Réussir son projet de dématérialisation : la méthode

Mener un projet de dématérialisation ne s’improvise pas : sa réussite dépend avant tout du bon respect d’un certain nombre d’étapes essentielles. Le délai et le bon déroulement du projet sont, en effet, aussi importants dans le résultat final que la réalisation du projet en luimême. Numen, spécialiste de la transformation digitale, partage son guide méthodologique pour permettre à chacun d’identifier les points incontournables qui mèneront au succès de tout projet de dématérialisation.

Redéfinir le projet de dématérialisation

Un bon projet de dématérialisation se déroule en 6 étapes :

• Procéder à un inventaire sérieux. Une analyse fine du projet alimente l’étape d’analyse et de conception. Cela écartera les risques de dépassement de budget et/ou de délai, en plus des possibles incompréhensions en interne et avec le prestataire.
• L’analyse et la conception accomplies par les équipes projets, intervenants et utilisateurs finaux conjointement. Il faut bien déterminer la matière première du projet (documents, processus, informations) pour en constituer la méthodologie et s’y tenir.
• La réalisation du projet dépend de la bonne participation des utilisateurs finaux. Un projet cadré par les clients du début à la fin du projet assure son succès. En effet, ceux-là sont à même de déterminer les orientations et prendre à leur compte les facteurs de succès du projet. Ils se doivent donc de participer pleinement au projet et être consultés à chaque étape du processus.
• Valider la recette nécessite une interaction technique et un ajustement fonctionnel réactif : tous les participants au projet doivent communiquer tout au long du processus. Point important : attention à l’estimation de la volumétrie tout de même.
• La mise en production prend en compte l’orientation du projet déterminée au préalable, et l’environnement existant pour une organisation réellement complète.
• Adresser un suivi et des ajustements par un CSM (Customer Success Manager) garantit la réussite. Grâce à son expertise et sa vision globale qui admet un ajustement des imprévus, une prise en compte des retours des clients, cette application propose une optimisation continue de la gestion documentaire et des processus.

Structurer son projet après cadrage

La conception du projet de dématérialisation suppose de répondre à différents besoins essentiels à sa légitimité. Numen en dégage 8, qui sont les suivants :

• Définir le document : comprendre la granularité documentaire pour mieux exploiter les informations (s’agit-il d’un document ou de plusieurs documents regroupés en un seul ?) ;Définir la page blanche : se mettre d’accord sur les pages inutiles ou non capturables est un procédé inéluctable, qui permet de gagner du temps.
• Produire un identifiant unique : propre à chaque document, l’identifiant unique doit notamment permettre d’éviter les doublons et les ambiguïtés lors de recherches, qu’elles soient simples ou complexes.
• Recherche de document : indexer les documents requiert une liste exhaustive des informations utiles encapsulées dans un document, pour une recherche pertinente et rapide. Il faut donc identifier les métadonnées à associer au document.
• Accès et restrictions : définir les utilisateurs autorisés à accéder ou non aux documents et aux informations.
• Sécurité : les données sensibles doivent être protégées, pour cela, il est nécessaire d’affiner les habilitations.
• Réglementation des données : garantir le respect du cadre juridique et réglementaire du projet équivaut à respecter des normes documentaires, mettre en place un système informatique adapté et toutes les modalités de conservation et de durée de stockage.
• Définir une source de données : une source de données précise alimente de manière cohérente l’outil de gestion documentaire. Un document référent est nécessaire pour éviter les répétitions

D’autres points méritent une attention particulière, tels que la distinction entre le traitement des flux documentaires et celui du stock documentaire, qui ne présentent pas les mêmes caractéristiques et circuits de traitement. En effet, si les flux documentaires contribuent à enrichir les dossiers et sont simples à extraire, le stock documentaire, lui, est constitué d’archives qui doivent être classées et rangées, tout en prenant en compte leur état de conservation.

Dans tous les cas, la mise en œuvre optimale d’un projet de dématérialisation passe assurément par une bonne appropriation des outils par l’utilisateur final, en modelant leur interface et en facilitant leur prise en main notamment. Ce n’est qu’en communiquant autour de l’outil et de sa mise en fonction que le projet de dématérialisation sera une réelle réussite. Sachant qu’affiner cette méthodologie est finalement peu coûteux, il y a tout à gagner à l’améliorer et tenir compte des retours d’expérience des clients.