L’époque du dossier patient composé de documents papier classés en chemises et sous chemises par spécialité, par service, etc. est révolue : comment pouvait-il satisfaire les besoins de garantie de conservation intègre, de partage, d’échange et de confidentialité au sein d’un établissement ou entre établissements de santé ?
La gestion de ces dossiers patients a fortement évolué au cours des 10 dernières années, passant des dossiers papier aux dossiers informatisés dont le support de l’information n’est plus le document, mais une somme de connaissances sur supports numériques relatant l’état et l’histoire du Patient.
Les solutions de DPI (Dossier Patient Informatisé) qui permettent cette gestion ont été pensées pour répondre avant tout aux besoins liés au parcours de Santé du Patient. L’ensemble des informations se trouve dans des bases de données selon des schémas propres à la solution choisie. La logique de répartition de ces données est spécifique à chaque outil, et un administrateur de base de données qui tenterait de reconstruire le dossier d’un patient sur cette base n’y arriverait probablement pas. Pour autant, elles répondent parfaitement aux besoins du Professionnel de Santé qui doit saisir une information ou consulter un dossier.
Nous sommes aujourd’hui à la croisée des mondes. Les établissements de santé mettent en place des solutions numériques, mais continuent néanmoins à avoir des dossiers papier.
Il y a plusieurs raisons à cela : tout d’abord, les solutions de DPI sont récentes, et il existe un grade part de l’histoire d’un Patient sur papier. Ensuite, tous les Services d’un Établissement de Santé ne sont pas encore équipés de moyens de saisie et de consultation des données numériques comme les tablettes, les smartphones et le réseau informatique permettant d’y accéder. Enfin, la technologie numérique nécessite une mutualisation des informations issues d’une multiplicité d’applications et de formats, ce qui nécessite des travaux d’intégration parfois conséquents.
Malgré toutes ces superbes technologies, nous avons toujours des dossiers papier qui transitent de service en service et sont alimentés par ce qui n’est pas encore saisi numériquement. Un monde hybride (papier électronique) qui va encore perdurer …
Il s’agit donc d’assumer cette phase de transition pendant laquelle il va falloir traiter les deux versions - numérique et papier - des dossiers. Cette gestion hybride de l’information est obligatoire si l’on veut avoir un référentiel du patient exhaustif et cohérent. Ce besoin, les solutions de DPI n’y répondent pas puisqu’elles n’intègrent pas, le plus souvent, de moteurs de recherches capables de gérer à la fois le papier scanné et leurs propres informations.
On se retrouve donc avec un volume de papier qui continue de croitre, et des délais d’accès à ces documents (pour peu qu’ils n’aient pas été numérisés) plutôt longs. Cette croissance est aussi liée aux délais de conservation et aux conditions de destruction (régis par la circulaire de 2007 et le CSP, mais qui seront modifiés dans la future loi de santé). Dans les faits, peu de campagnes de tri sont organisées en dehors de celles provoquées par la nature.
Dans ce contexte, une solution d’archivage numérique en complément du DPI prend tout son sens, car elle permet d’assurer dans la durée la conservation des informations et la gestion des durées dynamiques de conservation (un médecin doit par exemple garder un document 5 ans après le décès de son patient, même s’il ne le connaissait pas lors du versement du document). Elle est conçue pour gérer aussi bien des données nativement numériques que des données papier numérisées, avec la capacité de rechercher dans les deux mondes comme s’ils n’étaient qu’un. Elle apporte la pérennité dont ces informations ont besoin quand on doit les conserver plusieurs dizaines d’années (et de préférence dans un format ouvert afin de rendre une éventuelle migration moins douloureuse). Enfin, dans certains cas, elle assure la valeur probatoire qui est incontournable quand on parle de documents engageants dont la nature est numérique.
Ainsi, une bonne solution d’archivage numérique en complément d’une solution de DPI permet la gestion optimisée des archives dans le respect des règles métier, le partage et l’échange soumis à approbation des données archivées, la pérennité et l’intégrité des informations qui ont vocation à être conservées longtemps, la gestion des données hybrides, et la valeur probatoire pour faire la preuve de ce qui a été remis,prescrit, diagnostiqué.
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