Le secteur de l’immobilier a considérablement modernisé ses outils de communication et de gestion pour être plus efficace et réactif face à la concurrence et à des clients volatiles. L’objectif étant d’accélérer les processus de commercialisation et de mise à disposition des biens. Avec, par exemple, les informations saisies dans les formulaires du site Internet qui alimentent le CRM, lui-même relié à la GED jusqu’au SAE pour l’archivage avec enfin, du case management pour digitaliser les processus entre les différents intervenants.
Autre volet, la nécessité de répondre aux contraintes que le législateur a imposé pour protéger le particulier : diagnostics énergétiques, devoir d’information des risques naturels, le carnet numérique du logement etc.
Plus de 90% des premières recherches pour un bien - en acquisition ou en location - se font sur internet et en utilisant l’ensemble des terminaux disponibles : ordinateurs, Smartphones, tablettes.
Promoteurs et agences immobilières ont rapidement pris en compte que, les ménages à la recherche d’un logement font leur présélection de biens avant de faire appel à eux.
D’où l’importance de projeter le futur acquéreur dans le bien immobilier, avec des plans interactifs, des maquettes en 3D, des visites virtuelles, la réalité augmentée.
Les agences immobilières font désormais des états des lieux dématérialisés sur tablette avec la possibilité de prendre des photos.
Un constat simple : plus de 40% des français sont locataires, et selon la chambre des notaires, 843 000 transactions ont été réalisées, soit une hausse de 9 % sur un an.
Pour dématérialiser de manière complète le dossier locataire et du dossier de réservation en respectant le cadre normatif et légal, les outils de Case Management sont recommandés. Il s'agit d'un plateforme collaborative entre le futur locataire/acquéreur et l’acteur immobilier qui permet de traiter le processus documentaire de manière 100% dématérialisée et accessible 24h/24, 7 jours sur 7. Cela permet des rendez-vous en face à face à « haute valeur ajoutée » et axés sur les visites et le conseil puisque débarrassés des contingences logistiques.
Comment conserver durablement l’ensemble de ce qui est appelé le patrimoine documentaire de l’entreprise, constitué par une grande variété de documents : plans, maquettes, documents engageants (permis de construire, contrats, marchés, …) ? Et surtout comment puis-je être certain que l’ensemble de ces contenus pourra être réutilisé, relu, dans 15, 20 ans et quels que soient les formats ?
Le Système d’Archivage Electronique recommandés doivent respecter le cadre normatif français (NFZ 42013) et Européen (ISO 14641-2) et répondre aux attentes sur la sécurité, l’intégrité, la traçabilité et la pérennité de l’information.
Parce qu’il restera toujours un stock d’archives de dossier locataire, de réservation et parce que tout ne sera pas forcément digitalisé à 100%, il apparait essentiel d’accéder à une solution de gestion globale papier et numérique. Inclure un module de gestion des archives physiques permettant - sur un même socle technique - de gérer, archivage papier et électronique sur la base d’un même plan de classement et référentiel d’archivage doit comprendre des fonctionnalités simples et essentielles :
Enfin, nous recommandons à nos clients la reprise de leurs archives physiques, par la numérisation à l’indexation des documents et l’injection au format électronique dans le SAE.
Depuis le décret N° 2016-1673 du 5 décembre 2016 précisant les conditions de production d’une copie fiable, nous pouvons même aller jusqu’à détruire l’original papier et ne conserver que la copie électronique.
Orignaux papiers, électroniques, doubles électroniques ou copies fidèles, les solutions d’archivage hybride de Numen permettent aux entreprises de gérer l’ensemble du cycle de vie du document depuis son acquisition jusqu’à son sort final et ce même si le document change de support durant sa durée de conservation.