Est-ce que dans votre entreprise, les services fonctionnent encore en îlots séparés ? Chacun utilise ses propres outils, fichiers et méthodes ? Cette approche a un impact réel sur votre activité : de nombreux doublons et erreurs, une perte de temps considérable, mais surtout une circulation chaotique de l’information. La mise en place d’une GED (gestion électronique des documents) peut changer tout ça. Ces solutions n’ont pas pour seul objectif d’archiver vos documents. Elles visent aussi à améliorer la collaboration entre vos services et à éviter les silos d’informations. Les experts Numen vous expliquent tout.
Dans de nombreuses entreprises, il est encore très fréquent que chaque service travaille avec ses propres outils. Le département RH utilise SharePoint. Le service de communication a opté pour un intranet métier. L’équipe commerciale se sert de simples disques partagés en réseau. C’est ce que l’on appelle la culture du fichier local. En clair, chacun gère ses documents dans son coin et, comme il l’entend, sans aucune coordination (ou presque) avec les autres équipes.
Les conséquences de cette culture sur votre entreprise sont sans appel. L’information est souvent stockée en double, voire en triple. Mais elle est surtout totalement cloisonnée. En clair, les autres services en ignorent tout simplement l’existence. La recherche d’un document ou d’une information spécifique se transforme alors en un véritable parcours du combattant. Sans compter qu’il y a de grands risques que vos équipes travaillent sur des documents totalement obsolètes.
À cette diversité d’outils s’ajoute un manque d’harmonisation dans la gestion même des documents. La façon de nommer les fichiers varient d’un service à l’autre. Certaines utilisent le nom des projets, d’autres le nom des intervenants associé à une date. Bref, il n’existe aucune cohérence, ni harmonisation au niveau de l’entreprise. Dans ce contexte, il est évidemment très difficile d’identifier, par exemple, la bonne version d’un contrat. Dans certaines entreprises, nous constatons même que certains documents circulent sous plusieurs formes, sans que personne ne soit vraiment capable de désigner la version à prendre en compte.
Ce manque d’organisation complique les échanges entre les différents services et ralentit fortement la prise de décision. Il existe également un risque d’erreur non négligeable.
Il est intéressant de noter que les équipes elles-mêmes ne disposent pas du recul suffisant pour se rendre compte de cette situation. Pourtant, l’impact sur le fonctionnement et les performances de votre entreprise est bien réel.
Découvrez l’importance de la gestion documentaire pour votre entreprise.
Les silos d’information ont un impact direct sur l’efficacité opérationnelle de votre entreprise. Un grand nombre de projets et de processus internes implique plusieurs services (appel d’offres, réclamation client, conclusion d’un contrat).
Mais comment collaborer lorsque l’information n’est pas correctement partagée ? Imaginez que vos équipes commerciales et marketing travaillent ensemble sur la prochaine stratégie à mettre en œuvre. La première n’a pas accès aux bonnes informations. La seconde peine à obtenir les validations nécessaires. Pire, elles ne travaillent pas sur la même version du plan marketing. Résultat : des idées qui passent à la trappe, des erreurs, des malentendus, des doublons, du temps perdu et des retards. Et au final, c’est toute l’entreprise qui en pâtit, avec un impact direct sur sa compétitivité.
Bon à savoir : un audit documentaire préalable peut aider à identifier ces silos et
à construire une stratégie GED adaptée à l’organisation.
Une GED stocke des fichiers, mais il ne s'agit pas de sa fonction la plus importante. En réalité, votre solution a surtout pour objectif de transformer en profondeur, la façon dont l’information circule dans votre entreprise.
Avec une GED, tous vos documents sont réunis dans un référentiel unique, organisé et sécurisé. Chaque collaborateur y accède selon son profil, ses droits et ses besoins métier.
Plus besoin d’envoyer des pièces jointes par e-mail ou de naviguer dans des arborescences complexes. Vos équipes accèdent à une information à jour, disponible à tout moment, à un seul endroit. Vous supprimez ainsi les doublons et les erreurs de version.
Vos documents sont classés par service ou par direction ? Malheureusement, ce type de classement traditionnel entretient très largement les silos.
Au contraire, une GED moderne organise vos documents en fonction de leur usage réel. Vous pouvez, par exemple, privilégier un classement par projet, par client, par fournisseur ou encore par processus métier. Votre choix dépendra du fonctionnement de votre entreprise.
Vos collaborateurs perdent de longues minutes à chercher un fichier mal classé ?
Grâce aux fonctionnalités avancées d’une GED (moteur de recherche full-text, filtres dynamiques, classement par métadonnées), l’information devient facile à retrouver, même lorsqu’on ne connaît pas le nom exact du document.
Vos équipes gagnent du temps et sont donc beaucoup plus efficaces, même en période de forte activité.
La GED automatise vos circuits de validation : dépôt de documents, relecture, approbation, signature. Vous pouvez configurer toutes ces étapes en quelques clics.
Dès qu’un document est déposé, la première personne concernée reçoit une notification. Elle effectue son action et la suivante est automatiquement alertée. Ainsi de suite. En cas de retard, des relances partent sans intervention manuelle de votre part. Le processus se déroule ainsi étape par étape jusqu’à la validation finale.
Ces workflows numériques remplacent les validations informelles qui ont lieu la plupart du temps par email. Ils vous seront également très utiles pour tracer les actions réalisées sur chaque document. Vous êtes ainsi certain de pouvoir garantir la conformité de vos processus.
Certaines solutions GED, comme DOXTREEM proposée par Numen, intègrent déjà des fonctionnalités avancées issues de l’intelligence artificielle :
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Ces briques d’IA transforment votre GED en plateforme d’information augmentée.
Les Ressources Humaines (RH) et la direction peuvent accéder, via un même espace sécurisé, aux dossiers des collaborateurs. Entretiens annuels, contrats de travail, avenants ou documents liés à la mobilité interne, tout est centralisé, versionné et accessible selon les droits définis.
Imaginons qu’un collaborateur change de poste. Le responsable RH lance un circuit de validation du nouvel avenant. La Direction le reçoit automatiquement pour signature. Aucun email ou impression ne sont nécessaires. Une fois l’avenant signé, celui-ci est automatiquement stocké dans le dossier de l’employé concerné.
Grâce à la GED, les contrats fournisseurs circulent automatiquement entre les deux services pour relecture, validation et signature.
En pratique, le responsable des achats téléverse le contrat initial. Le service juridique est alerté pour vérifier les clauses. Le document est ensuite transmis automatiquement à la direction pour signature électronique.
Ce processus a lieu dans un espace entièrement sécurisé. En cas d’audit ou de litige, il est facile de retrouver la dernière version signée et tout l’historique des échanges.
Avec la GED, la comptabilité et les équipes opérationnelles accèdent aux mêmes documents, depuis une plateforme unique.
Imaginons qu’un fournisseur vous envoie une facture dont le montant est supérieur à celui prévu. Grâce à la GED, la comptable accède instantanément au bon de commande, au bon de livraison et à l’e-mail dans lequel le responsable opérationnel a validé un ajustement tarifaire. En quelques clics, elle peut vérifier les éléments, justifier l’écart et répondre au fournisseur, sans avoir à solliciter plusieurs services.
Les services marketing et commercial peuvent eux aussi collaborer efficacement via la GED.
Vous avez un appel d’offres en cours ? Vos équipes ont accès à un espace numérique commun dans lequel sont rassemblés tous les éléments nécessaires à la réponse. Elles ne perdent plus de temps à chercher dans les différents dossiers et ne risquent plus d’utiliser des informations obsolètes.
C’est aussi un gain de temps considérable en matière de création de contenu. La médiathèque documentaire de votre GED contient tous les visuels et les cas clients à utiliser.
Consultez notre article sur les critères pour bien choisir votre GED.
Marketing, qualité, RH, juridique, comptabilité… Quel que soit votre métier, la GED simplifie la collaboration.
Échangez avec un expert Numen pour identifier les bons cas d’usage dans votre organisation.
Pour que votre GED soit réellement efficace, quelques bonnes pratiques sont nécessaires. Objectif : éviter le retour des silos.
Un projet GED ne peut pas être porté uniquement par la DSI ou les RH. C’est une erreur que commettent de nombreuses entreprises. Au contraire, vous devez veiller à impliquer l’ensemble de vos services dans ce projet.
Pensez notamment à vos équipes sur le terrain. Elles sont souvent les mieux placées pour identifier les besoins réels en matière de gestion documentaire.
De cette manière, vos collaborateurs vont comprendre rapidement l’intérêt de la GED pour leur propre activité quotidienne. Ils perçoivent positivement sa mise en place et adhèrent donc plus facilement à votre projet.
Ne compliquez pas les choses. Le classement des documents doit suivre une logique claire, compréhensible par tous, peu importe le service concerné. Il est important d’établir des règles qui seront partagées par l’ensemble de vos salariés. Définissez :
Par exemple, un contrat fournisseur devra toujours suivre la même structure : NomFournisseur_TypeContrat_Date. Ce type de convention facilite la recherche de documents. C’est un gain de temps considérable pour vos équipes.
Pour que la GED devienne un réflexe, elle doit s’intégrer naturellement dans les outils que les collaborateurs utilisent déjà.
Il est donc important de prévoir son interconnexion avec Outlook, Teams, SharePoint, les ERP et les CRM de votre entreprise.
De cette manière, vos commerciaux pourront déposer les contrats signés dans la GED directement depuis votre CRM. Même chose pour la comptabilité qui sera en mesure de consulter une facture sans quitter l’ERP.
Pour que la mise en place de votre GED soit un succès, vous devez encourager vos équipes à l’adopter. Et pour ça, il est primordial de les accompagner dans la prise en main de l’outil.
Prenez le temps de former vos salariés au préalable. Pensez également à proposer des ressources en accès libre comme des tutoriels, des guides ou des vidéos. Une hotline et des relais dans chaque service sont également utiles.
En d’autres termes, vous ne devez pas tout miser sur l’outil en lui-même. Même la GED la plus performante ne vous sera d’aucune utilité si elle n’est pas correctement utilisée.
La GED est une des briques indispensables à votre transformation digitale. Sans elle, votre digitalisation risque de ne pas être complète et de ne pas porter ses fruits.
Et la suite ? L’intelligence artificielle, déjà intégrée dans certaines solutions comme celles de Numen, ouvre la voie à une GED capable de comprendre vos contenus, de vous proposer des actions pertinentes et de trier automatiquement l’information. Au programme, moins de temps perdu, plus de valeur ajoutée et une organisation qui s’adapte plus facilement aux changements.
Pour lancer votre projet GED, n’hésitez plus, contactez les experts NUMEN.