DAF : La dématérialisation de factures, une évolution gagnante

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DAF : La dématérialisation de factures, une évolution gagnante

La facture est un document particulier, qui porte des éléments de référence tant en terme de droit du commerce que de droit fiscal. À cet égard, elle doit être produite en deux exemplaires originaux (un exemplaire émetteur – le fournisseur – et un exemplaire destinataire – le client), et « portée » à sa contrepartie, c’est-à-dire livrée chez elle. Les 2 parties, fournisseur et client, doivent enregistrer cette facture dans leur comptabilité conformément à l’originale. Si l’originale comporte une erreur, le client doit l’enregistrer en l’état et éventuellement demander un avoir correctif.

La facture électronique bénéficie d’un contexte réglementaire favorable, avec l'article 289bis du Code Général des Impôts, modifié par l'article 17 de la Loi de Finances rectificative pour 2002, qui permet aux entreprises de transmettre des factures au moyen d’un échange de données informatisées (EDI). De plus, le décret n° 2003-659 du 18 juillet 2003 définit les modalités d’émission et de conservation des factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d’une signature électronique. Ce cadre réglementaire est mature et maintenu.

Quand on parle de dématérialisation de factures, il convient toutefois de préciser s’il est question de dématérialisation de factures sortantes : celles émises par le fournisseur vers ses clients, ou de dématérialisation de factures entrantes : celles reçues par une société de ses fournisseurs.

Factures sortantes : partager les bénéfices

Il est possible de dématérialiser les factures émises par le fournisseur vers ses clients de façon partielle (certains clients, certaines prestations, selon certains seuils), ou hybride (un exemplaire papier et un exemplaire électronique). Cette seconde solution est très importante, car si pour dématérialiser l’exemplaire client l’entreprise doit obtenir son consentement, elle peut dématérialiser son exemplaire émetteur immédiatement.

La capacité de réémettre une facture depuis son système informatique de facturation n’est pas admis comme production d’un original : la réversibilité des calculs, comme la TVA dont les taux changent par exemple, n’est pas garantie, ou le papier entête support de l’impression aura pu évoluer dans ses mentions légales de sorte à produire une édition non conforme à l’originale.

Il est donc possible pour une entreprise de dématérialiser son exemplaire émetteur de la facture grâce à l’utilisation d’un SAE (Système d’Archivage Electronique) garantissant le scellement de l’exemplaire original et la conservation réversible du document archivé.

Au-delà du SAE, il convient de produire cet exemplaire immatériel dans un format admis par le législateur fiscal qui devra pouvoir accéder aux pièces indépendamment du système ; le PDF/A (« /A » pour archive) est un format reconnu, accepté et standard.

Cette première étape est déjà porteuse de nombreux avantages pour l’entreprise émettrice :

  • économie de production en évitant l’impression papier ;
  • économie de consultation et de partage ;
  • économie d’espace grâce au stockage électronique de la pièce plutôt qu’un stockage physique ;
  • possibilité d’indexation selon plusieurs critères, là où le classement physique ne présente qu’un plan de classement unique ;
  • accessibilité décuplée car la pièce électronique peut être accessible de partout, là où l’exemplaire papier n’est accessible qu’en son lieu de stockage ;
  • sécurisation de l’archive car il est plus facile de faire une sauvegarde qu’une photocopie certifiée conforme, et garantie de non érosion, la consultation électronique n’endommageant pas le support qui lui-même ne « passe » pas avec le temps ;
  • dynamisation du contenu avec les nouvelles technologies qui permettent une recherche « full-text » dans les pièces archivées sans parler du « big-data » qui permet l’exploitation de la multitude de données contenue dans les factures archivées ;
  • possibilité de « lier » les pièces à d’autres documents pour avoir une vision transverse (rapprochement avec des factures avec des contrats clients, des bons de livraison ou des documents douaniers dans une GED, …) ou bien lien des factures avec des outils de CRM ou de relance ;
  • gain de productivité dans les activités d’archivage et de désarchivage des pièces pour les équipes comptables et amélioration de la capacité à répondre de façon dématérialisée aux besoins des commissaires aux comptes, des auditeurs et de l’administration fiscale.

On comprend assez facilement l’intérêt de l’émetteur pour la dématérialisation de l’exemplaire du destinataire : économie de production, rapidité de mise à disposition partout dans le monde, mais surtout économie d’affranchissement car, rappelons-le, la facture est un document portable et donc communément confiée à l’agent postal contre affranchissement. Mais cette dématérialisation suppose, on l’a dit, l’accord et donc le recueil du consentement du destinataire.

Viennent alors deux questions : comment obtenir ce consentement, et pourquoi le client donnerait-il son consentement ?

L’obtention du consentement de sa contrepartie revient à signer avec lui une convention de preuve privée. On imagine aisément que la simple production en double exemplaire de ce contrat, aussi simple soit-il, et les échanges qui s’en suivent pour la signature contradictoire sont un effort et donc un investissement qui peut mettre à mal l’économie induite par la dématérialisation. Si certains l’ont forcé dans leurs conditions générales de vente, tout le monde n’en a pas la possibilité. La solution la plus simple est alors de dématérialiser l’obtention de ce consentement, ce qui en accélère le processus et en diminue le coût.

La technique et le réglementaire n’étant plus des freins, pourquoi le client accepterait-il de recevoir une facture dématérialisée ?

L’avantage de l’enregistrement de gestion ou comptable facilité pour le destinataire de la facture est finalement assez limité (L’EDI ne dépasse pas quelques pourcents) du simple fait de la multiplicité des systèmes et donc de la complexité de mise en oeuvre et de maintenance. Le particulier ou l’entreprise y trouvent en revanche un avantage, n’ayant plus à stocker, classer, conserver un original papier.

Mais les exemples de personnes ayant perdu leurs documents stockés de façon non sécurisée, ou le moyen d’accès à ces documents archivés par leur fournisseur (banque, assurance, téléphonie, …) car ils n’en sont plus le client, font foison.

Le moyen d’obtenir le consentement du client pour la dématérialisation de sa facture est donc de lui garantir un bénéfice sans risque. La stratégie à adopter pour et par les émetteurs de factures est d’affecter une partie de l’économie réalisée sur le timbre à l’acheminement de la pièce dans un espace privé appartenant au destinataire et d’assurer la réversibilité et l’interopérabilité de cet espace pour l’avenir. La création d’un espace de confiance solide et pérenne est sans conteste une base incontournable d’une évolution sereine de la dématérialisation de tous les échanges que suppose la relation client.

Factures entrantes : doper la performance

La complexité du traitement des factures entrantes se trouve naturellement accrue avec les évolutions de nos fonctionnements. En effet, plusieurs facteurs concourent à rendre le travail de traitement de ces factures plus difficile car l’entreprise se trouve naturellement confrontée à des flux de factures entrantes hybrides en termes de format et de source :

  • là où les factures n’étaient que « papier », elles sont maintenant « papier » ou électroniques ;
  • là où elles arrivaient concentrées dans une boîte aux lettres physiques, les factures arrivent désormais par courrier, par mail dans diverses boîtes, voire sous forme de fichiers déposés dans divers espaces ou reçus directement dans des systèmes ;
  • l’exigence de traitement a augmenté. L’époque du simple traitement comptable est révolue. Le contenu de la facture est exploité, détaillé, rapproché et décortiqué pour alimenter des systèmes d’analyse et de décision ;
  • l’exigence de délai de traitement et donc de codification, mais aussi de validation par les différentes parties prenantes (demandeur, acheteur, réceptionneur, payeur, contrôleur), s’est raccourcie de façon inversement proportionnelle à la complexification des processus ;
  • la mondialisation et l’augmentation de la taille des entreprises augmentent la distribution géographique des points d’achat et donc d’entrée des documents de type facture.

La facture entrante devient donc un objet de traitements multiples, simultanés, pluri-géolocalisés, multimédia et toujours contraint par un réglementaire juridico-fiscal de plus en plus exigeant.

La dématérialisation apporte une réponse à cette complexité croissante. Dématérialiser les factures entrantes permet de retrouver une homogénéité du flux entrant, en remettant toutes les factures, quel qu’en soit le format originel, dans un format électronique stocké et porté par un système unique et partagé.

La conservation électronique des factures permet soit par extraction, soit par saisie, à chaque service, à chaque intervenant, d’enrichir dans le temps qui convient au rythme qu’exige sa mission l’enregistrement de la pièce des métadonnées propres à son sujet. Mieux encore, cet enrichissement pourra être renouvelé dans le temps sur une cible d’enregistrements voire la totalité de base quand le besoin s’en fera jour.

La mise à disposition de la facture entrante dans un système de GED (Gestion Electronique de Documents) apporte également une réponse économique et sécurisée au besoin d’ubiquité de la facture, tant lors des processus de validation par des services répartis en divers lieux que des processus de consultation pendant toute sa période d’archivage. Un tel système permet également la conservation en un point unique de toutes les annotations liées au document original en assurant ainsi un partage bien plus efficace et pérenne d’une note manuscrite sur une photocopie ou un post-it collé sur le document.

Enfin, la dématérialisation de la facture entrante permet de s’affranchir de l’accessibilité rapide à la pièce originelle, ce qui permet d’en réduire de façon notoire le coût de stockage, et d’augmenter la sécurisation du stockage papier et la préservation de l’intégrité physique du document. Certains pays ont même déjà adopté une législation qui permet la destruction de l’original si tant est que la dématérialisation soit confiée à un prestataire garantissant le respect de normes de traitement et conservation (PSDC au Luxembourg par exemple).

Si l’on dépasse le simple enjeu de partage et de conservation, on comprend que la dématérialisation de la facture entrante est la première pierre posée à la mise en place d’un CSP (Centre de Services Partagé) pour le traitement des documents financiers de la commande au paiement (« Procure to Pay » en anglais). Le CSP, outre les avantages induits par la dématérialisation, apporte une capacité à industrialiser les traitements, donc à en diminuer les coûts et réduire les délais. Le CSP suppose également un effort de description des procédures qui facilitera l’externalisation partielle ou totale du service, augmentant encore les gains par l’industrialisation optimale des traitements, la variabilisation des coûts et la souplesse de réponse aux fluctuations de volume d’activité.

Quand on sait que le traitement d’une facture entrante est estimé en moyenne à 17€, il n’est pas d’organisation qui ne soit pas sensible à une division par 10 de ce coût !

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