La facturation électronique généralisée, c'est pour bientôt !

L’article 195 de la loi de finances pour 2021 publiée au JO le 30 décembre 2020 autorise le Gouvernement à prendre les mesures de mise en application de la généralisation de la facturation électronique et d’une obligation de transmission dématérialisée de données complémentaires pour les transactions entre professionnels et particuliers (« B2C »), les transactions avec des opérateurs étrangers et le statut de paiement des factures.

Une communication sera faite tout au long de l’année 2021 pour que les entreprises s’adaptent à ces nouvelles exigences.

Chaque organisation va donc être confrontée à la mise en place de la facturation dématérialisée pour ses clients, mais également à la réception de factures dématérialisées émises par ses propres fournisseurs.

Un enjeu significatif réside dans la bonne compréhension des différents formats des factures électroniques acceptées dans le cadre de la généralisation. En effet, une facture électronique peut être :

• Non structurée: il peut s’agir d’un PDF (simple ou signé) sans fichier l’accompagnant, et l’information transmise est non structurée ;
• Structurée: il s’agit de données de facturation directement lisibles par une machine, par exemple facture EDI, quel que soit son format ;
• Hybride : un fichier électronique embarquant un fichier lisible par un œil humain « standard » (souvent un PDF), qui est l’original fiscal, et un fichier de données de facturation directement exploitable par une machine. Les deux exemples les plus connus sont l’UBL Light (un EDI XML encapsulant un PDF) et la Factur-X (un PDF encapsulant un EDI XML – soit l’inverse de l’UBL Light).

UNE GÉNÉRALISATION PROGRESSIVE

De 2021 à 2022, toutes les entreprises doivent se préparer à recevoir des factures électroniques (EDI, XML, PDF type Factur-X avec données structurées).

En 2023, toutes les entreprises auront l’obligation de réception (factures fournisseurs) et les grandes entreprises auront l’obligation d’émission (factures clients) de factures électroniques

En 2024, cette obligation d’émission concernera les entreprises de tailles intermédiaires et en 2025, les PME et TPE.

Les factures papiers (ou PDF natif) subsisteront ainsi jusqu’en 2025, pour des volumes de plus en plus faibles.

DES FACTURES DÉMATÉRIALISÉES DÈS 2023

Selon l’orientation des groupes de travail initiés par la DGFiP, les factures dématérialisées reçues à partir de 2023 seront structurées avec des données directement interprétables par les systèmes d’informations clients.

Les bénéfices attendus par les entreprises ont été évalués par une mission de l’IGF :

• suppression du risque de double facturation compris comme la réception par deux voies différentes de la même facture débouchant sur un double paiement de la même prestation ;
• simplification des procédures courriers par une limitation des formats acceptés ;
• génération directe des écritures comptables à la réception de la facture ;
• traçabilité des visas lors de l’instruction interne des factures fournisseurs dans une logique de piste d’audit fiabilisée ;
• archivage automatique au format légal ;
• recherche facilitée des factures archivées.

L’objectif de génération directe des écritures comptables doit à l’évidence être modéré selon la variété des plans comptables des entreprises. Il sera nécessaire d’identifier dans tous les cas les bons comptes de tiers, comptes de charges et TVA. Cette identification est propre à chaque entreprise et dépend même des produits et services concernés par la facture.

RÈGLES DE TRAITEMENT DES FACTURES DÉMATERIALISÉES ET PISTE D’AUDIT FIABLE

Le rapport au parlement (p34) analyse la pertinence de la piste d’audit fiable dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique.

Les contrôles établissant une piste audit fiable sont propres à chaque entreprise. Ceux mis en place par une très petite entreprise ou une moyenne entreprise seront naturellement différents de ceux mis en place par une grande entreprise. Pour une petite entreprise, une comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux (devis, bons de commande, bons de livraison, justificatifs de paiement) peut constituer un contrôle suffisant mis en place par l’assujetti.

La conclusion va dans le sens d’une conservation de l’obligation de contrôle de la piste audit fiable pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture à compter de son émission jusqu’à la fin de sa période de conservation.

COMMENT SE PRÉPARER ?

Cette transition à marche forcée suppose :

1. de ne pas trop attendre avant de mettre le projet sur la table ;
2. de prévoir des changements d’organisation assez significatifs.

S’appuyer sur un partenaire en capacité d’accompagnement, tant dans le conseil que le traitement, est facteur de réduction des risques et de facilitation de la transformation.

 Numen Invoice a été conçu pour permettre une transition douce des entreprises avec en particulier :

• La simplification des traitements pour garantir une qualité des informations extraites des factures papiers ou PDF ;
• La conformité aux exigences du code des impôts pour la numérisation et la destruction des factures papiers (copie fidèle) ;
• La réception et la conservation des factures électroniques au titre de la piste d’audit fiable ;
• La conversion des factures électroniques vers le format actuel de l’entreprise ;
• L’utilisation du format cible Factur-X pour simplifier l’intégration des factures papiers et PDF natif aux côtés des factures électroniques.

C’est aussi se renforcer avec un prestataire aguerri au sujet pour gérer la période de transition pendant laquelle le papier coexistera avec l’électronique, et ainsi en minimiser les impacts financiers et organisationnels sur ses propres services.