Les salles courrier, porte d'entrée du digital ?
Encore trop peu d’initiatives sont prises par les grands groupes pour moderniser le fonctionnement de leurs salles courrier. Les principaux services assurés ne concernent bien souvent que la distribution, la collecte l’affranchissement et la remise au transporteur (La Poste, Coursier, Navette…).
Pour des raisons de confidentialité, le personnel de la salle courrier n’a bien souvent purement et simplement pas accès au contenu du courrier, si bien qu’il n’intervient que sur les tâches à faible valeur ajoutée.
Dans le même temps, les clients internes se plaignent de la lourdeur persistante de la gestion du courrier en regard des solutions modernes de communication.
Deux « leviers » externes créent de nouvelles opportunités de transformer le fonctionnement des salles courriers traditionnelles :
Sur le plan postal :
- Une prévision de baisse annuelle du courrier qui devrait se confirmer (-6,5% en 2015) sur la période 2016/2018 (source Arcep),
- Une prévision d’augmentation annuelle des conditions postales de +3,5% au-dessus du coût de l’inflation sur la même période (2015-2018),
- Une augmentation bien supérieure à la baisse des volumes, pour préserver l’activité, mais qui se traduit par une variation tarifaire fortement disparate. Exemple de la lettre verte par rapport à la lettre verte en nombre : l’augmentation est sur la période 2014-2017 2,3 fois plus importante pour les remises en faible quantité (cas majoritaire des salles courriers) par rapport aux remises en nombre
Sur le plan réglementaire :
Un contexte propice à de nouvelles pratiques : le Décret N° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies numériques, ouvre la voie à la destruction des originaux papiers et légitime la numérisation du courrier.
Les organisations ont dès lors tout intérêt à :
Massifier les remises de courriers à La Poste pour :
- Bénéficier des meilleures conditions postales et ne pas supporter les plus fortes augmentations tarifaires,
- Bénéficier de nouvelles fonctions comme la traçabilité offerte par les plateformes industrielles.
Centraliser le service courrier pour :
- Numériser le courrier, le distribuer de façon électronique et disposer d’une copie électronique fiable pour ne plus s’embarrasser de l’original papier,
- Ouvrir le champ des possibles en bénéficiant de l’enrichissement des traitements confiés au service courrier (mieux accompagner les métiers),
- Sécuriser les traitements et augmenter leur confidentialité.
Numen dispose de l’ensemble des compétences, solutions et services pour mener tout projet de modernisation de salle courrier.
Comment est traité le courrier entrant dans votre organisation ?
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