Pourquoi digitaliser ses archives de bulletins de paie ?

Bien que de nombreuses entreprises aient adopté les bulletins de paie numériques, un grand nombre d’entre elles continue de stocker les documents plus anciens en format microfiche ou papier. Ces méthodes, désormais dépassées, ne correspondent plus aux exigences et aux besoins actuels des organisations. Une gestion documentaire moderne implique en effet la numérisation des documents administratifs, étape essentielle dans la transition vers la digitalisation. Découvrez avec Numen 3 bonnes raisons de digitaliser vos archives de bulletins de paie.

1. Renoncer à des méthodes d’archivage non pérenne

Pendant de nombreuses années, les entreprises ont privilégié l’archivage des fiches de salaire sous forme de microfiches. Cette technique, consistant à la miniaturisation des documents sur un film photographique, permet de réduire de manière drastique les besoins en espace de stockage. Elle se heurte toutefois à des défis majeurs liés à l'évolution des besoins en matière d'accès et de conservation des données.

L'obsolescence progressive des équipements spécifiques requis pour lire ces microfiches complique considérablement la récupération des informations. Le premier risque identifié est la mise en péril de l'efficacité administrative et de la gestion des ressources humaines de votre entreprise. La rareté et la complexité de la maintenance de ces dispositifs soulignent donc une fragilité dans la chaîne d'accès à l'information.

La résistance au temps des microfiches est également une question centrale. Elles sont en effet susceptibles de s'altérer ou de devenir inutilisables, compromettant ainsi l'intégrité des documents archivés. Les conditions de conservation et de manipulation, si elles ne respectent pas des normes strictes, peuvent accélérer leur dégradation. Cette vulnérabilité pose un risque non négligeable pour la conservation à long terme des archives d’une entreprise, en particulier des fiches de salaire.

Face à ces enjeux, la digitalisation des bulletins de paie apparaît comme une alternative plus fiable. Ce processus permet de transformer les documents conservés sous forme de microfiches en formats numériques, non seulement plus résistants au temps, mais aussi plus faciles à gérer et à sécuriser. Les entreprises bénéficient alors d'une conservation durable des bulletins de paie, protégés contre les risques de dégradation physique, de perte ou de dommages liés aux aléas environnementaux. Les documents numérisés sont, par ailleurs, stockés sur des serveurs sécurisés ce qui garantit leur disponibilité et leur intégrité à long terme. Cette approche répond donc efficacement aux exigences légales de conservation et d'accès aux documents. Elle facilite également les futurs audits et les requêtes administratives.

2. Remplir ses obligations réglementaires grâce à la digitalisation des bulletins de paie

Depuis la Loi El Khomri, les entreprises ont l’obligation d’assurer la disponibilité des bulletins de paie électronique pour chaque salarié :

• Pendant 50 ans ou,
• Jusqu’à ce que celui-ci ait atteint l’âge de 73 ans (67 ans + 6 ans).

L’objectif de cette obligation est de garantir aux salariés l’accès aux informations en cas de litiges ou de requêtes ultérieures.

Pour assurer leur conformité réglementaire, les entreprises doivent donc assurer la disponibilité et l’intégrité des bulletins de paie sur le long terme.

Cela passe, tout d’abord, par la numérisation de ces documents stockés sous forme de microfiches. Cette étape est bien évidemment insuffisante. Les bulletins électroniques doivent ensuite être stockés de manière sûre et pérenne. La mise en place la GED (Gestion Électronique des Documents) se présente comme une solution efficace. Elle permet, en effet, de classer, de partager et de gérer facilement l’ensemble des documents numériques d’une entreprise. Elle garantit également de pouvoir retrouver rapidement une fiche de paie en cas de besoin grâce :

• À l’indexation du document lors de son intégration dans la GED ;
• À la mise en place d’un plan de classement conforme à la logique métier.

Enfin, pour assurer l’archivage à long terme et l’intégrité des bulletins de paie, la GED doit être associée à un Coffre-fort numérique (CFN). Cet outil assure, en effet, l’inaltérabilité et la valeur probatoire des documents.

3. Faciliter l’extraction de données pour optimiser les processus de l’entreprise

La numérisation facilite l'extraction de données à partir des bulletins de paie archivés sur microfiches. Ce processus apporte un progrès notable dans la gestion des ressources humaines de votre entreprise et optimise ses processus.

Avant la digitalisation, les archives étaient statiques. Extraire des informations était un processus long, complexe et fastidieux. A contrario, une fois numérisés, les documents archivés se transforment en sources d'informations dynamiques et surtout exploitables.

Grâce aux bulletins de paie numérisés, les ressources humaines ont accès facilement et rapidement aux données dont elles ont besoin dans le cadre de leurs différentes missions. Ces informations peuvent ensuite être traitées, stockées, analysées et réutilisées afin d’améliorer la prise de décision stratégique au sein de votre entreprise. Cette extraction permet également d’automatiser et d’optimiser les processus de votre entreprise en supprimant le risque d’erreur.

En offrant une vue d'ensemble claire et actualisée, la digitalisation des bulletins de paie conduit à une analyse plus fine de l’information et une réactivité accrue face aux enjeux internes et externes. Elle contribue donc à optimiser la gouvernance de votre entreprise.

Une gestion documentaire moderne inclut nécessairement la numérisation des bulletins de paie. Elle permet de répondre aux besoins actuels des entreprises en termes d’accessibilité, de sécurité et de conformité réglementaire. La digitalisation se révèle, par ailleurs, comme un véritable enjeu stratégique pour les entreprises. La dématérialisation de ses microfiches de paie leur offre en effet de nombreux avantages. Elle facilite l’accès et la recherche d’informations, garantit la sécurité des données personnelles et assure la conformité de l’entreprise avec la réglementation. Elle démontre, enfin, leur volonté d’innovation, de modernité et de performance.