Réduire votre dépendance aux documents papier, faciliter l'accès à l'information et sécuriser vos données, ces actions peuvent augmenter de près de 25 % l’efficacité opérationnelle de votre entreprise. La gestion documentaire a donc un impact significatif sur vos performances. À condition toutefois de sélectionner la solution la mieux adaptée à vos besoins et vos objectifs. Alors quels sont les critères à prendre en compte pour choisir sa GED (Gestion Électronique de Documents) ? Réponse avec Numen.
C’est un critère clé à étudier lors du choix de votre GED. Une solution performante doit, en effet, proposer un certain nombre de fonctionnalités essentielles.
Afin de limiter les interventions manuelles, la capture et la collecte des documents doit s’appuyer sur différents outils comme :
Collecter les documents et les intégrer à votre GED ne suffit pas. Encore faut-il mettre en place une organisation millimétrée afin de faciliter la recherche ultérieure d’information. Pour cela, votre solution doit proposer :
Une fois les documents numérisés et organisés au sein de votre GED, ils doivent pouvoir être retrouvés facilement par vos collaborateurs. La solution doit donc permettre :
La gestion des versions est une fonctionnalité essentielle d’une solution GED performante. Elle assure le suivi des différentes versions des documents. Vos collaborateurs peuvent ainsi revenir à des versions antérieures et comparer les modifications réalisées. Cette fonctionnalité est indispensable pour maintenir la traçabilité et l'intégrité des documents au fil du temps.
La gestion des versions contribue à une meilleure collaboration de vos équipes. Elle évite les conflits de versions et garantit que tous les utilisateurs travaillent sur le document le plus récent. Elle permet également de documenter les modifications apportées, en enregistrant qui a effectué chaque changement et à quel moment. Ce type d’information se révèle particulièrement utile lors d’un audit ou d’un contrôle administratif.
Au moment de vérifier le critère de fonctionnalité pour choisir votre GED, assurez-vous que la solution offre :
L’intégration d’une solution de signature électronique dans la GED, associée à un parapheur électronique, assure une gestion 100 % numérique de vos documents.
Cette fonctionnalité offre de nombreux avantages (utilisation des workflows de validation de la GED, partage et archivage automatisé des documents signés, accélération du processus décisionnel, conformité légale, simplification des procédures d’audit, etc.).
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Vous devez tenir compte à la fois des coûts initiaux, mais également des frais récurrents liés à votre logiciel de gestion électronique des documents. Cela inclut :
Prenez garde aux frais cachés qui pourraient survenir. Ceux-ci peuvent inclure :
Ces dépenses imprévues peuvent rapidement augmenter le coût total de votre solution GED et impacter le budget de votre entreprise.
L'interopérabilité de votre solution ne doit pas être négligée. C’est un critère clé pour choisir une GED en mesure de s’associer à vos processus internes.
Votre logiciel doit avoir la capacité de s'intégrer aux autres outils métiers que vous utilisez (ERP, CRM, SIRH, etc.). L’objectif est de garantir une gestion cohérente de vos informations. Des connecteurs et des API sont donc indispensables pour assurer une communication fluide entre la GED et les autres systèmes utilisés par l'entreprise.
La présence d'API est certes un atout majeur pour la solution, mais elle est loin d'être suffisante. Les connecteurs proposés doivent également être robustes et fiables :
Le type d’hébergement est un autre critère important pour sélectionner la plateforme GED la mieux adaptée à votre entreprise. Votre choix dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise en termes de sécurité, de conformité, ou encore de budget.
Les avantages d’une GED en SaaS sont nombreux :
Cependant, le SaaS présente aussi des inconvénients. Vous dépendez d'un fournisseur tiers pour la gestion et la sécurité de vos données, ce qui peut poser des problèmes de confidentialité et de conformité. Les options de personnalisation peuvent, par ailleurs, être limitées par rapport aux solutions installées en interne. Il convient donc de choisir un prestataire GED de confiance.
Dans ce cas de figure, la solution est hébergée sur les serveurs de votre entreprise. Les avantages du On-premise sont les suivants :
Ce type de GED nécessite un budget important. L’entreprise doit, en effet, investir dans des infrastructures parfois coûteuses. Elle doit également prévoir des ressources humaines pour gérer et maintenir le système. Les frais de maintenance de la GED sont donc élevés.
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Voilà un critère pour choisir votre GED sur lequel vous devez être intransigeant. La solution doit garantir :
Pour assurer l’adhésion de vos collaborateurs, il est essentiel de choisir une solution GED qui dispose d’une interface utilisateur intuitive et facile à prendre en main. Vos équipes doivent pouvoir naviguer facilement sur la plateforme et trouver rapidement les documents dont ils ont besoin.
Vérifiez également la disponibilité de ressources pédagogiques (guides d'utilisation, tutoriels vidéo, webinaires, FAQ, etc.). Grâce à elles, les utilisateurs peuvent se familiariser avec la solution et résoudre les problèmes courants de manière autonome.
Ce critère pour choisir une GED est directement lié au précédent. Lorsque vos collaborateurs rencontrent des difficultés, ils doivent pouvoir compter sur un support technique facilement accessible (par téléphone, chat ou email). Il doit également être disponible, réactif et compétent.
Le prestataire GED doit proposer un service de maintenance, chargé des mises à jour régulières du logiciel GED. Il garantit ainsi l’amélioration des fonctionnalités en suivant les évolutions technologiques et la correction des bugs. Votre entreprise bénéficie ainsi d’une solution GED dont les performances restent optimales sur le long terme.
Au fil du temps, votre entreprise va évoluer. Le logiciel GED doit être en mesure de s’adapter à la croissance de l'entreprise en termes de volume de documents et de nombre d'utilisateurs. En parallèle, la solution doit offrir au minimum des performances équivalentes.
La solution GED doit également être flexible afin :
Vous connaissez maintenant les 8 critères clés pour choisir votre GED. Avant de vous lancer, prenez le temps de comparer les différentes solutions et de tester plusieurs options. Les avis des utilisateurs actuels sont également des indications importantes à analyser pour prendre la bonne décision. N’oubliez pas de bien définir les besoins de votre entreprise et de prévoir leurs évolutions futures.
Enfin, le choix du prestataire de GED est primordial. Avec Numen, vous avez l’assurance de profiter d’une expertise de haut niveau et de services d’une qualité éprouvée.