La GED est encore, trop souvent, considérée comme un simple espace de stockage numérique. Une version moderne du placard à archives. Cette vision est pourtant très réductrice. Pire, elle bloque l’adoption de fonctionnalités à forte valeur et prive les entreprises des nombreux bénéfices de la GED. Cette solution de gestion documentaire facilite l’accès à l’information, accélère vos processus métier et améliore la traçabilité et le contrôle des données. Elle accompagne la transformation numérique de votre entreprise, sans bouleverser vos habitudes. Explications.
Une GED de bonne qualité reconnaît les documents, les trie, les fait circuler et les sécurise, le tout, sans effort pour vos équipes. Focus sur les fonctionnalités clés de Doxtreem, la GED de Numen.
Grâce à la GED Numen, vous n’avez plus à valider vos documents par email. Tous vos workflows sont automatisés. Validation, signature électronique, relances, notifications, tout se fait automatiquement, sans intervention supplémentaire de votre part.
Les bénéfices de la GED pour votre entreprise sont alors évidents. Vous réduisez les délais pour signer un contrat, passer une commande ou répondre à un client. Vous limitez aussi les erreurs humaines. Vos équipes ne risquent plus de se tromper de facture ou de référence produit. Il s’agit évidemment d’un gain majeur aussi bien en termes de temps que d'efficacité.
En supprimant les tâches répétitives, vous libérez du temps et de l’énergie pour des missions qui comptent vraiment pour le développement de votre activité.
Vous souhaitez en savoir plus sur les critères à prendre en compte pour choisir son logiciel GED ?
Consultez notre article afin de connaître les critères à analyser pour choisir votre GED
Vous recevez une facture fournisseur ? Grâce à Doxtreem, elle est immédiatement reconnue. Les données essentielles sont extraites automatiquement, puis intégrées dans le bon circuit de validation. Vous n’avez plus besoin de saisir les informations à la main ou de vérifier chaque ligne.
Là encore, les avantages sont réels pour votre entreprise. Vous évitez les erreurs de saisie, vous accélérez le traitement et vous sécurisez chaque étape. Vos équipes gagnent un temps précieux et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur. C’est aussi l’occasion de réduire leur charge mentale en éliminant certaines tâches fastidieuses et peu valorisantes.
Et ce gain de temps, cumulé sur des milliers de documents, devient rapidement un véritable avantage concurrentiel.
Avec Doxtreem, tous les documents de votre entreprise sont automatiquement analysés, classés et contextualisés. Pour retrouver une information, c’est très simple : il suffit d’utiliser le moteur de recherche multicritère intégré dans la GED. En quelques clics, vous accédez au bon document, même si le volume est important.
Ce type de recherche intelligente fait gagner du temps. Il réduit aussi les risques de décisions prises sur la base d’informations incomplètes ou obsolètes.
Vos équipes ont souvent besoin de travailler ensemble sur un même contrat ? Un dossier client ? Une fiche produit ? Doxtreem rend ce travail collectif bien plus simple à réaliser grâce à la centralisation de l’ensemble des informations autour d’un document unique.
La GED Numen propose, en effet, un certain nombre de fonctionnalités avancées comme la coédition en temps réel, les commentaires, le suivi des modifications et la gestion fine des droits d’accès. Chaque modification est ainsi tracée, encadrée et intégrée dans un processus documentaire maîtrisé.
Les informations utilisées par les différents intervenants sont fiables et à jour. Vous éliminez le risque de doublons. Et les résultats sont bien là. Vous travaillez mieux, ensemble, en toute sécurité.
Doxtreem s’interface naturellement avec vos outils métiers : Microsoft 365, SharePoint, votre ERP ou encore votre CRM. L’utilisateur reste dans son environnement de travail habituel, tout en profitant des fonctionnalités avancées de la GED.
Il peut, par exemple, lancer une validation de contrat directement depuis Word, sans quitter l’interface Office. Cette intégration évite toute rupture dans les usages quotidiens, ce qui facilite l’adoption par les équipes et renforce l’efficacité de votre gestion documentaire.
C’est un point clé à garder à tête : pour qu’une GED fonctionne, elle doit s’intégrer naturellement aux routines des utilisateurs.
Bon à savoir !
Il existe deux grandes catégories de GED. Découvrez-les dans notre article sur la GED transverse et la GED métier et faites le bon choix pour votre organisation.
Doxtreem intègre nativement tous les mécanismes de sécurité nécessaires à une gestion documentaire fiable et conforme à la réglementation. Cela inclut :
● La gestion des accès.
● La traçabilité des actions.
● La conservation légale des documents selon les normes RGPD et NF Z42-020.
Tous vos documents sont ainsi protégés à chaque étape de leur cycle de vie. Vous réduisez donc les risques juridiques. Vous limitez aussi les erreurs de manipulation et garantissez la conformité de votre entreprise.
Dans les secteurs sensibles comme la finance, les RH ou la santé, cette maîtrise documentaire est encore plus incontournable.
Une GED moderne ne se contente pas de “gérer des fichiers”. Elle transforme en profondeur votre organisation. Voici comment.
Productivité
Moins de tâches manuelles, plus de réactivité, plus d’autonomie pour les équipes.
Qualité et fiabilité des données
Les données sont mieux structurées, les documents mieux suivis, l'information plus fiable.
Conformité et sécurité
Respect des normes, gestion des droits et accès, traçabilité, réduction des risques en cas d’audit ou de litige.
Collaboration
Les services partagent une base documentaire unique. Fini les doublons ou les versions obsolètes.
Pilotage et reporting
Doxtreem offre une vision centralisée de l’activité documentaire, pour mieux piloter et décider.
Expérience utilisateur
Interface intuitive, intégration aux outils métiers, adoption facilitée.
Dans le domaine de la gestion documentaire, l’IA n’est plus une promesse futuriste : certaines briques sont déjà opérationnelles. Par exemple, dans un processus de recrutement, un CV scanné peut être automatiquement reconnu, analysé et classé dans le bon dossier candidat. La solution extrait les informations clés (nom, compétences, années d’expérience) afin d’alimenter directement la base RH, Tout cela, sans la moindre intervention humaine.
Ces technologies, comme la LAD/RAD, sont déjà intégrées à des solutions comme Doxtreem. Ce n’est évidemment qu’un début. L’IA avance à grands pas. Cette technologie et ses applications ouvrent la voie à une gestion documentaire plus intelligente, plus autonome et surtout plus alignée sur les usages réels des utilisateurs.
Fini les règles complexes à configurer pour classer un document. Grâce à l’IA, la GED comprend automatiquement le contenu et le contexte du fichier pour le ranger au bon endroit, dans le bon dossier, avec les bonnes métadonnées. Une note de service, une proposition commerciale, un justificatif RH, chaque document trouve sa place, même s’il n’a pas été nommé correctement.
Le simple mot-clé, c’est du passé. L’IA est aujourd’hui capable d’analyser l’intention de la recherche de l’utilisateur. Par exemple, si un collaborateur tape “contrat client janvier”, la GED comprend immédiatement sa demande et lui propose tous les documents qui lui semblent pertinents, même si ce libellé exact ne figure pas dans le titre du fichier. En clair, la machine comprend l’objectif de l’utilisateur derrière sa requête et peut donc affiner les résultats.
Lire un rapport de 40 pages ou une documentation technique prend du temps. L’IA génère un résumé clair et structuré, en quelques secondes. Un vrai gain de temps pour vos équipes, qui peuvent aller à l’essentiel.
La GED peut aussi anticiper vos besoins. Vous consultez un contrat fournisseur ? Elle vous suggère automatiquement les documents liés : annexes, conditions générales, courriers échangés. Cette assistance contextuelle vous évite d’oublier une pièce importante ou de perdre du temps à la chercher.
En analysant les flux documentaires, l’IA peut identifier des anomalies ou anticiper des problèmes. Elle peut, par exemple, identifier une étape de validation qui prend systématiquement trop de temps. Elle propose ensuite une optimisation de ce processus.
Demain, vous pourrez interagir directement avec votre GED avec un langage 100 % naturel. Vous cherchez un contrat signé l’an dernier avec un fournisseur ? Il suffira de poser la question, comme à un assistant humain. Vous voulez générer une trame de courrier pour une résiliation ? L’IA vous proposera un modèle adapté.
Ces innovations ne remplacent pas les fonctionnalités essentielles d’une GED. Elles viennent les renforcer afin de vous offrir plus de confort, de précision et d’autonomie dans la gestion de vos documents.
La GED joue désormais un rôle central dans les entreprises. Elle se présente comme un véritable assistant documentaire intelligent, réactif et toujours disponible. Réduire la GED à un espace de stockage est donc un non-sens. Les organisations qui adoptent des solutions comme Doxtreem entrent dans une nouvelle ère : celle de la gestion intelligente de l’information. Vous automatisez vos processus, sécurisez vos données, facilitez la collaboration et gagnez en efficacité. Et avec l’arrivée de l’IA, les perspectives deviennent immenses.
Contactez-nous pour découvrir la solution GED proposée par Numen qui va révolutionner votre gestion documentaire.