Présente depuis 1854 sur la commune de Grasse, Payan Bertrand est une société familiale spécialisée dans l’industrie des parfums et des arômes alimentaires. Elle est également présente dans plus de 60 pays et exporte 90% de sa production dans le monde entier. Souhaitant moderniser sa gestion des dossiers fournisseurs, elle a décidé d’adopter la GED Doxtreem de Numen. Explications.
Gérer de manière fluide les factures fournisseurs et faciliter la recherche, tel était le souhait d’Éric Proal, président du directoire de Payan Bertrand. Si la gestion des achats et des factures fournisseurs est centralisée à Grasse, elle concerne également les collaborateurs de 16 services différents dans le monde entier qui peuvent intervenir, selon leur rôle, dans différents processus. « Nous avions sur site un système documentaire, développé par nos équipes informatiques basé sur des briques logicielles spécifiques Sharepoint et SQLserver, avec lequel nous faisions de la gestion de factures fournisseurs », rappelle Éric Proal.
« Nous sommes arrivés à un moment clé où le système était devenu beaucoup trop lent pour pouvoir gérer de manière fluide les documents, en particulier la recherche qui était devenue trop complexe, précise-t-il. Nous avons alors lancé une réflexion interne sur nos pratiques de gestion documentaire et avons décidé de migrer vers une solution de GED disponible sur le marché qui pourrait améliorer la gestion des factures fournisseurs et, par extension la gestion de leur dossier (centralisation des documents, améliorer le classement, faciliter la recherche, simplifier certains process, etc.). »
Doxtreem a d’abord permis à Payan Bertrand d’améliorer la gestion de ses factures fournisseurs et de plusieurs processus, notamment la demande d’achat et la validation de facture. L’entreprise a constitué la base de son plan de classement documentaire qui constitue aujourd’hui le socle de l’ensemble de ses documents. Définir dès le début du projet son plan de classement est primordial pour la réussite de l’implantation d’une GED. En effet, les règles de classement facilitent le dépôt des documents au bon endroit, que celui-ci soit manuel ou se fasse via un logiciel métier. La recherche de documents est ainsi beaucoup plus rapide. Le constat est simple : les temps de recherche des documents ont été largement réduits (de plus de 80%).
Le temps de recherche représente un réel enjeu de productivité et de coût dans une entreprise. Sachez qu’un employé consacre en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information. Grâce à une GED dotée d’un moteur de recherche performant, ce temps peut être réduit. Ce qui permet aux collaborateurs de se recentrer sur des tâches liées à leur cœur de métier. « Les autres avantages de la solution sont liés au mode SaaS de Doxtreem : nous déléguons à un tiers tous les aspects sécuritaires, hébergement et monitoring de la plateforme (antivirus, contrôle d’accès, accessibilité…), ajoute Éric Proal. Le taux de disponibilité de la plateforme était aussi un critère de choix, car nos collaborateurs à l’étranger ont besoin de s’y connecter quotidiennement et à des horaires très différents ».
In fine, après un an d’utilisation de Doxtreem, l’entreprise Payan Bertrand souhaite aller plus loin dans la digitalisation de ses process et de sa gestion documentaire, en lançant avec Numen une réflexion sur l’archivage électronique à valeur probatoire.