Quels sont les différents types de logiciels de GED ?

La digitalisation est aujourd'hui un enjeu majeur pour les entreprises qui cherchent à renforcer leur compétitivité. En optimisant leurs processus par l'automatisation, elles visent une plus grande efficacité pour répondre aux exigences de leurs clients et faciliter le quotidien de leurs collaborateurs. Au sein de cette démarche, la gestion électronique des documents (GED) joue un rôle fondamental. Toutefois, face à l'ampleur des options disponibles, la sélection de l’outil adéquat peut s'avérer complexe. Alors, quels sont les différents types de logiciels de GED et comment déterminer la solution idéale pour votre entreprise ? Réponse avec Numen.

La Gestion Électronique de Documents (GED) : de quoi s’agit-il ?

Définition de la GED

La GED est un logiciel chargé de gérer les documents numériques d’une entreprise (factures, contrats, bons de commande, bulletins de salaire, etc.). Elle intervient à chaque étape de leur processus de vie :

• Leur création par acquisition ou par numérisation à partir d’un support papier ;
• Leur traitement (classification, référencement et indexation) ;
• Leur archivage dans un espace sécurisé ;
• Leur diffusion (accès, modifications des textes, partages de contenus, etc.) ;
• Leur destruction.

À quoi sert une GED ?

Rien de mieux qu’un exemple pour répondre à cette question.

Imaginons une situation courante dans le monde des affaires. Vous préparez une importante réunion avec un client potentiel et avez besoin de consulter le dossier complet de ce dernier. Malheureusement, les informations sont éparpillées : des contrats dans des dossiers physiques, des correspondances par e-mail, des notes de réunion enregistrées dans différents ordinateurs, etc. Sans oublier qu'un de vos collègues clés est en déplacement et a emporté avec lui des documents essentiels.

C'est là qu'intervient le système de GED de votre entreprise. Grâce à lui, toutes les informations relatives à ce client - contrats, e-mails, notes, etc. - sont centralisées dans une base de données numériques unifiée. Vous pouvez y accéder instantanément, depuis n'importe quel appareil, et même pendant vos déplacements professionnels. Plus besoin de fouiller dans des dossiers papier ou de dépendre de collègues absents.

Quels sont les avantages de la GED pour les entreprises ?

La GED présente de très nombreux avantages pour votre entreprise :

• Dans un contexte de dématérialisation, elle réduit les coûts liés à la gestion des documents de 30 % en moyenne ;
• Elle facilite la production, l’organisation, le stockage, le classement, le partage, la récupération et l’exploitation de vos documents numériques. Il s’agit ici d’un gain de temps majeur pour vos équipes qui gagnent en efficacité ;
• Elle diminue le risque de perte de données ;
• Elle sécurise l’accessibilité des données en protégeant votre entreprise contre les utilisations non autorisées et les manipulations illicites de ses informations ;
• Elle accompagne la mobilité des utilisateurs (les documents sont accessibles sur ordinateur et appareil mobile comme les tablettes et les smartphones) ;
• Elle réduit l’impact environnemental de votre entreprise grâce à l’utilisation limitée de consommables (papier, encre, etc.) ;
• Elle améliore l’expérience de vos collaborateurs et renforce leur motivation ;
• Elle améliore l’image de marque de votre entreprise et favorise son attractivité auprès des meilleurs talents.

Pour en savoir plus sur la GED et son fonctionnement, consultez notre article sur “Qu’est-ce que la GED ?”

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d'un logiciel de GED ?

La GED s’appuie sur de nombreuses fonctionnalités amenées à évoluer en fonction des besoins de l’entreprise concernée. Toutefois, certaines d’entre elles forment le socle de ces solutions de gestion électronique des documents. Il s’agit notamment :

• De la numérisation des documents papier et de la conversion des documents sous format électronique ;
• Du stockage, de l’organisation et de l’indexation des documents permettant la mise en place d’une classification avancée ;
• De la recherche et de la consultation de ces fichiers grâce aux métadonnées ;
• De la gestion des workflows en fonction des règles de validation de l’entreprise ;
• De la gestion des accès ;
• De la sécurité des données (traçabilité, confidentialité, etc.).

Quelles sont les solutions GED disponibles ?

Les différentes solutions GED d’un point de vue techniques

Logiciels GED on-premise vs logiciels GED en SaaS

Les logiciels de GED on-premise (ou sur-site) sont installés et gérés sur les propres serveurs et infrastructures informatiques de l'entreprise. A contrario, les logiciels de GED SaaS (Software as a Service) sont hébergés sur un cloud et accessibles par vos collaborateurs via Internet.

Logiciels GED en open source vs logiciels GED propriétaires

Le logiciel open source est une solution dont le code source est accessible publiquement. A contrario, un logiciel propriétaire est développé et contrôlé par une entreprise. Son code source n’est donc pas accessible au public.

Les différentes solutions GED en fonction des besoins des organisations

La GED collaborative

L’objectif de la GED collaborative est de faciliter la collaboration et le travail au sein de votre entreprise. Ses différentes fonctionnalités favorisent :

• Le partage sécurisé des documents ;
• La structuration des contributions réalisées sur les documents (modifications de contenu, ajouts, commentaires, etc.) ;
• L'accélération des processus de validation des documents ;
• La mise en place d'outils de communication collaborative.

La GED de conservation

La GED de conservation se concentre sur le maintien et la protection des documents et informations sur le long terme. Elle priorise la conformité aux standards de conservation documentaire. Elle assure également un suivi rigoureux des différentes versions des documents et veille à préserver leur intégrité au fil des années.

Ce type de GED est particulièrement utile dans les domaines où la conservation des données est dictée par des obligations légales ou réglementaires.

La GED transverse

La GED transverse a pour objectif de briser les cloisonnements entre les différents départements d'une organisation. Elle facilite l'intégration des processus de gestion de documents entre divers services. Elle assure ainsi une organisation cohérente. Cette solution contribue à éliminer les silos d'information. Elle contribue à la mise en place d’une vision globale et unifiée de la gestion documentaire au sein de l'entreprise.

La GED métiers : GED RH, GED comptable, etc.

La GED Métiers est conçue sur mesure pour s'aligner avec les besoins uniques d'un secteur ou d'une profession spécifique. Elle est calibrée pour se conformer aux processus et aux exigences propres à des domaines spécifiques, tels que les ressources humaines, la comptabilité ou le juridique, à titre d'exemple. Cette spécialisation cible l'optimisation des processus inhérents à chaque secteur. Elle propose des fonctionnalités sur mesure et des outils spécialement adaptés à ces besoins distincts.

Comment bien choisir son logiciel de GED ?

La sélection d'un logiciel de GED adapté à votre entreprise est une démarche stratégique qui commence par une analyse minutieuse de ses besoins spécifiques. Imaginez, par exemple, que vos processus internes requièrent une personnalisation poussée des workflows documentaires. Dans ce cas, une solution de GED on-premise, avec un haut degré de contrôle et de personnalisation, pourrait être la plus indiquée. De la même façon, si votre PME opère dans un secteur hautement réglementé, avec des impératifs de conservation à long terme des documents, une GED de conservation est à privilégier.

Après avoir défini vos besoins, portez attention à l'évolutivité et la flexibilité du logiciel. Supposons que votre entreprise soit en pleine croissance ou en constante évolution technologique. Votre solution GED doit être capable de s'adapter rapidement et efficacement à l’évolution de vos besoins.

La question du coût est un élément central dans le choix d'une solution de GED. Si votre priorité est de réduire les dépenses initiales, mieux vaut se tourner vers une solution GED SaaS. Si votre entreprise dispose de ressources techniques importantes en interne, l’option d’un logiciel GED en open source peut être une option. Veillez toutefois à bien prendre en compte les risques liés à l’instabilité de ce type de solution et à l’absence de support professionnel.

Enfin, l’intégration aux autres systèmes disponibles au sein de votre entreprise est un élément à prendre en compte. Si vous utilisez déjà un CRM ou un ERP, optez pour une GED qui s'intègre facilement et sans contrainte majeure avec ces systèmes. Une GED collaborative, par exemple, serait idéale si l'amélioration de la coopération interdépartementale est un objectif clé.

Chacun type de GED répond à des besoins et des exigences particulières. Pour faire le bon choix, l’accompagnement des experts Numen reste la meilleure solution. Contactez-nous sans tarder !