5 questions à se poser pour bien choisir sa GED

Gestion de contenu, GED

5 questions à se poser pour bien choisir sa GED

Les pratiques de travail ont énormément changé ces derniers mois et aucun retour aux "anciennes méthodes" n'est envisagé. Les journaux/spécialistes parlent de "digital workplace" ou de travail décentralisé. Le télétravail est entré définitivement dans les habitudes des organisations tant entreprises privées que services publics  

Nous avons pu constater que les outils digitaux nous permettaient justement de travailler en équipe et de bien communiquer à distance avec la visioconférence, les tchats et autres outils de collaboration.  

Avec ces nouveaux usages, les organisations publiques et privées ont compris qu'il faut maintenant aller plus loin dans l'organisation de l'information et des pratiques de gestion documentaire. Cette prise de conscience est générale et un outil tel que la GED (gestion électronique des documents) nous permet de répondre à ces enjeux.

Comment classer et indexer des documents ? 

Lorsque l'on choisit un logiciel de gestion des documents, il faut se poser plusieurs questions sur les pratiques internes concernant la circulation des documents et les différents processus existants. Nous pouvons remarquer qu'il n'existe pas un modèle unique mais que plusieurs modèles cohabitent pour permettre aux collaborateurs de travailler efficacement en fonction de leur métier. Il y a bien sûr des règles communes liées au RGPD ou à certaines obligations règlementaires qui devront être prises en compte par la solution. 

La mise en place d'un plan de classement modèle et de règles qui automatisent certains processus ou la bonne application de contraintes règlementaires permet déjà aux organisations de mieux gérer leurs documents courants et de limiter certains risques ou la perte d'information. Une attention particulière doit être portée sur l'indexation des documents. Celle-ci doit permettre non seulement de retrouver facilement un document mais également d'y appliquer des règles fines de gestion.  
 

Pourquoi améliorer l'accès à vos contenus ?

Au-delà du classement des documents et de certaines règles de gestion ou de conservation, une solution de GED permet à tous les collaborateurs un accès 24/7 à différents contenus et de faciliter ainsi le télétravail. Cet accès doit être absolument sécurisé et restreint en fonction des habilitations et besoins de chacun. Que ce soit sur des profils, des groupes, des documents, de leur niveau de confidentialité, de leur indexation ou de leurs propriétés, il est indispensable qu'une GED propose une solution de gestion des droits très fine afin d'éviter tout désagrément. 
 

Comment rechercher rapidement des documents ?

Une GED doit également proposer un outil de recherche puissant aux utilisateurs car il n'est rien de plus frustrant que de ne pas trouver en quelques clics ou mots-clés des documents stockés ou sur lesquels nous devons travailler. Trop de solutions disposent encore de moteurs de recherche trop simples en termes de critères ou de trop peu de possibilités d'indexation des documents.
 

Quel outil permet une meilleure collaboration ? 

Une GED ordonne, stocke et sécurise vos documents mais elle doit proposer plus que cela encore. Une GED doit proposer des outils de collaboration, de diffusion, de traitement des documents courants que l'on soit un collaborateur de l'entreprise ou un tiers avec lequel vous avez besoin d'interagir régulièrement ou ponctuellement. Une GED peut intégrer la signature électronique, l'envoi en courrier recommandé, la création de data room pour partager en sécurité des documents, des notifications, des alertes, du versioning de documents, des annotations… Ces outils doivent être intégrés à la solution et proposer un parcours sans couture aux utilisateurs.
 

Comment favoriser l'intéropérabilité ?

On ne peut pas mettre en place une GED sans penser aux interfaçages nécessaires. La GED fait partie de l'écosystème de l'entreprise et de son SI. Il est important de choisir une solution qui communique avec les différents logiciels de l'entreprise qui devront y verser ou, inversement, y puiser des documents. La GED doit être le socle qui centralise et préserve le patrimoine documentaire de l’organisation et ce indépendamment des outils qui l’alimentent ou l’exploitent 

Pour la GED, la capture des documents qui la nourrissent est aussi importante, car de la fluidité et de la facilité de son alimentation, quels que soient le format et l’origine des documents (email, courrier, solution métier, scanner, …), dépend l’adhésion des utilisateurs et donc le succès du projet. Idéalement la solution proposera des API ou des connecteurs pour faciliter ces échanges.

La GED a beaucoup évolué grâce aux nouveaux outils numériques et n'est plus un simple outil de stockage. La GED est devenue une plateforme personnalisable qui centralise tous vos contenus documentaires digitalisés et qui vous donne accès aux outils et aux meilleures pratiques de gestion documentaire.

C’est l’outil transverse, socle indispensable à la transformation digitale de votre organisation car il sécurise, partage et valorise votre patrimoine documentaire et informationnel autant qu’il harmonise et fluidifie les échanges des documents porteurs de vos processus et engagements. Enfin, la formation et l'accompagnement au changement sont indispensables car ils garantiront l’adhésion des utilisateurs.
 

 

 

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