Exercice illégal de la profession et sous-traitance comptable

De nombreux cabinets d’expertise comptable sont tentés par l’externalisation mais sont inquiets d’être confrontés à une situation d’exercice illégal de la profession.

Qu’en est-il réellement, que disent les textes ? 

La sous-traitance, en tant que telle, n’est pas abordée dans les textes car c’est un concept à la fois très générique – toute entreprise, et les cabinets comptables sont des entreprises, soustraite un grand nombre de choses – et la tendance va à son accroissement tant pour des raisons de complexification technique que d’optimisation économique. 

Sous-traiter est devenu très courant pour ne pas dire « normal ».

Regardons alors ce qui relèverait de l’exercice illégal de la profession.

Ceci, en revanche, est très clairement défini dans les textes et, en particulier, dans le texte fondateur : L’Ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945 portant institution de l'ordre des experts-comptables et réglementant le titre et la profession d'expert-comptable.   

L’article 20 alinéa 2 le définit précisément : 

En synthèse, on relève que 4 éléments conjoints sont requis pour être accusé d’exercice illégal de la profession : 

• Effectuer des travaux de tenue comptables 
• De manière habituelle 
• En son nom propre et sous sa responsabilité 
• Sans être inscrit au tableau de l’Ordre des Experts Comptables 

Parmi ces 4 points essentiels on notera que si le prestataire sous-traitant effectue bien des travaux de tenue comptable de manière habituelle, il ne le fait pas en son nom propre ni sous sa responsabilité.   

La sous-traitance comptable est donc acceptée sous réserve de respecter les règles suivantes : 

1. L’agrément du client du cabinet 
   C’est une règle générale de la sous-traitance qui est maintenant renforcée par le RGPD. 
2. L’expert-comptable (et ses collaborateurs) reste le seul interlocuteur du client.
   C’est là un point essentiel et incontournable, la mission est confiée au cabinet d’expertise qui est donc l’interlocuteur unique de son client en la matière.  
3. Le respect du secret professionnel.
   Il s’agit là d’une règle normale de toute sous-traitance, le devoir de confidentialité est transmis aux sous-traitants. 
4. La supervision des travaux par un expert-comptable et arrêté des comptes par un membre de l'OEC.
   Deuxième point essentiel et incontournable. Le prestataire sous-traitant livre des travaux à l’expert-comptable qui les valide et réalise l’arrêté des comptes, apanage de sa profession. 
5. La facturation est effectuée uniquement par l'expert-comptable.
   Elément structurant qui prouve que la prestation est effectuée sous le contrôle et la responsabilité de l’expert-comptable. 

Lors de la mise en place d’une sous-traitance, et en particulier lors de la contractualisation, l’expert-comptable doit donc s’assurer du respect de ces règles et de l’engagement de son prestataire à s’y conformer. 

Pour sa prestation d’externalisation de travaux comptables, Numen Expert, s’y engage scrupuleusement. Numen Expert, est comme son nom l’indique, dédié exclusivement aux experts comptables. Par essence et construction, Numen en tant que société d’externalisation (BPO, traitement documentaire, édition de logiciels de GED) respecte toutes les règles et usages de la sous-traitance, en particulier en matière de RGPD et de confidentialité. Numen s’engage au respect des règles 2 à 5. La règle 1 étant naturellement de la responsabilité du cabinet. 

Les cabinets d’experts comptables peuvent donc en toute confiance faire appel à la plateforme Numen Expert.