Pourquoi la GED est-elle un outil indispensable au travail à distance de vos collaborateurs ?

Selon l’Insee, près de 20 % des salariés ont télétravaillé au moins un jour par semaine en 2022. Un chiffre en constante augmentation depuis 10 ans. Cette nouvelle organisation du travail oblige les entreprises à adapter leur mode de fonctionnement et notamment leur gestion des flux documentaires. À cet égard, la mise en place d’une solution de Gestion Électronique des Documents (GED), avec centralisation des données dans un cloud, s’avère indispensable. Numen vous explique pourquoi.

Les défis spécifiques de la GED dans un contexte de travail à distance

En matière de gestion documentaire, le télétravail implique trois principaux défis.

Dispersion des données et des documents

L'un des défis majeurs du télétravail pour l'entreprise et ses salariés réside dans la dispersion des données et des documents. À l'ère numérique et de la dématérialisation, les informations essentielles pour les entreprises sont stockées et partagées sur une multitude de plateformes et d'outils. Cette fragmentation peut rapidement devenir un obstacle majeur à la productivité de vos équipes et à la sécurité de vos données.

Les problèmes de synchronisation et le risque de version

Outre la dispersion des données et des documents, les problèmes de synchronisation et de version constituent un autre défi majeur du télétravail. Lorsque les membres d'une équipe travaillent à distance, il peut devenir complexe de maintenir une cohérence entre les fichiers partagés. Les modifications apportées à un document sur un ordinateur portable personnel d'un salarié peuvent ne pas se refléter dans la version utilisée par un autre collaborateur. Cette absence de synchronisation peut avoir des conséquences majeures sur l’activité de votre entreprise. Outre le temps perdu en mise à jour manuelle, le conflit de version accroît fortement le risque d’erreur.

La gestion des droits d'accès et de confidentialité dans le travail à distance

Enfin, un autre défi du télétravail réside dans la gestion des droits d'accès et de confidentialité, avec des risques significatifs pour vos données. Lorsque les collaborateurs travaillent à distance, il devient essentiel de contrôler qui peut accéder aux documents et aux informations sensibles. Les méthodes traditionnelles de partage de fichiers par e-mail, ou de stockage sur des serveurs locaux, ne suffisent pas à garantir la sécurité des données. Les employés peuvent accidentellement partager des informations confidentielles avec des destinataires non autorisés. Des données sensibles peuvent atterrir dans les mauvaises mains en cas de vol ou de perte de matériel.

La GED, la solution aux défis du travail à distance

La mise en place d’une solution GED permet de faire face à tous les défis du télétravail en matière de gestion documentaire.

GED : une solution pour faciliter l'accès et le partage des documents

Les outils de GED assurent le partage numérique des documents au travers d’un espace sécurisé en ligne.

GED et travail à distance : la centralisation des données dans le cloud

En stockant tous les fichiers et documents sur une plateforme cloud sécurisée, les entreprises éliminent le problème de la dispersion des informations sur différentes plateformes, outils ou appareils. Les employés peuvent accéder aux documents essentiels depuis n'importe où, à tout moment. Par ailleurs, le cloud assure une sauvegarde automatique des informations. Il réduit donc le risque de perte de données en cas de sinistre ou de défaillance matérielle.

Les fonctionnalités collaboratives de la GED

Les GED proposent également des fonctionnalités collaboratives dédiées qui simplifient le partage et la collaboration sur les documents :

• Le partage d’informations en temps réel ;
• Des notifications en fonction du type de documents ;
• Des workflows de validation de documents avec annotations ;
• La signature électronique ;
• La gestion des versions/révisions.

Ces plateformes permettent à chaque salarié membre d’accéder aux informations nécessaires à sa mission, tout en maintenant le contrôle sur la sécurité des données.

L'interopérabilité avec les outils de communication à distance

La solution intègre les applications de communication, utilisées dans les différents services et métiers. Cette interopérabilité de la solution garantit que les documents sont partagés directement à partir de ces outils, simplifiant ainsi le flux de travail des employés. Ce processus permet de conserver une trace complète de toutes les interactions et communications liées aux documents. Il améliore la transparence et la gestion des informations au sein de l'entreprise.

Sécuriser les informations dans un environnement distant avec la GED

La GED sécurise les données lorsque les travailleurs exercent leur mission en dehors des locaux des entreprises.

L'importance des protocoles de sécurité

Les solutions GED disposent de protocoles de cybersécurité avancés comme l'authentification à deux facteurs, la surveillance des journaux d'activité et les politiques de contrôle d'accès. Ces derniers garantissent que chaque information est stockée et transmise de manière sécurisée, en minimisant les risques pour la confidentialité.

Le chiffrement des données

Pour garantir la confidentialité des informations, la GED propose le chiffrement des données. En clair, ces dernières sont illisibles sans la clé appropriée. Ce protocole de sécurité limite les risques d’accès non autorisé et de vol de données, même dans le cadre d’un environnement de travail distant.

Les bonnes pratiques de gestion des accès

Grâce à la solution GED, seules les personnes autorisées ont accès aux informations sensibles. Les administrateurs peuvent définir des rôles et des autorisations précis pour chaque employé, en fonction de ses besoins et de ses missions.

La collaboration à distance avec une GED optimisée

La GED offre à vos collaborateurs un environnement idéal pour travailler à distance.

Les avantages de la collaboration synchronisée en temps réel

Les équipes distantes peuvent travailler ensemble de manière efficace, en accédant aux mêmes documents et en effectuant des modifications simultanées (factures, dossiers clients, bons de commande fournisseurs, etc.). Elles travaillent sur des ressources à jour et améliorent leur productivité. De la même façon, la collaboration en temps réel réduit les risques d'erreurs. Elle renforce ainsi la qualité du travail de chaque membre de vos équipes.

Les outils de suivi des modifications et des commentaires

La GED optimisée intègre des outils avancés de suivi des modifications et des commentaires. Ces fonctionnalités permettent aux utilisateurs de visualiser l'historique des modifications apportées à un document. Ils savent qui a effectué chaque modification et quand.

De plus, les commentaires en temps réel permettent aux collaborateurs de discuter et de fournir des retours d'une manière structurée. Cela simplifie la communication et améliore la compréhension, même lorsque les équipes sont dispersées géographiquement. Les outils de suivi et de commentaires renforcent la transparence et la traçabilité du travail collaboratif.

La coordination des tâches

Lorsque les équipes travaillent à distance, la coordination des tâches devient essentielle afin d’assurer l'efficacité et la productivité du travail collectif. La gestion des flux vise à fournir une approche structurée et optimisée. Elle permet d’organiser les processus de travail, les étapes de validation, les approbations et les délais, tout en impliquant les membres de l'équipe de manière synchronisée et cohérente.

Conseils pour une GED adaptée aux environnements distants

Pour optimiser votre GED, vous devez adapter ses fonctionnalités aux environnements distants. Voici les points à ne surtout pas négliger.

Formation et sensibilisation des utilisateurs

Pour assurer l’adhésion de vos équipes et optimiser l’utilisation de la GED, vous devez former vos collaborateurs. Les utilisateurs doivent comprendre comment utiliser la solution, accéder aux documents et maîtriser les différentes fonctionnalités de collaboration.

Par ailleurs, une sensibilisation constante à la sécurité et aux avantages de la GED pour le télétravail est nécessaire. Elle contribue à réduire les erreurs et les risques de divulgation ou de perte de données.

L'automatisation des tâches récurrentes

Les processus de gestion de documents peuvent être automatisés (classification, conversion de fichiers, flux de travail). Cela permet d'économiser du temps et de minimiser les erreurs humaines. L'automatisation garantit également la cohérence dans l’exécution des tâches. Elle améliore ainsi la qualité et la productivité des télétravailleurs.

La sauvegarde régulière des données et la planification des continuités

Une GED adaptée aux environnements distants doit mettre en place des sauvegardes automatiques des documents. Ces protocoles évitent la perte de données en cas de sinistre, de cyberattaque ou de défaillance matérielle.

Il est, par ailleurs, essentiel de disposer d'un plan de continuité des activités. Il vise à minimiser les interruptions et à maintenir les opérations cas d'incident majeur. Cette planification inclut la récupération des données et la restauration des systèmes.

La GED en logiciel cloud offre aux entreprises un environnement numérique adapté au travail à distance. Contrairement à la GED en version logiciel interne, aucune connexion au réseau de l’entreprise n’est nécessaire pour accéder aux documents. À partir d’un ordinateur portable, d’un PC, ou d’un smartphone, le collaborateur saisit l’URL et accès aux documents grâce à son identifiant et son mot de passe. Cette solution favorise la mobilité de vos équipes, tout en assurant la sécurité de vos données. Le développement de l’intelligence artificielle devrait permettre d’automatiser de nouvelles tâches, d’accélérer les processus et de réduire encore davantage les erreurs humaines.