GED - La valeur est dans la recherche

GED - La valeur est dans la recherche

Gestion de contenu, GED

Organiser votre gestion documentaire suppose une vision d'ensemble des processus qui l'alimentent (Qui, quoi et comment dépose-t-on les documents dans la GED ?), des processus qui s'en servent ( Qui, quand, comment a-t-on besoin de quels documents) et donc comment ira-t-on les rechercher. Car, commençons par rappeler une évidence : si l'on garde un document c'est qu'on sait que l'on en aura besoin un jour...

Et le jour en question, si on a le temps de chercher et qu'on trouve : il n'y a dans ce cas "que" du temps perdu si la recherche n'est pas immédiate. Si on n'a pas le temps de chercher et on ne trouve pas, il faudra alors faire sans le document, avec des risques d'erreurs, de non-conformité, de défaut de preuve, etc. ; ou pire il faudra recréer en ajoutant aux risques un coût élevé !

Disposer d'un outil de recherche rapide et efficace est un enjeu majeur. 
Ce que confirment 47% des décideurs pour qui faciliter la recherche des documents et de l'information est une priorité dans leurs projets à court terme.
(Markess - 10/2021)

C'est quand on à besoin du document que la GED prouve son utilité

Bien-sûr le rythme du besoin de recherche variera; certains documents seront utilisés plusieurs fois dans leur vie, d'autres ne seront recherchés que plus rarement, voire jamais, mais on les conserve dans l'hypothèse d'un litige, d'une garantie ou d'un besoin d'analyse futur. Si, au moment où l'on le classe, on ne sait pas toujours si on aura besoin de retrouver un document, on est en revanche certain que quand le retrouver sera nécessaire, on en aura besoin vite et que tout allongement du temps de recherche est autant une perte de productivité que financière.

On réalise ainsi que le bénéfice d'usage premier de la gestion documentaire n'est pas dans le versement ou la conservation dans le système mais bien dans l'efficacité de la recherche au moment où le document cible devient nécessaire, souvent indispensable, au processus de gestion ou de décision en cours. Car c'est au moment où l'on en a besoin que l'on a le moins de temps à perdre.

Les temps consacrés à la recherche de documents par les collaborateurs en entreprise sont estimés entre 5 et 7h par semaine, soit en moyenne plus d'une heure par jour !

*LAIM (L'Association Information et Management) estime, par exemple, à 7h30 par semaine le temps moyen passé à chercher une information sans la trouver...). IDC (International Data Corporation) l'estime à 7h40 ...

Classer judicieusement ses documents est évidement la première bonne pratique pour les trouver plus facilement...

Mais voici une autre réalité, ce n'est pas toujours celui qui classe un document qui ira le (re)chercher. Et, bien sûr, plus il y aura de "chercheurs" possibles plus il y aura de complexité dans le choix du classement judicieux...

Précédemment, quand on était au tout papier, les "utilisateurs" avaient résolu le problème de façon simple (mais coûteuse) : Ils faisaient autant de copies que nécessaire, autant de duplicatas que de services, que d'entités. Chaque sous-ensemble avait ses armoires et ses dossiers organisés selon sa logique d'utilisation. Une facture était ainsi dupliquée en autant d'exemplaires que de services utilisateurs (Comptabilité, ADV, Commerce, Livraison, ...) qui chacun classait son exemplaire selon son besoin actuel ou futur : Période, client, contrat, projet, zone géographique, commercial en charge, etc.

La GED, qui permet de ne créer et de ne stocker qu'un "exemplaire" du document numérique avec des accès mutualisés et sécurisés, apporte évidemment un premier bénéfice très important à la gabegie et au risque que créer la multiplication des copies de confort. Pour autant cela ne permet pas de répondre aux besoins nés de la différence de logique entre la recherche de l'utilisateur et celle du classement initial.

Certes si la GED dispose d'un plan de classement, cela facilite et simplifie la bonne insertion et donc la recherche simple ou parfaitement cohérente avec ce plan de classement. Mais ne répondra pas au changement de paradigme entre classement et recherche. Par exemple, si on recherche tous les clients à qui l'entreprise a vendu un produit X, les classements anticipés comme ceux évoqués plus haut ne seront d'aucune utilité.

On comprend alors que la mise en GED des documents (que ceux-ci soient nativement numériques ou qu'ils soient devenus par numérisation) doit impérativement s'accompagner d'une réflexion en amont pour déterminer le plan de classement judicieux en regard de tous les usages et de moyens de recherche puissants pour répondre aux besoins des utilisateurs.

Un bon plan de classement et des index ne suffisent pas toujours...

Au-delà de la recherche selon le plan de classement, naturellement la plus simple, il est utile d'ajouter aux documents déposés en GED des métadonnées pour favoriser la recherche. Par exemple : des dates associées au document, le nom du tiers concerné, l'entité, l'objet simplifié, etc. On dispose alors d'un moyen de recherche, complémentaire au plan de classement, et très efficace puisqu'in saura retrouver tous les documents associés à une métadonnée ou un groupe de métadonnées. Il faut être parcimonieux et pertinent dans le choix des métadonnées, de sorte que le processus qui qualifie un document au moment du dépôt il s'agit d'une contrainte chronophage dont elle ne perçoit pas toujours l'utilité. Dans ce cas, son implication est alors rarement à la hauteur de l'enjeu...

A noter que les métadonnées associées aux documents ne sont pas les mêmes dépendamment de leur nature ou de l'usage qui en sera fait : date d'émission, date de signature, date d'échéance, période, émetteur, destinataire, nature, projet, millésime, etc. Un contrat n'a pas besoin des mêmes métadonnées qu'un bulletin de paie. Attention donc à ne pas multiplier excessivement les index et les choix possibles car, comme dit plus haut, plus la demande de qualification est ambitieuse, plus le risque d'erreur ou d'absence sera fort.

Ajoutons que là "ré-indexation" n'est pas toujours faite et est rarement anticipée. Changement de nom, déménagement ou mutation seraient, par exemple, de nature à modifier l'indexation rendant parfois caduque la recherche sur les index précédemment associés aux documents déjà en GED.

Globalement les index sont un outil de recherche très efficace si le besoin de recherche a été anticipé et que les métadonnées, en nombre réduit, correspondent aux besoins.

... Avoir un puissant moteur de recherche c'est encore mieux.

Mais il arrive, de plus en plus fréquemment, que l'ont ait besoin de rechercher des documents sur des critères nouveaux, non anticipés. Par exemple, nous sommes tous confrontés à la problématique du RGPD : Comment identifier dans un document la présence de données que l'on avait pas initialement prévu de chercher ? Monsieur X fait jouer son droit à l'oubli, comment retrouver tous les documents qui mentionnent cette personne ? Le nombre d'index, pour des raisons pratiques d'alimentation ou de lecture, est naturellement limité. L'explosion du besoin d'analyse des données pousse à rechercher de plus en plus fréquemment des informations piégées dans des documents selon de nouveaux critères et donc, par construction, non anticipés. Il n'y a alors pas d'autre solution que de faire ce que l'on appelle de la recherche "full text", c'est à dire une recherche libre dans l'intégralité du corpus documentaire cible.

Pour cela, il faut déjà que le contenu ait été rendu disponible et accessible au moteur de recherche. Par exemple que la photo, prise avec un smartphone, d'un document soit "OCRisée" pour en rendre le texte accessible. Alors, un moteur de recherche apte à partir en quête et trouver rapidement les éléments recherchés dans un "vrac" textuel pourra entrer en jeu. A noter que le besoin de puissance de ce moteur est exponentiel, il adresse un volument évidemment beaucoup plus important que celui des index.

Enfin, et dans tous les cas, pour être efficace le moteur de recherche devra proposer une restitution structurée et intuitive à l'utilisateur qui pourra valider sa recherche grâce à un extrait ou une prévisualisation ou l'affiner par ajouts successifs de critères.

Bien sûr, si la recherche devait être récurrente, la mémoriser ou la partager est un atout qui fera la différence.

Anticiper le déploiement d'un système de recherche documentaire efficient fait partie des 5 questions essentielles à se poser pour bien choisir sa GED. Cela passe par une bonne analyse du fond documentaire et des fluc qui l'alimentent pour concevoir le plan de classement judicieux, l'indexation efficace, et, bien sûr, le choix du bon logiciel de GED pour être sûr de disposer d'outils de recherche puissants et adaptables aux besoins variés et évolutifs d'utilisateurs plus ou moins rodés à l'exercice.

Si notre R&D s'est autant investie pour doter Doxtreem d'un moteur puissant c'est parce que nous savons qu'en matière de GED la valeur est dans la recherche !

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