GED - La valeur est dans le plan de classement

Il est important de bien comprendre ce qu'un plan de classement peut apporter à la recherche documentaire d'une GED. A l’ère de la recherche « à la Google », la notion de « plan de classement » donne parfois l’image d’une fonctionnalité obsolète. On entend souvent : « Si l’utilisateur met les bons mots-clés, pas besoin de classer », tous les résultats vont remonter par la magie de l’indexation.
Bien sûr, pour rechercher un document ou un dossier, un plan de classement n’est pas la solution unique, mais à l’inverse, considérer que la recherche rend inutile le plan de classement, est une erreur.

Il ne faut donc pas opposer les deux, mais les combiner et prendre le meilleur de chacun.

Comme le recommande la norme ISO 15489 sur le Records management, un plan de classement réussi est un plan de classement qui se base sur les processus métier. Il permet de définir une sorte de « recherche par défaut » qui affiche le contenu documentaire selon son contexte métier.
Cette notion de contexte métier est essentielle. En effet, les documents ne sont pas simplement « stockés » en attente d’une recherche, mais bien accessibles de façon intuitive puisque les processus métier sont le quotidien des utilisateurs. 

D’ailleurs, lors d’ateliers d’élaboration d’un plan de classement, les participants parlent d’« organisation métier » plus que de classement : Comment travaillons-nous ? Qui utilise quelles informations ? Etc.

Plusieurs avantages en découlent :

• On trouve ce que l’on ne cherchait pas ! En cherchant un document, on voit les autres documents associés dans le même processus ou sous-processus. L’information pertinente s’y trouve peut-être...
• On cherche une information mais on ne sait pas si elle existe dans un document. Au lieu d’aller « à la pèche » en cherchant des documents au hasard, le plan de classement donnera un périmètre de recherche cohérent et réduit. 
• Un nouveau collaborateur peut parcourir une arborescence pour comprendre l’organisation du métier, savoir quels documents il peut trouver, etc.

Le plan de classement ne sert pas seulement à trouver une information, mais aussi... à faciliter l’ajout de documents.
En effet, si on classe, c'est pour retrouver. On n’ajoute pas un document pour qu’il se noie au milieu des autres. 

Le classer dans son contexte métier évite d’avoir à définir systématiquement des métadonnées qui aideront à le retrouver. Cela n’empêche évidemment pas d’en ajouter mais la position de classement est déjà une information pertinente et partagée par ceux qui pourraient avoir besoin du document.

Le plan de classement va donc au-delà du besoin de recherche, il a des avantages qui dépassent ce périmètre.
Certaines solutions poussent au maximum ces avantages en implémentant la notion de « plan de classement modèle ». En effet, si l’on prend l’exemple d’un explorateur Windows, un plan de classement permet de définir une arborescence de dossiers mais : 

• Un simple droit d’écriture me permet de créer n’importe quel dossier, n’importe où et de « casser » le plan de classement. En général celui-ci ne survit pas à moyen terme.
• Il n’y a pas d’indication sur les documents attendus dans les dossiers. Le plan de classement n’est structuré que par les dossiers

Le plan de classement modèle est défini dans l’administration fonctionnelle. Il contient toute la structure, des dossiers jusqu’aux documents attendus. Cette structure paramétrable par le client, est bien sûr évolutive, mais elle assure la maîtrise et le respect du plan de classement sur la durée.

Ainsi lorsque l’utilisateur classe un document, il est guidé par le plan de classement modèle : 

• Il ne peut pas créer un dossier qui n’est pas prévu par le plan de classement modèle (ex : dossier « divers » !). La structure est donc protégée.
• Dans des dossiers du même type (ex : dossier salarié, dossier client, dossier fournisseur, etc.) on est sûr de trouver la même structure, peu importe qui a traité le dossier.
• Les différents dossiers sont généralement créés automatiquement selon le plan de classement modèle. Il y a donc peu de création manuelle, sauf si elle est spécifiquement souhaitée. (Ex : faire apparaître un dossier « contentieux » au besoin et non par défaut dans tous les dossiers des salariés)

Le plan de classement modèle identifie aussi les documents à classer ce qui offre deux avantages principaux : 

• Cela évite les erreurs de classement : l’utilisateur n’a pas de doute sur le fait que son document doit être classé ici, puisque c’est indiqué.
• Cela permet de constater l’absence d’un document : l’utilisateur peut voir qu’un document est attendu mais qu’il n’est pas là. Cette absence est aussi une information. Est-ce normal qu’il manque ? Faut-il alerter sur son absence ?

Le plan de classement est une fonctionnalité à part entière qui doit être vue comme un outil d’organisation et de structuration. C’est pour cela qu’il fait partie des exigences du Records Management. Il a de multiples avantages qui ne se limitent pas à un besoin de recherche.
Le plan de classement est donc indispensable à toute GED même si chacun décide de la façon dont il l’implémente.