L’article 195 de la loi de finances pour 2021 publiée au JO le 30 décembre 2020 autorise le Gouvernement à prendre les mesures de mise en application de la généralisation de la facturation électronique et d’une obligation de transmission dématérialisée de données complémentaires pour les transactions entre professionnels et particuliers (« B2C »), les transactions avec des opérateurs étrangers et le statut de paiement des factures.
Une communication sera faite tout au long de l’année 2021 pour que les entreprises s’adaptent à ces nouvelles exigences.
Chaque organisation va donc être confrontée à la mise en place de la facturation dématérialisée pour ses clients, mais également à la réception de factures dématérialisées émises par ses propres fournisseurs.
Un enjeu significatif réside dans la bonne compréhension des différents formats des factures électroniques acceptées dans le cadre de la généralisation. En effet, une facture électronique peut être :
De 2021 à 2022, toutes les entreprises doivent se préparer à recevoir des factures électroniques (EDI, XML, PDF type Factur-X avec données structurées).
En 2023, toutes les entreprises auront l’obligation de réception (factures fournisseurs) et les grandes entreprises auront l’obligation d’émission (factures clients) de factures électroniques
En 2024, cette obligation d’émission concernera les entreprises de tailles intermédiaires et en 2025, les PME et TPE.
Les factures papiers (ou PDF natif) subsisteront ainsi jusqu’en 2025, pour des volumes de plus en plus faibles.
Selon l’orientation des groupes de travail initiés par la DGFiP, les factures dématérialisées reçues à partir de 2023 seront structurées avec des données directement interprétables par les systèmes d’informations clients.
Les bénéfices attendus par les entreprises ont été évalués par une mission de l’IGF :
L’objectif de génération directe des écritures comptables doit à l’évidence être modéré selon la variété des plans comptables des entreprises. Il sera nécessaire d’identifier dans tous les cas les bons comptes de tiers, comptes de charges et TVA. Cette identification est propre à chaque entreprise et dépend même des produits et services concernés par la facture.
Le rapport au parlement (p34) analyse la pertinence de la piste d’audit fiable dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique.
Les contrôles établissant une piste audit fiable sont propres à chaque entreprise. Ceux mis en place par une très petite entreprise ou une moyenne entreprise seront naturellement différents de ceux mis en place par une grande entreprise. Pour une petite entreprise, une comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux (devis, bons de commande, bons de livraison, justificatifs de paiement) peut constituer un contrôle suffisant mis en place par l’assujetti.
La conclusion va dans le sens d’une conservation de l’obligation de contrôle de la piste audit fiable pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture à compter de son émission jusqu’à la fin de sa période de conservation.
Cette transition à marche forcée suppose :
S’appuyer sur un partenaire en capacité d’accompagnement, tant dans le conseil que le traitement, est facteur de réduction des risques et de facilitation de la transformation.
Numen Invoice a été conçu pour permettre une transition douce des entreprises avec en particulier :
C’est aussi se renforcer avec un prestataire aguerri au sujet pour gérer la période de transition pendant laquelle le papier coexistera avec l’électronique, et ainsi en minimiser les impacts financiers et organisationnels sur ses propres services.