Conserver les documents en papier coute-t-il vraiment moins cher qu’en électronique ?

C’est une idée assez largement répandue que la conservation des documents papier, contrats, factures, … est plus économique que leur numérisation, mais en réalité, cela dépend de l’usage qui en est fait.  

Toute l’ambigüité de cette appréciation du coût supposé de la conservation de documents  repose dans le verbe trompeur « conserver » car, en effet, si l’on se contente de « conserver » des documents, alors leur stockage mort au format papier est sans doute le plus économique. Surtout si ce stockage se fait en un lieu à très faible loyer et offrant un environnement qui sied naturellement à la conservation du papier (faible hygrométrie, température stable, pas ou peu de lumière, absence de rongeurs ou insectes papivores, …) 

Mais à y bien regarder qui « conserve » des documents sans but ? 

Si tel est le cas, autant ne pas les conserver du tout, c’est encore plus économique ! 

Si vous conservez des documents c’est bien qu’Il y a un objectif à cette conservation, objectif qui se traduira à un moment ou un autre par le besoin de consultation du contrat initial, de la recherche des données d’une facture, de ce que vous avez, ou qui vous a été commandé… 

Car quand vous avez besoin de lire le document c’est alors que viennent alors se greffer au coût de « conservation » les coûts de : 

• Recherche : Comment retrouver rapidement le document cible ? 
  Dans le meilleur des cas l’indexation à priori (le classement au moment du versement en archive) correspondra aux clés de recherche au moment de l’extraction souhaitée et permettra de pointer, non pas sur un document, mais sur une boîte d’archives. Mais dans l’hypothèse de non-concordance indexation/recherche il faudra extraire beaucoup plus large. Imaginons par exemple un archivage de factures fournisseur classique indexé par fournisseur-année-mois que se passe-t-il si une procédure demande la production de toutes les factures d’achat de viande de bœuf sur 3 ans, ou de toutes les matières en provenance de telle zone géographique ? 

• Extraction : Repérer le document ne fait pas tout, il faut l’extraire : le prendre là où il est pour le mettre à disposition de la personne qui en a besoin, soit en lui apportant l’original, soit, si le contexte le permet, en lui en fournissant un fac-similé. Accès à l’archive, extraction, copie ou envoi physique les temps et les coûts s’envolent car nous parlons essentiellement de traitements manuels. 
  Avec un taux d’extraction de 2% (2 documents sur 100 ont besoin d’être consultés) le coût de l’extraction est 20 fois supérieur au coût de stockage ! 

• Retour & trace : Le document extrait a vocation à revenir ! S’il est extrait physiquement, il faudra savoir où il est et, pendant le temps d’absence de l’archive, en informer quelqu’un qui voudrait en faire une extraction concomitante. Il faudra aussi faire revenir le document extrait pour le remettre à sa place et conserver la cohérence de l’archive. 

A ces coûts de recherche, extraction et retour il faudra aussi ajouter les risques inhérents à ce type de manipulations.  

• Risque de dégradation de l’original, 

• Risque de perte/non-retour des documents extraits, 

• Risque de rupture de la chaine de confidentialité.  

Les documents archivés sont souvent engageants, uniques, originaux, ils ont une valeur patrimoniale ou juridique. Les archiver les préserve de ce qui pourrait les endommager, les rendre illisibles ou inaccessibles. C’est aussi un moyen de préserver la confidentialité. 

Mais que deviennent toutes ces précautions quand le document sort de son cocon ? Combien vous coutent les risques pris ? Pour le RGPD on le sait (jusqu’à 4% du chiffre d’affaires), la reconstitution est pour sa part estimée à 250€ par document !  

Combien d’organisations suppriment de leur archives les documents qui n’ont plus besoin d’y être conservés ? Pratiquement aucune ! Toutes continuent à avoir les coûts de stockage physique de documents inutiles car les supprimer semble trop risqué ou trop onéreux car pour les supprimer il faut les extraire …  

Autre élément essentiel : Quel est le format source de vos documents ? 

La numérisation progresse, la part des documents nativement électroniques progresse chaque jour ; homogénéiser la conservation des documents est aussi facteur de simplification et donc d’économies.  

Si l’on conserve des documents sans jamais avoir besoin de les extraire, jamais les consulter ou jamais les rechercher selon des critères qui ne sont pas ceux du classement initial, la conservation papier est économique.  

Mais est-ce vraiment un cas d’usage ? Est-ce votre besoin ? 

L’archivage électronique donne naturellement vie aux archives, il n’y a pas de surcoût de consultation ou d’extraction, la recherche multicritère est naturelle, la recherche « full text » est souvent disponible et contrairement aux idées reçues, conserver du papier n’est pas plus fiable que la conservation électronique.  

Croire que conserver du papier est moins coûteux est une idée fausse car basée sur une erreur d’appréciation de la réalité : le vrai coût n’est pas dans la conservation mais dans l’extraction, la vitesse de mise à disposition, la consultation, la valorisation … Et sur ces points, l’archive électronique est imbattable