Déménagement d’entreprise : Pourquoi investir dans un système d'archivage électronique ? [2/2]

Une entreprise est amenée à changer de locaux pour diverses raisons : l’obtention d’espaces supplémentaires, la réduction des coûts, l’amélioration de l’accessibilité, … Peu importe la raison, un déménagement est une bonne occasion pour préparer sa transformation digitale. Lors du changement de vos locaux, vous aurez notamment à gérer la gestion de vos archives papiers que vous pourrez numériser et stocker dans un Système d’Archivage Électronique.

Un Système d’Archivage Électronique, ou SAE, est une solution vous permettant de conserver des documents de manière électronique, sans modification possible. Ce système a pour but d’assurer la pérennité de vos documents et donc de les rendre lisibles dans le temps, mais également d’en assurer l’authenticité, l’intégrité et la sécurité.

Avantages d’une mise en œuvre d’un système d’archivage électronique

Un salarié passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information sans la trouver (selon une étude de l’AIM, Association Information et Management, janvier 2017).

En investissant dans un système d’archivage électronique vous gagnerez en temps et vous pourrez retrouver vos documents grâce notamment au moteur de recherche intégré. Un outil d’OCR (ou la reconnaissance optique de caractères) va permettre de reconnaître des chaînes de caractères de vos fichiers numérisés qui vont être par la suite stockées et vont pouvoir être réutilisées à des fins d’indexation ou de recherche.

Faites appel à des professionnels pour vous conseiller et vous accompagner dans votre projet d’archivage numérique. Un prestataire pourra vous indiquer les documents que vous avez l’obligation de conserver ainsi que la durée de sauvegarde de chacune de vos archives. Il pourra entre autre vous suggérer de paramétrer la gestion du sort final de vos fichiers afin de répondre à la durée d’utilité administrative (DUA).

Mettre en place un système d’archivage électronique demande une certaine organisation, un professionnel saura vous assister dans la construction de votre plan de classement mais également vous conseiller dans le choix de vos méta-données afin d’être le plus pertinent possible et faciliter vos recherche au quotidien. Choisissez une entreprise de confiance pour répondre à vos contraintes et vous accompagner dans votre projet de transformation digital.

Un audit est primordial pour définir les actions à mener avant de numériser. Il faut définir l’espace disponible au sein de votre entreprise, la quantité de document à digitaliser, l’état de vos archives, … Si vous avez des équipes disponibles, vous pouvez numériser vous-même vos archives au sein de votre bâtiment, vous pouvez également demander à un prestataire de numériser vos documents in situ. Si vous ne disposez pas de place nécessaire dans votre entreprise, il est possible d’acheminer vos archives vers des centres de numérisation via des camions sécurisés.

Une fois les archives numérisées, elles seront déposées dans un SAE paramétrable selon vos besoins.  (lien vers notre page https://www.numen.fr/ged)

Lancez-vous ! Optimisez votre future organisation documentaire grâce à un système d’archivage électronique.