Commission Européenne x Numen : faciliter la recherche et l'accès aux documents archivés

Un fort besoin de digitaliser le patrimoine

Numen Europe accompagne les institutions européennes et les organisations internationales dans leur transformation digitale depuis plus de 15 ans. Nous observons deux objectifs majeurs dans tout projet de dématérialisation : l’archivage d’une version électronique et la diffusion à un large public. L’archivage électronique de documents numérisés facilite les recherches tout en préservant les contenus dans le temps. La digitalisation des archives permet également de les rendre disponibles et consultables en ligne.

A titre d’exemple, le Service des Archives Historiques (SAH) de la Commission Européenne (Office Infrastructures et Logistique (OIB) à Bruxelles) a souhaité numériser la collection des documents COM (propositions législatives, rapports, livres verts et livres blancs, etc. de la Commission). Ce projet de dématérialisation documentaire, mené dans le respect de la réglementation européenne en la matière, concerne des documents produits entre 1958 et 1991 et inclut des documents confidentiels déclassifiés. En effet, les documents de la Commission transférés au service des archives historiques doivent être rendus publics 30 ans après leur production –conformément au règlement n° 354/83 relatif à l'ouverture au public des archives historiques de la CEE et d'Euratom. L'accès aux documents de moins de 30 ans est quant à lui régi par le règlement n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents.

Un service de bout en bout

En réponse à ces vastes projets de digitalisation de l’information et de gestion de contenus, Numen Europe apporte une réponse globale incluant la réception, l’inventaire physique des documents, leur préparation, la numérisation, le traitement et contrôle des images, l’OCR et la production de métadonnées, la production et le contrôle des livrables.

Ces prestations de bout en bout nécessitent de nombreux intervenants de différents profils (développeurs, scannéristes, opérateurs de traitement, opérateurs qualité…). La R&D de Numen s’implique également sur chaque projet pour optimiser les processus ainsi qu’assurer les développements spécifiques nécessaires.

Numen Europe produit dans toutes les langues de l’Union Européenne et est capable de traiter tout type de documents aussi hétérogènes soient-ils. Habitués à traiter de forts volumes (se comptant en millions de pages), des documents produits à des époques différentes sans structuration, Numen Europe dispose des meilleurs scanners industriels adaptés au besoin de chaque projet.

La qualité, signature d’un opérateur de confiance

Numen Europe est Certifié ISO 9001 depuis 1998 et ISO 27001 depuis 2015, ce qui implique un respect strict des procédures en termes de relation client et de gestion des risques. La qualité est essentielle tant pour les livrables que pour la gestion du projet. En plus d’être certifié ISO, Numen Europe pratique la méthode Prince2 pour la gestion de projet et applique d’une manière rigoureuse les normes de contrôle qualité ISO 2859-1 pour assurer la qualité de sa production.

Le chef de projet, véritable pivot, garant de la performance

Numen Europe prône la polyvalence parmi ses chefs de projet. Les procédures projets impliquent de maitriser les aspects RH, financiers, planning, qualité, marketing, informatique etc. Pour assurer le cœur de la mission qui est la relation client et le suivi de la production, les chefs de projet Numen jonglent entre gestion des ressources, formation, encadrement des développeurs, opérateurs de production offshore, réclamation/satisfaction client, contrôle de la qualité, spécifications et clarifications, comité de pilotage, facturation…

Ils sont l’interlocuteur de liaison entre le client et les équipes techniques et métier, le point d’entrée et de contact, ou encore « pivot ». A la clé pour nos clients, simplicité, réactivité, et transparence permise par cet interlocuteur unique. Pragmatiques, nous « pensons simplement que pour mener à bien un projet, il faut être organisé, bien communiquer les éléments nécessaires aux différents intervenants et faire un suivi régulier ».