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Quels critères pour choisir sa GED ?

10.10.2024     -    16 min
GED
Quels critères pour choisir sa GED ?

Réduire votre dépendance aux documents papier, faciliter l'accès à l'information et sécuriser vos données, ces actions peuvent augmenter de près de 25 % l’efficacité opérationnelle de votre entreprise. La gestion documentaire a donc un impact significatif sur vos performances. À condition toutefois de sélectionner la solution la mieux adaptée à vos besoins et vos objectifs. Alors quels sont les critères à prendre en compte pour choisir sa GED (Gestion Électronique de Documents) ? Réponse avec Numen.

1e critère : les fonctionnalités essentielles de la GED

C’est un critère clé à étudier lors du choix de votre GED. Une solution performante doit, en effet, proposer un certain nombre de fonctionnalités essentielles.

La capture et la collecte de documents

Afin de limiter les interventions manuelles, la capture et la collecte des documents doit s’appuyer sur différents outils comme :

  • Des scanners capables de produire des images en haute résolution et de gérer divers types de formats.
  • Des API intégrées afin de garantir l'importation automatique de documents électroniques dans la GED.
  • Un outil “glisser-déposer” afin de permettre aux utilisateurs de transférer facilement des documents dans le système. Il leur suffit de faire glisser simplement un fichier, situé par exemple sur le bureau de leur ordinateur, dans la solution GED.

 

Indexation et classement des documents

Collecter les documents et les intégrer à votre GED ne suffit pas. Encore faut-il mettre en place une organisation millimétrée afin de faciliter la recherche ultérieure d’information. Pour cela, votre solution doit proposer :

  • Une indexation automatisée reposant sur des technologies de reconnaissance des documents (LAD/RAD) et d'OCR afin d’extraire les données et les mots-clés nécessaires ;
  • Un plan de classement des documents selon une logique métier : celui-ci doit être élaboré en collaboration avec vos équipes afin de refléter les processus mis en place dans votre entreprise. La GED doit être en capacité de construire une arborescence documentaire précise et personnalisée. Elle doit être adaptée aux besoins spécifiques de vos équipes et de vos projets ;
  • Le paramétrage des workflows de validation afin de standardiser et d'automatiser les processus. Il assure ainsi une gestion à la fois efficace et cohérente de vos documents.

 

Recherche et consultation des documents

Une fois les documents numérisés et organisés au sein de votre GED, ils doivent pouvoir être retrouvés facilement par vos collaborateurs. La solution doit donc permettre :

  • Une recherche par mots-clés ;
  • Une recherche multi critères afin de pouvoir affiner les résultats ;
  • Une recherche par filtres (dossier, type de document, client, date, etc.) pour une localisation plus rapide des informations.

 

La gestion des versions

La gestion des versions est une fonctionnalité essentielle d’une solution GED performante. Elle assure le suivi des différentes versions des documents. Vos collaborateurs peuvent ainsi revenir à des versions antérieures et comparer les modifications réalisées. Cette fonctionnalité est indispensable pour maintenir la traçabilité et l'intégrité des documents au fil du temps.

La gestion des versions contribue à une meilleure collaboration de vos équipes. Elle évite les conflits de versions et garantit que tous les utilisateurs travaillent sur le document le plus récent. Elle permet également de documenter les modifications apportées, en enregistrant qui a effectué chaque changement et à quel moment. Ce type d’information se révèle particulièrement utile lors d’un audit ou d’un contrôle administratif.

La collaboration et le partage d’informations

Au moment de vérifier le critère de fonctionnalité pour choisir votre GED, assurez-vous que la solution offre :

  • La possibilité d’effectuer des annotations et des commentaires sur les documents stockés dans la GED. Cet espace de travail virtuel améliore la productivité de vos équipes ;
  • Un outil de partage de documents via des méthodes push (envoi direct) et pull (mise à disposition pour consultation) ;
  • Un système d'alertes et de notifications automatiques pour informer les utilisateurs des modifications ou des étapes franchies dans les processus de validation. Cette fonctionnalité garantit que les documents circulent correctement entre les différents intervenants d’un projet.

 

Le +

L’intégration d’une solution de signature électronique dans la GED, associée à un parapheur électronique, assure une gestion 100 % numérique de vos documents.

Cette fonctionnalité offre de nombreux avantages (utilisation des workflows de validation de la GED, partage et archivage automatisé des documents signés, accélération du processus décisionnel, conformité légale, simplification des procédures d’audit, etc.).

Pour en savoir plus, découvrez notre livre blanc sur les solutions logicielles GED.

2e critère pour choisir sa GED : le budget

Vous devez tenir compte à la fois des coûts initiaux, mais également des frais récurrents liés à votre logiciel de gestion électronique des documents. Cela inclut :

  • Le coût d'acquisition de la solution ;
  • Les coûts de paramétrage du logiciel ;
  • Les frais liés à la formation des utilisateurs ;
  • Les coûts de maintenance de la GED afin que le système reste opérationnel dans le temps.

 

Prenez garde aux frais cachés qui pourraient survenir. Ceux-ci peuvent inclure :

  • Les coûts supplémentaires pour les mises à jour du logiciel ;
  • L'ajout de modules complémentaires ;
  • Les coûts liés au support technique avancé ;
  • Etc.

 

Ces dépenses imprévues peuvent rapidement augmenter le coût total de votre solution GED et impacter le budget de votre entreprise.

3e critère : l’interopérabilité et l’intégration

L'interopérabilité de votre solution ne doit pas être négligée. C’est un critère clé pour choisir une GED en mesure de s’associer à vos processus internes.

Votre logiciel doit avoir la capacité de s'intégrer aux autres outils métiers que vous utilisez (ERP, CRM, SIRH, etc.). L’objectif est de garantir une gestion cohérente de vos informations. Des connecteurs et des API sont donc indispensables pour assurer une communication fluide entre la GED et les autres systèmes utilisés par l'entreprise.

La présence d'API est certes un atout majeur pour la solution, mais elle est loin d'être suffisante. Les connecteurs proposés doivent également être robustes et fiables :

  • Les API doivent pouvoir gérer un grand nombre de requêtes et offrir une sécurité renforcée ;
  • Elles doivent continuer à fonctionner correctement, même en cas de charge élevée ou d'erreurs ;
  • Elles doivent être bien documentées, stables et capables de supporter les évolutions du logiciel, sans interrompre les intégrations existantes.

 

4e critère pour le choix d’une solution GED : le type d'hébergement

Le type d’hébergement est un autre critère important pour sélectionner la plateforme GED la mieux adaptée à votre entreprise. Votre choix dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise en termes de sécurité, de conformité, ou encore de budget.

L’hébergement de la GED en SaaS (Software as a Service)

Les avantages d’une GED en SaaS sont nombreux :

  • Une grande flexibilité ;
  • La possibilité d'accéder à vos documents à partir de n’importe quel appareil connecté, ce qui est idéal pour les équipes travaillant en mode hybride ou entièrement à distance ;
  • Des coûts initiaux généralement réduits : il n’est pas nécessaire d’investir dans une infrastructure coûteuse.

 

Cependant, le SaaS présente aussi des inconvénients. Vous dépendez d'un fournisseur tiers pour la gestion et la sécurité de vos données, ce qui peut poser des problèmes de confidentialité et de conformité. Les options de personnalisation peuvent, par ailleurs, être limitées par rapport aux solutions installées en interne. Il convient donc de choisir un prestataire GED de confiance.

L’hébergement On-Premise

Dans ce cas de figure, la solution est hébergée sur les serveurs de votre entreprise. Les avantages du On-premise sont les suivants :

  • Vous conservez un contrôle total sur vos données ;
  • Vous pouvez bénéficier d’une personnalisation accrue de la solution selon les besoins spécifiques de votre entreprise.

 

Ce type de GED nécessite un budget important. L’entreprise doit, en effet, investir dans des infrastructures parfois coûteuses. Elle doit également prévoir des ressources humaines pour gérer et maintenir le système. Les frais de maintenance de la GED sont donc élevés.

Les autres options d'hébergement de la GED

 

  • HDS (Hébergeur de Données de Santé) : ce mode d’hébergement est dédié aux entreprises du secteur de la santé. Il garantit un haut niveau de sécurité et de conformité.
  • SecNumCloud pour les données sensibles ;
  • Le cloud mutualisé avec d'autres entreprises : cette solution réduit les coûts associés à l’hébergement de la GED. Elle pose toutefois des questions de confidentialité et de sécurité des données ;
  • Le cloud dédié : l’infrastructure est réservée à votre entreprise, qui profite donc d’une sécurité renforcée et de performances optimisées. Le coût de ce mode d'hébergement est cependant élevé.

 

En savoir plus sur les différents types de GED.

5e critère : la sécurité et la gestion des accès

Voilà un critère pour choisir votre GED sur lequel vous devez être intransigeant. La solution doit garantir :

  • La protection des données sensibles de l’entreprise avec notamment des mécanismes de chiffrement robustes et une gestion des accès performante pour protéger les informations. Des audits de sécurité réguliers doivent être réalisés pour prévenir les violations de données et garantir la confidentialité et l'intégrité des informations.
  • La conformité réglementaire : la solution doit respecter l’ensemble des normes applicables (RGPD, eIDAS, ISO 27001, etc.). Vérifiez également que le prestataire GED adhère à ces standards. De cette manière, vous êtes certain que vos données sont traitées de manière sécurisée et en conformité avec les exigences légales.
  • Une gestion granulaire des droits d'accès en fonction des rôles et des responsabilités des utilisateurs.
  • Une authentification avancée avec des solutions comme le LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), le SSO (Single Sign-On) et l'authentification forte. Ces méthodes garantissent que l'accès au système est sécurisé et que l'identité des utilisateurs est vérifiée de manière rigoureuse.
  • La traçabilité des actions : la solution de GED doit enregistrer et suivre toutes les actions effectuées sur les documents. Elle doit être en mesure de détecter les activités suspectes.

 

6e critère pour évaluer une solution GED : : la facilité d'utilisation

Pour assurer l’adhésion de vos collaborateurs, il est essentiel de choisir une solution GED qui dispose d’une interface utilisateur intuitive et facile à prendre en main. Vos équipes doivent pouvoir naviguer facilement sur la plateforme et trouver rapidement les documents dont ils ont besoin.

Vérifiez également la disponibilité de ressources pédagogiques (guides d'utilisation, tutoriels vidéo, webinaires, FAQ, etc.). Grâce à elles, les utilisateurs peuvent se familiariser avec la solution et résoudre les problèmes courants de manière autonome.

7e critère : la qualité du service et le support client

Ce critère pour choisir une GED est directement lié au précédent. Lorsque vos collaborateurs rencontrent des difficultés, ils doivent pouvoir compter sur un support technique facilement accessible (par téléphone, chat ou email). Il doit également être disponible, réactif et compétent.

Le prestataire GED doit proposer un service de maintenance, chargé des mises à jour régulières du logiciel GED. Il garantit ainsi l’amélioration des fonctionnalités en suivant les évolutions technologiques et la correction des bugs. Votre entreprise bénéficie ainsi d’une solution GED dont les performances restent optimales sur le long terme.

8e Critère : le potentiel d'évolutivité de la solution GED

Au fil du temps, votre entreprise va évoluer. Le logiciel GED doit être en mesure de s’adapter à la croissance de l'entreprise en termes de volume de documents et de nombre d'utilisateurs. En parallèle, la solution doit offrir au minimum des performances équivalentes.

La solution GED doit également être flexible afin :

  • D’intégrer les dernières innovations technologiques ;
  • De répondre aux nouvelles exigences réglementaires ;
  • De prendre en compte les évolutions de vos processus métiers.

 

Vous connaissez maintenant les 8 critères clés pour choisir votre GED. Avant de vous lancer, prenez le temps de comparer les différentes solutions et de tester plusieurs options. Les avis des utilisateurs actuels sont également des indications importantes à analyser pour prendre la bonne décision. N’oubliez pas de bien définir les besoins de votre entreprise et de prévoir leurs évolutions futures.

Enfin, le choix du prestataire de GED est primordial. Avec Numen, vous avez l’assurance de profiter d’une expertise de haut niveau et de services d’une qualité éprouvée.

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