Saviez-vous que plus de 80 % des entreprises considèrent la gestion documentaire comme un facteur clé de leur transformation digitale ? Face à cet enjeu majeur, choisir la solution GED la plus adaptée à vos besoins devient une décision stratégique incontournable. Deux approches principales émergent : la GED transverse et la GED métier. Les experts Numen vous invitent à découvrir les différences entre ces deux solutions, afin de vous guider vers le choix le plus pertinent pour votre organisation. Suivez le guide.
La GED transverse se place au cœur des stratégies de digitalisation des entreprises. Elle offre, en effet, une solution globale pour les organisations qui souhaitent optimiser leur gestion documentaire.
Une GED transverse est une solution de gestion électronique documentaire déployée à l’échelle de toute l’entreprise. Pensée comme un outil collaboratif et modulaire, elle a pour vocation de centraliser et d’harmoniser la gestion des documents au sein des différents départements. Elle permet, par exemple, de standardiser vos processus comme les circuits de validation. Elle garantit ainsi une meilleure coordination et un gain de temps significatif.
Contrairement à une GED spécialisée, qui cible un domaine précis, la GED transverse adopte donc une vision globale en structurant l’ensemble de vos flux d’information.
Livre blanc - Décryptage. Les solutions logicielles GED
La gestion électronique des documents ou GED est un des nombreux enjeux majeurs de la transformation numérique des organisations. Parce qu'il existe une multitude de solutions de gestion électronique des documents, Numen vous apporte un éclairage sur les principes fondamentaux d’une telle solution ainsi que ses avantages, tout en vous fournissant des clés pour choisir la bonne solution adaptée à vos besoins.
La GED transverse repose sur plusieurs caractéristiques fondamentales qui en font un atout stratégique pour les entreprises.
Une GED centralise l'ensemble des documents au sein d'une plateforme unique. Elle permet donc d'éliminer les silos d'information. Chaque utilisateur a accès à une version fiable et à jour des documents. Cette solution limite les risques d’erreurs et garantit une meilleure cohérence des données.
Exemple : dans un service RH, les contrats et bulletins de paie sont accessibles de manière uniforme à l'ensemble des responsables autorisés, sans duplication inutile.
Grâce à des fonctionnalités avancées, comme la recherche par mots-clés, les métadonnées ou les filtres spécifiques, retrouver une information devient rapide et intuitif. Cette fonctionnalité s'avère particulièrement utile pour les entreprises qui doivent gérer d'importants volumes de données au quotidien.
Un service juridique peut ainsi localiser un contrat en quelques secondes, même dans une base contenant des milliers de fichiers. Les collaborateurs peuvent en effet se baser sur des critères précis (comme le nom du client ou la date de signature) pour effectuer leurs recherches dans la GED.
La GED transverse facilite l'automatisation des workflows afin de standardiser les processus internes.
Les validations suivent des circuits préétablis, ce qui réduit les délais et les risques d'erreurs humaines. Prenons, par exemple, un projet marketing. Les brouillons de campagnes passent automatiquement par une chaîne de validation qui implique les responsables de contenu, la direction et les équipes juridiques. Aucune intervention manuelle supplémentaire n’est nécessaire.
Enfin, la GED transverse garantit une gestion stricte de la sécurité et de la conformité, au sein de l'organisation. Elle intègre ainsi une série de fonctionnalités indispensables pour répondre aux exigences légales comme le RGPD ou les normes ISO.
Exemple : les accès aux documents sensibles peuvent être limités en fonction des rôles attribués à chaque utilisateur. La solution garantit, par ailleurs, un suivi d'audit détaillé, afin de satisfaire aux exigences des contrôles réglementaires.
La GED transverse offre de nombreux atouts stratégiques pour les entreprises en quête d’efficacité et de cohérence dans leur gestion documentaire.
La GED transverse facilite le partage des documents et l’accès en temps réel aux informations. Comme nous l’avons vu, tous les services travaillent sur une base documentaire commune. Cette solution facilite donc la communication et la collaboration entre vos équipes.
Avec une GED transverse, un seul outil gère l’ensemble des documents de l’entreprise. Plus besoin de multiplier les applications métier spécifiques. L’organisation réduit ses coûts d’achat, de maintenance et de formation des utilisateurs. Cette centralisation simplifie également la gestion des infrastructures informatiques.
La GED transverse accélère aussi la prise de décision. Les informations, centralisées et toujours accessibles, permettent aux décideurs d’agir rapidement avec une vue d’ensemble claire.
Pour valider un projet, un manager peut, par exemple, consulter un tableau de bord à jour en quelques clics. Il n’a plus besoin d’interroger plusieurs systèmes ou collègues pour obtenir la bonne information.
La nature modulaire de la GED transverse la rend particulièrement adaptable aux besoins évolutifs des entreprises. Ajouter de nouvelles fonctionnalités ou intégrer des évolutions réglementaires devient simple et rapide.
Cette solution accompagne donc durablement la transformation digitale des organisations. Elle leur permet, par exemple, de répondre aux nouvelles normes en matière de sécurité ou d’intégrer un module dédié à un processus émergent.
Vous êtes convaincu des avantages de la GED transverse pour votre organisation ?
Doxtreem est la solution de GED qui permet la digitalisation de l’ensemble de vos processus documentaires.
Une GED métier est une solution logicielle spécifiquement conçue pour répondre aux besoins et aux enjeux d’un domaine d’activité précis. Contrairement à une GED transverse, elle se concentre sur les problématiques et les processus propres à un secteur ou à une fonction particulière.
En pratique, ce type de GED intègre des fonctionnalités avancées et des workflows adaptés aux exigences sectorielles. Elle offre une solution ciblée pour un usage spécialisé. Elle peut ainsi automatiser l’approbation de documents, structurer des bases de données spécifiques ou encore garantir la conformité avec des réglementations.
Une GED métier se distingue par plusieurs caractéristiques essentielles, qui en font une solution alternative adaptée aux besoins spécifiques d’un secteur ou d’une fonction.
La GED métier intègre des modules dédiés dont le but est d’automatiser et de simplifier les tâches propres à une activité.
Par exemple, un service juridique utilise des outils de gestion de contrats pour automatiser la création, le suivi et l’archivage des documents légaux. De leur côté, les départements RH disposent de fonctionnalités spécifiques pour gérer les fiches de paie, les dossiers des employés ou encore les évaluations annuelles.
La GED métier propose des arborescences et des systèmes de classement entièrement adaptés aux besoins du département concerné. Les documents sont organisés en fonction de métadonnées qui lui sont propres (numéros de contrat, dates d’échéance ou encore catégories réglementaires). Ce système de structuration facilite la recherche et le traitement des informations, même dans des environnements complexes.
Chaque domaine d’activité a ses propres contraintes légales et réglementaires. La GED métier inclut des fonctionnalités garantissant le respect des normes spécifiques.
Dans l’industrie pharmaceutique, par exemple, les solutions GED métier respectent les exigences strictes en matière de traçabilité et d’audit imposées par les régulateurs. Il en va de même pour les entreprises du secteur bancaire ou des assurances. Ces dernières obtiennent la certitude que leurs documents respectent bien les obligations liées à la lutte contre le blanchiment d’argent.
Une GED métier présente plusieurs avantages pour les entreprises qui souhaitent répondre à des besoins spécifiques et optimiser leurs processus internes.
Chaque fonctionnalité d’une GED métier est spécialement conçue pour répondre aux exigences uniques d’un domaine d’activité.
Exemple : dans un département comptable, les outils intègrent des fonctionnalités de gestion des factures, de suivi des paiements, et de rapprochement automatique des comptes. Ils génèrent également des alertes pour ne pas rater les échéances fiscales et procéder aux relances clients dans les temps.
Les workflows optimisés et les automatisations intégrées dans une GED métier permettent de réduire le temps nécessaire à la gestion des documents.
Exemple : un département commercial automatise la création et l’envoi des devis et génère des rapports de performance en quelques clics. Les commerciaux gagnent du temps et se concentrent davantage sur la relation client et les opportunités stratégiques.
L’environnement d’une GED métier est pensé pour correspondre au langage et aux habitudes de travail des utilisateurs. Ces derniers se sentent immédiatement à l’aise, car l’interface et les processus reflètent directement les besoins et la terminologie de leur secteur.
Exemple : un outil dédié aux services financiers inclut des modules qui utilisent des termes familiers tels que « bilan », « analyse des ratios » ou « portefeuille client ».
Si la GED métier présente des avantages certains, elle comporte également des limites à considérer avant de faire votre choix.
Si vous choisissez une GED métier à la place d’une GED transverse, il sera nécessaire d’acquérir un logiciel distinct pour chaque département ou chaque secteur d’activité de votre entreprise. Vous allez devoir, par exemple, utiliser une GED spécifique pour les RH, une autre pour la comptabilité et une troisième pour le service juridique.
Cette approche entraîne donc des coûts significatifs, non seulement pour l’acquisition des solutions, mais aussi pour leur maintenance et la formation des équipes.
Autre inconvénient majeur : les GED métier ne sont pas toujours conçues pour interagir facilement avec d’autres systèmes ou applications existants. Les entreprises doivent alors développer des connecteurs ou investir dans des solutions d’intégration.
Exemple : faire communiquer une GED juridique avec une plateforme CRM ou un ERP peut nécessiter des développements spécifiques. Les conséquences pour l’entreprise sont multiples :
En raison de leur forte spécialisation, les GED métier sont souvent moins réactives face aux évolutions technologiques ou réglementaires. Mettre à jour ou maintenir plusieurs GED spécialisées peut vite devenir un véritable casse-tête pour les équipes informatiques. C’est notamment le cas si les outils sont hétérogènes et ne suivent pas un même rythme d’évolution. Chaque mise à jour ou ajout de fonctionnalités doit être géré individuellement pour chaque logiciel.
Définition générale
Vise à centraliser et harmoniser la gestion documentaire de l’entreprise dans son ensemble. Utilisée par plusieurs métiers de l'entreprise.
Conçue pour répondre aux besoins spécifiques d’un domaine ou d’une équipe (juridique, RH, comptabilité, etc.).
Portée et couverture fonctionnelle
Couvre la totalité des processus et des départements de l’entreprise, garantissant une vue d’ensemble et une standardisation des pratiques.
Se limite à un périmètre métier précis, offrant une couverture pointue pour certains types de documents ou de flux.
Personnalisation
Propose des paramètres de configuration modulables, mais reste avant tout pensée pour un usage partagé par tous.
Se concentre sur des fonctionnalités, workflows et taxonomies entièrement adaptés à un métier (exemple : gestion de contrats, de factures, de dossiers patients…).
Intégration avec d'autres systèmes
Propose généralement des API pour pouvoir s'interfacer facilement avec des ERP et le système d’information de l'entreprise.
Peut demander une intégration sur mesure coûteuse (connecteurs spécifiques) et difficile à maintenir.
Coûts et ROI
Investissement global pour l’entreprise. ROI potentiellement élevé si toutes les équipes l’adoptent (réduction des doublons, gain de productivité…).
Investissement ciblé pour un service qui peut générer un ROI plus rapide au niveau local. Multiplication potentielle des coûts si chaque service déploie sa propre GED métier.
Collaboration
Favorise le travail interservices, la transversalité, et la circulation de l’information à l’échelle de l’organisation.
Collaboration limitée au périmètre du métier concerné. Nécessite parfois des connecteurs pour s’intégrer avec d’autres systèmes de l’entreprise.
Évolutivité et maintenance
Plus facile à faire évoluer à l’échelle de l’entreprise : une seule solution, une seule plateforme à maintenir.
Doit être mise à jour pour chaque métier. Si plusieurs GED métiers coexistent, les évolutions se font au cas par cas, ce qui peut générer de la complexité et des coûts de maintenance élevés.
Vous connaissez maintenant les différences entre la GED transverse et la GED métier.
Mais alors, quelle solution est la mieux adaptée à votre entreprise ?
La GED transverse s’impose comme une solution globale et pérenne pour les entreprises dont l’objectif est de centraliser et d’harmoniser leurs processus documentaires. En offrant une vision unifiée de l’information et en favorisant la collaboration interservices, elle constitue un choix stratégique pour optimiser la gestion documentaire à l’échelle de toute l’organisation.
De son côté, la GED métier répond à des besoins ultra-ciblés et des tâches hautement spécialisées. Du fait de ses inconvénients, elle est davantage pertinente en complément d’une GED transverse. C’est particulièrement le cas dans des domaines nécessitant un haut niveau de personnalisation. Par ailleurs, les solutions GED transverse modernes tendent de plus en plus à intégrer des fonctionnalités modulaires. Ces évolutions technologiques les rapprochent ainsi des avantages d’une GED métier. Les entreprises bénéficient ainsi des atouts des deux solutions, tout en évitant les inconvénients liés à la multiplication des outils.
Pour des besoins ponctuels ou dans des secteurs hautement spécialisés, une GED métier peut constituer une solution pertinente. En revanche, si votre objectif est d’unifier et de sécuriser toute la gestion documentaire de votre organisation, une GED transverse, comme Doxtreem de Numen, s’impose comme le choix incontournable.
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