t-on les documents dans la GED ?
• Des processus qui s'en servent : qui, quand, comment a-t-on besoin de quels documents ?
• De la façon dont les utilisateurs recherchent les informations dans les espaces de stockage.

Le jour en question, si on a le temps de chercher et qu'on trouve, il n'y a alors "que" du temps perdu si la recherche n'est pas immédiate. En revanche, si on doit faire vite et qu'on ne trouve pas, il faudra alors faire sans le document électronique, avec des risques d'erreurs, de non-conformité, de défaut de preuve, etc. Pire, dans certains cas, la seule solution consistera à recréer un document en ajoutant aux risques un coût élevé !

Bien sûr, le rythme du besoin de recherche variera. Certains documents seront utilisés plusieurs fois dans leur vie (facture ou contrats, par exemple). D'autres seront recherchés plus rarement, voire jamais. Toutefois, l’organisation les conserve toujours dans l'hypothèse d'un litige, d'une garantie ou d'un besoin d'analyse futur. Par ailleurs, au moment où l'on classe un document ou un fichier, on ne sait pas toujours si on en aura besoin un jour ou non. En revanche, le cas échéant, il devra être disponible rapidement pour éviter une perte de productivité.

Tout cette réflexion, nous mène à une conclusion : le bénéfice de la gestion documentaire ne se trouve pas dans le versement ou la conservation d’un document, mais bien dans l'efficacité de la recherche au moment où celui-ci devient nécessaire, voire indispensable au travail quotidien et à une prise de décision. C'est en effet au moment où l'on en a besoin que l'on a aussi le moins de temps à perdre.

En conclusion, disposer d'un outil de recherche rapide et efficace est donc un enjeu majeur pour les organisations.

Comment faciliter la recherche de documents ?

Classer judicieusement ses documents, en toute sécurité, est évidemment la première bonne pratique à adopter pour les (re)trouver plus facilement. Mais voici une autre réalité : ce n'est pas toujours celui qui classe un document qui ira le (re)chercher. Et, bien sûr, plus il y aura de "chercheurs" possibles, plus il y aura de complexité dans le choix du système de classement judicieux.

La mise en place d’un plan de classement pour faciliter la recherche

Précédemment, à l’ère du tout papier, les "utilisateurs" avaient résolu le problème de façon simple (mais coûteuse). Ils faisaient autant de copies que nécessaire. Chaque sous-ensemble avait ses armoires de stockage et ses dossiers, organisés selon sa propre logique d'utilisation. Une facture était ainsi dupliquée en autant d'exemplaires que de services utilisateurs (comptabilité, ADV, commerce, livraison, etc.). Chacun d’entre eux classait sa copie selon son besoin actuel ou futur : période, client, contrat, projet, zone géographique, commercial en charge, etc.

La GED, qui permet de ne créer et de ne stocker qu'un "exemplaire" du document numérique, apporte évidemment un premier bénéfice très important à la gabegie et au risque que crée la multiplication des copies de confort.

Pour autant, cela ne permet pas de répondre aux besoins nés de la différence de logique entre la recherche de l'utilisateur et celle du classement initial. Certes, la GED peut être assortie d'un plan de classement. Celui-ci facilite l’ajout et la recherche de documents. En revanche, cela ne prend pas en compte le changement de paradigme entre classement et recherche. Par exemple, si on recherche tous les clients à qui l'entreprise a vendu un produit X, certains classements anticipés ne seront d'aucune utilité.

On comprend alors que la mise en place d’une Gestion Électronique des Documents doit impérativement s'accompagner d'une réflexion en amont pour déterminer le plan de classement le mieux adapté.

Les métadonnées pour faciliter la recherche

Au-delà de la recherche selon le plan de classement, il est utile d'ajouter des métadonnées aux documents déposés en GED pour favoriser la recherche.

Par exemple : des dates associées au document, le nom du tiers concerné, l'entité, l'objet simplifié, etc. On dispose alors d'un moyen de recherche, complémentaire au plan de classement, et très efficace pour retrouver tous les documents associés à une métadonnée ou un groupe de métadonnées. Il faut toutefois être parcimonieux et pertinent dans le choix de ces informations.

À noter que les métadonnées ne sont pas les mêmes en fonction de leur nature ou de l'usage des documents : date d'émission, date de signature, date d'échéance, période, émetteur, destinataire, nature, projet, millésime, etc. Un contrat n'a pas besoin des mêmes métadonnées qu'un bulletin de paie ou qu'une facture. Attention donc à ne pas multiplier excessivement les index et les choix possibles. En effet, plus la demande de qualification est ambitieuse, plus le risque d'erreur ou d'absence sera fort.

Ajoutons que là "ré-indexation" n'est pas toujours faite et est rarement anticipée. Sa gestion est pourtant indispensable. Changement de nom, déménagement ou mutation seraient, par exemple, de nature à modifier l'indexation rendant parfois caduque la recherche sur les index précédemment associés aux documents déjà en GED.

Globalement, les index sont un outil de recherche très efficace si le besoin de recherche a été anticipé et que les métadonnées, en nombre réduit, correspondent aux besoins de l'entreprise.

Un puissant moteur de recherche pour la GED, c'est encore mieux

Il arrive, de plus en plus fréquemment, que l'on ait besoin de rechercher des documents sur des critères nouveaux, non anticipés. Par exemple, nous sommes tous confrontés à la problématique du RGPD : comment identifier dans un document la présence de données que l'on n’avait pas initialement prévu de chercher ? Monsieur X fait jouer son droit à l'oubli, comment retrouver tous les documents qui mentionnent les informations relatives à cette personne ?

Le nombre d'index, pour des raisons pratiques d'alimentation ou de lecture, est naturellement limité. L'explosion du besoin d'analyse des données pousse à rechercher de plus en plus fréquemment des informations piégées dans des documents selon de nouveaux critères et donc, par construction, non anticipés. Il n'y a alors pas d'autre solution que de faire ce que l'on appelle de la recherche "full text", c'est-à-dire une recherche libre dans l'intégralité du corpus documentaire cible.

Pour cela, il faut déjà que le contenu électronique ait été rendu disponible et accessible au moteur de recherche. Par exemple que la photo, prise avec un smartphone, d'un document soit "OCRisée" pour en rendre le texte accessible. Alors, un moteur de recherche adapté pourra entrer en jeu. À noter que le besoin de puissance de ce moteur est exponentiel.

Enfin, et dans tous les cas, pour être efficace le moteur de recherche devra proposer une restitution structurée et intuitive à l'utilisateur. Celui-ci pourra valider sa recherche grâce à un extrait ou une prévisualisation du fichier ou l'affiner par ajouts successifs de critères.

Bien sûr, si la recherche devait être récurrente dans son travail, la mémoriser ou la partager sont des atouts qui feront la différence.

Anticiper le déploiement d'un système de recherche documentaire efficace fait partie des 5 questions essentielles à se poser pour bien choisir sa GED. Cela passe par une bonne analyse du fond documentaire et des flux qui l'alimentent pour concevoir un plan de classement judicieux et une indexation efficace. Bien sûr, cela permettra aussi de choisir le bon logiciel de GED.

Si notre R&D s'est tant investie pour doter Doxtreem d'un moteur puissant, c'est parce que nous savons qu'en matière de GED, la valeur est dans la recherche !