La Facture Électronique : Tout Savoir

Tout le monde en parle, et c’est une vraie révolution qui attend toutes les entreprises, même les TPE, dès 2024. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Déployée entre 2017 et 2020 dans le secteur public, la facture électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, dès le 1er juillet 2024. Un déploiement progressif est prévu sur 3 ans en fonction de la catégorie de l’entreprise. Numen vous en dit plus.

Facture électronique : que dit la loi ?

Le cadre législatif de la facture électronique

L’article 195 de loi de Finances de 2020/2021 généralise le recours à la facturation électronique à toute entreprise pour la collecte de la TVA et la transmission électronique des données à l’administration fiscale.

L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 pose le cadre de cette réforme à savoir que toute entreprise assujettie à la TVA devra :

• Émettre, transmettre et réceptionner des factures électroniques conformes à la loi ;
• Transmettre électroniquement à la plateforme de l’État les données de facturation exigées pour la déclaration de la TVA (e-invoicing) ;
• Transmettre électroniquement les données relatives au paiement des factures à la plateforme de l’État (e-reporting). À terme, les entreprises devront également transmettre les données sur les opérations de vente et de prestation de services auprès des particuliers et des opérateurs établis à l’étranger.

Notez que les micro-entrepreneurs et les personnes morales en franchise en base de TVA sont également concernés par la réforme.

Enfin, les articles 261 et suivants du Code général des Impôts prévoient un certain nombre d'exceptions à la facturation électronique. Les transactions internationales ou intracommunautaires et les transactions en BtoC ne seront pas concernées. Il en va de même pour certaines opérations sectorielles (prestation de santé, de l'enseignement et de la formation, opérations immobilières, opérations bancaires et financières, opérations d'assurance et de réassurance). Toutefois, les entreprises non concernées par l’obligation de e-invoicing seront, malgré tout, soumises à l’obligation de e-reporting.

Quelles sont les étapes étapes du déploiement de la facture électronique

À l’origine, les textes prévoyaient les dates suivantes :

• 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
• 1er juillet 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
• 1er janvier 2026 pour les PME, TPE et micro-entreprises.

Les acteurs du déploiement de la facture électronique

Cette réforme fait émerger 4 acteurs qui joueront un rôle essentiel dans la réussite de son déploiement.

Les premiers correspondent aux entreprises, qui émettent ou reçoivent des factures, équipées ou non de solutions de dématérialisation des factures

Le deuxième acteur clé est le Portail Public de Facturation (PPF) qui proposera, dès juillet 2024, un service minimum et qui centralisera toutes les données de facturation afin de les transmettre à l’administration fiscale. Il met également à disposition des prestataires un annuaire central ;

Il y a ensuite deux types de prestataires privés qui accompagneront au quotidien les entreprises dans la mise en œuvre de cette réforme :

• Des Opérateurs de Dématérialisation (OD) qui proposeront des services sur mesure pour la transmission, l'archivage des factures et divers reportings ;
• Des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) qui seront homologuées par l’État afin de soutenir le déploiement de la réforme et la transmission de forts volumes. Elles proposeront aussi des services supplémentaires.

Pour en savoir plus : loi de finances rectificative pour 2022 promulguée le 16 août 2022.

Quels sont les objectifs et bénéfices d’une telle réforme ?

L’administration fiscale comme les entreprises vont largement bénéficier de la généralisation de la facture électronique.

Les avantages de la facture électronique pour l’administration fiscale

Pour l’administration fiscale, cette réforme à 4 principaux objectifs :

• Augmenter la compétitivité des entreprises en réduisant le coût lié à la gestion des factures papier ;
• Lutter contre la fraude à la TVA (environ 12,8 milliards d’euros en 2018 selon la Commission européenne) ;
• Pré remplir les déclarations de TVA avec pour objectif, à long terme, l’automatisation du processus ;
• Connaître de façon plus approfondie les activités des entreprises.

Les avantages de la facture électronique pour les entreprises

Les entreprises pourront également en dégager des bénéfices :

• Baisse des coûts de traitement des factures ;
• Meilleure gestion administrative de l’entreprise avec une amélioration de la productivité grâce à des décisions prises sur base de données plus facilement accessibles ;
• Meilleure gestion des litiges clients et fournisseurs ;
• Réduction et meilleure maîtrise des délais de paiement ;
• Traitement plus rapide des factures ;
• Réduction des erreurs de facturation ;
• Amélioration de la trésorerie des entreprises ;
• Amélioration des relations clients et fournisseurs.c

Facture électronique : quel impact sur les entreprises ?

Tout d’abord, les entreprises devront générer leurs factures uniquement dans l’un des formats autorisés par la réforme. Elles devront comporter les mêmes mentions obligatoires que celles prévues pour la facture papier.

Ensuite, en fonction du calendrier de déploiement, elles ne pourront plus envoyer ou recevoir directement de factures. Elles seront dans l’obligation de les transmettre électroniquement via un OD, un PDP ou le PPF. C’est ce qu’on appelle le “e-invoicing”.

Elles seront, de plus, tenues de mettre à jour le statut des factures (à minima les statuts Déposée, Refusée, Encaissée, etc.).

Enfin, les entreprises devront transmettre un “e-reporting” régulier au PPF. Celui-ci contiendra des données relatives à la facturation avec des acteurs étrangers, entre professionnels et particuliers (B2C). Ces informations permettront la pré-déclaration de la TVA dans une étape ultérieure.

Les factures PDF ou EDIFACT, toujours autorisées ?

Et NON ! Avec la réforme, les entreprises ne pourront plus envoyer par mail des factures PDF ou scannées, ni de factures courriers. Le format EDIFACT ne sera pas non plus accepté par la Plateforme Publique de Facturation (PPF). Pour être valables, les factures devront remplir les critères suivants :

• Authenticité de leur origine (émetteur identifié) ;
• Intégrité de leur contenu (non modifiable) ;
• Lisibilité.

Seuls 3 formats seront donc acceptés par la Plateforme Publique de Facturation à partir du 1er juillet 2024 :

• Le format UBL ;
• Le format CII ;
• Le format Factur-X.

Les deux premiers formats sont dits “structurés”, mais ils devront tout de même intégrer un PDF pour les rendre lisibles par tous.

Le format Factur-X est un format mixte. Il s’agit, en effet, d’un fichier PDF, tel que nous le connaissons aujourd’hui, enrichi par un fichier XML structuré contenant des données facilement interprétables par tout système d’informations.

Quelles sont les sanctions en cas d’absence de facture électronique ?

Le Code général des impôts prévoit une amende de 15 euros par facture, avec un plafond à 15 000 € par an. En l’absence d'e-reporting, les entreprises encourent une amende de 250 € par an, avec un plafond identique.

Par ailleurs, il existe un risque accru de contrôle fiscal. En ne respectant pas cette nouvelle obligation, l’entreprise va sans doute attirer l’attention du Fisc.

Comment mettre la facture électronique en place dans son entreprise ?

Le choix de la solution à mettre en œuvre pour passer à la facture électronique va surtout dépendre de vos besoins et du volume de documents à traiter.

Étape 1 : l’état des lieux

Cette étape consiste à observer et comprendre avec précision les processus liés à la facturation au sein de votre entreprise. Vous devez également identifier les collaborateurs concernés.

Cet bilan doit vous pousser à répondre à un certain nombre de questions clés :

• Où en est votre entreprise en matière de transformation digitale ?
• Existe-t-il une solution de dématérialisation ?
• Quel outil utilisez-vous pour votre facturation ?
• Quel est le format de vos factures ?
• Quels sont les flux de facturation au sein de votre organisation (clients, fournisseurs, etc.) ?
• Quel est le niveau de compétences de vos salariés en matière de facturation et de numérique ? Allez-vous devoir les former ? Des recrutements sont-ils nécessaires ?

Étape 2 : vos besoins et vos objectifs en matière de facturation

Vous devez identifier vos besoins et fixer vos objectifs pour rédiger votre cahier des charges. C’est un préalable indispensable pour choisir la solution de dématérialisation la mieux adaptée à votre organisation et définir les ressources nécessaires à votre projet. La mise en place de la facturation électronique peut être l’occasion de digitaliser l’ensemble des processus de votre entreprise.

Étape 3 : le choix de votre outil de facturation électronique

Vous avez le choix entre :

• Le Portail Public de Facturation (PPF) ;
• Une Plateforme de Dématérialisation partenaires (PDP) certifiée et immatriculée par l’administration fiscale ;
• Un Opérateur de dématérialisation (OD).

Les plateformes privées de dématérialisation partenaire (OD et PDP) sont des prestataires de services dont le rôle consiste à :

• Transmettre la facture dématérialisée du fournisseur vers le client ;
• Extraire certaines données de ces factures pour les transmettre à l’administration fiscale.

Elles offrent, en parallèle, d’autres fonctionnalités comme l’intégration avec un logiciel comptable ou un logiciel d’achat, par exemple. L’objectif est d’intégrer dans le processus de facturation l’ensemble des documents commerciaux comme les bons de commande, les bons de livraison, etc.

Une utilisation mixte de ces différentes solutions est possible. Elle nécessite toutefois des ressources suffisantes en interne et une excellente maîtrise de votre processus de facturation.

Étape 4 : la conduite du changement

La mise en place de la facturation électronique au sein de votre entreprise implique un changement dans votre organisation. Il est donc nécessaire d’impliquer vos collaborateurs, vos clients et l’ensemble de vos partenaires. Des formations et un accompagnement sont indispensables pour faciliter la prise en main de votre outil et susciter l’adhésion de vos équipes.

Pour conclure…
2026, c’est demain, mais il y a encore beaucoup à faire pour que les 2,5 milliards de factures soient conformes à la réforme. Aujourd’hui, seules 20 % d’entre elles sont, en effet, émises au format électronique. 15% des entreprises reçoivent encore plus de 50 % de leurs factures sous forme de papier scanné.

Vous souhaitez commencer à mettre en place la réforme ? L'externalisation de vos factures est un premier pas ! Contactez sans tarder les experts Numen.