Conserver les documents en papier est-ce vraiment plus fiable qu’en électronique ?

Cette idée est assez partagée et ancrée dans la pensée commune. Elle trouve probablement ses racines dans l’expérience malheureuse vécue par beaucoup de la perte de fichiers informatiques suite à une panne matériel ou la perte d’un support. Cette fragilité supposée tient surtout au fait que l’on compare des choses non comparables ; en l’espèce un archivage papier organisé et professionnel à un usage personnel et souvent inadapté des outils informatiques. Pour être honnête, il faut comparer un système d’archivage papier à un système d’archivage électronique, pas au stockage aléatoire de documents sur une clé USB ou un disque dur local.

Premier point important : L’archivage électronique est défini par la norme NF Z 42-013 publiée par l’AFNOR en 1999 puis révisée en 2001 puis en 2009 et plus récemment en 2020. Cette norme énonce un ensemble d’exigences et de recommandations fonctionnelles, organisationnelles et d’infrastructure pour la conception et l’exploitation d’un système d’archivage électronique (SAE). Le texte normatif aborde l’organisation autour des fonctions de l’archivage électronique, le versement, la conservation, l’accessibilité, la communication et la gestion des éliminations, l’interopérabilité du SAE, la restitution et la réversibilité.

Le sujet est donc cadré et il est assez simple de vérifier qu’un prestataire ou une solution répond à cette norme car il doit obtenir régulièrement sa certification (NF 461).

Sans entrer dans les détails techniques un SAE garantit l’intégrité des éléments versés, l’accessibilité et la réversibilité. Autrement dit que le document versé ne sera pas altéré, que l’on pourra toujours le lire et que l’on pourra toujours l’en extraire. Les moyens mis en œuvre sont aussi nombreux que précis, et ils sont surtout universels car répondant à des standards internationaux. Citons-en un : le stockage en « Y ». Tout document déposé dans un SAE est stocké simultanément en 2 endroits totalement distincts pour garantir un niveau de disponibilité. C’est un peu comme si pour chaque document papier archivé vous faisiez une copie certifiée conforme que vous stockeriez en un autre endroit distant pour ne pas l’exposer aux mêmes risques.

Un Système d’Archivage Électronique garantit l’intégrité du document versé. Ce n’est pas anodin. Pouvez-vous toujours relire vos fadettes, en particulier celles imprimées sur du papier thermique ? Votre lieu d’archivage est-il de façon certaine à l’abri de l’humidité, des insectes, de la lumière, des attentats, … L’histoire récente a montré que nul lieu ne l’est réellement et définitivement. L’indemnisation par l’assurance en cas de sinistre ne permettra jamais de reconstituer le document perdu. Sans exclure définitivement le risque, admettons que la simple statistique permet de comprendre qu’un document stocké électroniquement à 2 endroits différents pour lequel on dispose de sauvegardes stockées en 2 autres endroits divise à minimum le risque par 4 ! Mais en réalité le réduit pratiquement à néant car la probabilité d’un sinistre destructeur arrive simultanément en 4 endroits différents est très faible.

L’extraction est par définition un point de risque.  Le principe même de l’archivage est de préserver un document pour le jour où l’on en aura besoin. Et le jour venu, le document est extrait. Dans un environnement papier le document extrait quitte, sauf rare exception, son cocon sécuritaire de stockage pour être mis à la disposition du demandeur. Il est alors exposé à toutes sortes de risques allant de l’altération à la perte en passant par la rupture de confidentialité.

La beauté de l’archive électronique c’est que quand on « l’extrait » elle ne bouge pas ! Elle reste sécurisée tandis qu’un fac-similé électronique et un faisceau d’éléments probatoires et de garantie d’intégrité sont adressés au demandeur. Le document archivé électroniquement n’est lui-même alors exposé à aucun risque.

Les avantages de l’archivage électronique sont bien connus : Agilité, longévité, maîtrise de son accessibilité, interopérabilité, … mais indument assimilé à la copie électronique courante il avait hérité d’une image de volatilité.

C’est précisément parce que le stockage électronique avait cette réputation de fragilité supposée que les efforts ont redoublé pour éliminer tous les risques et leur apporter une réponse sûre. Ainsi est né l’Archivage électronique.

Alors, toujours convaincu que stocker du papier est moins risqué que d’utiliser un vrai Système d’Archivage Électronique opéré par un prestataire certifié ?