Tout savoir sur la copie fiable

Qu’est-ce que la copie fiable ? 

La copie numérique fiable est la combinaison de deux opérations : 

• La copie numérique fidèle. 
  Qui permet de garantir que la copie numérique est « fidèle » à l’original. 

• La conservation numérique durable, 
  Qui permet de garantir que le document numérique n’est pas altéré pendant sa conservation. 

C’est cette combinaison qui permet à un document, initialement papier (et numérisé) de conserver sa conformité juridique, et donc sa valeur probatoire, selon les termes du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016.  

Les avantages de cette copie fiable sont précisément de disposer rapidement et en tout lieu d’un document juridiquement conforme (il est en effet plus facile et plus rapide d’accéder à une archive numérique qu’à une archive papier), voire d’aller jusqu’à la non-conservation, ou la destruction, de l’original papier et de permettre des économies de place, donc financières. 

La copie fiable, dans quel cas ?

Le contexte juridique 

La valeur probante d’une copie est laissée à l’appréciation du juge : 

Selon l’article 1379 du code civil : « La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable, la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique. Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État. Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée ». 

Est présumée fiable, au sens du deuxième alinéa de l'article 1379 du code civil, la copie résultant soit : 

1. D'un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie.
2. En cas de reproduction par voie électronique, d'un procédé qui répond aux conditions prévues aux articles 2 à 6 du présent décret de décembre 2016. 

Si nous nous intéressons au deuxième cas, le plus accessible, les conditions sont : 

• Article 2 : Conditions de la copie pour fournir les informations de contexte et la garantie de l’identification du document. En particulier date de création de la copie, l’identité de la personne l’ayant numérisée, l’identification du document original, les conditions techniques de la copie numérique (réglages des matériels de numérisation) et les tests réalisés sur des documents analogues pour garantir la maîtrise du précédé. 

• Article 3 : Garantie de l’intégrité scellée par une empreinte de cryptographie standard avec horodatage qualifié. 

• Article 4 : Conservation de la copie numérique dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.

• Article 5 : Conservation des empreintes et les traces générées lors de la copie aussi longtemps que la copie électronique produite et dans des conditions ne permettant pas leur modification. 

• Article 6 : Sécurisation des accès.

Ce qui concrètement signifie : 

• Tracer toutes les opérations notamment avec un journal des évènements de la chaine de numérisation. 

• Documenter l’ensemble du processus : numérisation et conservation. 

• Mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées : Contrôle d’accès physique et logique, copies de sauvegarde, contrôle qualité, analyse des risques, cryptage, … 

• Verser la copie et l’ensemble des éléments associés dans un SAE (Système d’Archivage Electronique) ou dans un CFN (Coffre-Fort Numérique) répondant aux normes NF Z 42-020 ou NZ Z 12-013. 

Si la garantie d’intégrité est réalisée avec des moyens d’horodatage et/ou de signature conformes au règlement eIDAS ; la présomption d’intégrité des copies numériques sera automatique et cela renverse la charge de la preuve si un contradicteur souhaitait démontrer la non-conformité de la copie. 

CFN ou SAE ? 

Comme dit plus haut, il existe en France deux moyens de conserver la copie numérique fiable dans les conditions requises : Le CFN (Coffre-Fort Numérique) ou le SAE (Système d’Archivage Electronique). 

Par essence, ces deux dispositifs assurent la fiabilité des copies numériques en garantissant leur non-altération et donc permettent de répondre à la question : le document numérique extrait est-il conforme à celui initialement versé ? 

Alors CFN ou SAE ? Lequel de ces deux dispositifs devez-vous retenir ? 

En réalité cela dépend de l’usage qui sera fait de vos documents conservés. Le SAE est conçu pour des archivistes afin de répondre à des enjeux d’archivage de longue durée, il prévoit des concepts de garantie de réversibilité dans des temps indéterminés, forcément lourds et couteux. 
Le CFN est dédié à la sécurisation de l’intégrité, de la conservation et de l’accès au document. Il est donc mieux adapté à des enjeux de conservation de type « gestion » pour des durées de quelques années dépassant rarement cinquante. 

Opérer la copie fiable soi-même ou externaliser ? 

Une organisation française peut choisir d’obtenir les certifications nécessaires pour traiter la copie fiable, en interne. C’est possible mais incontestablement coûteux et exigeant. 
L’alternative est de confier cette mission à un prestataire qualifié et certifié qui disposera d’équipes rompues à l’exercice, de moyens adaptés et qui fera la veille juridique et technologique indispensable à la maintenance d’un tel procédé. 

A noter que le Luxembourg, toujours très soucieux de ces sujets et précurseur en la matière, a décidé d’imposer l’externalisation. Il n’est, en effet, chez notre voisin possible d’obtenir une copie fiable qu’en passant par les services d’un prestataire certifié PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et Conservation). Numen étant l’un des deux premiers prestataires à obtenir cette certification dès 2016.