Gain de temps et productivité : le cabinet Administro choisit Numen pour l’externalisation et l’optimisation de ses tâches comptables.
Digitalisation, Extraction de données, Experts Comptables, Témoignage
Administro est un cabinet de Conseil et d’expertise comptable traditionnel. Ses compétences sont dans le domaine de la fiscalité, le social et le juridique. Le cabinet accompagne ses clients composés généralement de PME, TPE, artisans commerçants, entrepreneurs individuels ou chefs d’entreprises à gérer leurs activités de façon à prévenir les difficultés. Depuis quelques années, le cabinet a élargi sa gamme de services à l’optimisation patrimoniale et à l’assistance administrative.
Réduire les manipulations et gagner du temps pour être plus disponibles pour le client.
« Notre problématique de départ était la gestion du volume et le traitement de données.
Au début de la création de mon entreprise, j’ai vite constaté que nous perdions énormément de temps à gérer le côté administratif de notre activité. Nous recevions régulièrement des documents papiers avec comme objectif d’arriver à une écriture comptable afin d'établir un bilan.
Dans ce processus le temps passé à gérer des documents papiers et à retranscrire les données dans le système comptable ne nous apportait pas une grande valeur ajoutée. Il nous fallait consacrer plus de temps au développement commercial et surtout à l’accompagnement de nos clients. Pour cela, nous devions augmenter notre valeur ajoutée perçue par le client, qui est au cœur de notre métier.
Pour trouver une solution à notre problématique d’optimisation du temps de travail, nous nous sommes rapprochés du groupe Numen que nous connaissions de nom et de réputation dans l’externalisation de la saisie comptable pour savoir comment pallier ce processus indispensable, mais inutilement fastidieux. »
Fiabiliser les échanges client-cabinet avec une solution de GED.
« La solution Numen Expert dispose d’un portail de service qui s’adapte facilement aux besoins d’Administro et accessible à nos clients et collaborateurs, nos clients peuvent déposer et consulter les pièces transmises pour traitement. Outre la collecte des pièces, le portail nous permet de suivre la production, visualiser les pièces comptables indexées et organiser les échanges avec les équipes de production de Numen. »
Numen Expert apporte donc une solution aux couleurs du cabinet pour à la fois organiser la récupération des pièces à traiter mais aussi les transmettre aux équipes Numen. Un seul et unique outil pour tous les intervenants avec chacun la vision de ce qui le concerne.
Les pièces comptables ainsi déposées sont disponibles pour consultation tant par les collaborateurs du cabinet que par les clients eux-mêmes. Un mécanisme de lien dynamique permet même de faire apparaître la pièce directement depuis l’écriture comptable. Des critères de recherche avancés permettent aux collaborateurs et clients de retrouver et consulter facilement les pièces dans cette gestion électronique de documents (GED)
Les pièces déposées par les clients ou les collaborateurs sont traités par les équipes Numen Expert. Les écritures sont saisies, rapprochées et lettrées. Les informations de comptabilisation sont associées aux pièces enregistrées dans la GED.
Tous les travaux comptables sont revus par un collaborateur comptable confirmé avant livraison. Les images (scan) des pièces déposées sur le portail sont optimisées pour accélérer l’accès, la recherche et la visualisation.
Accéder aux pièces facilement pendant la révision et variabiliser les coûts.
« Dans un premier temps, Numen numérise tous nos documents, et donc une mise à disposition immédiate des documents clients. En effet, certains de nos clients sont très sensibles à garder leurs documents ou au moins à les avoir en retour assez rapidement. Nous pouvons ensuite visualiser les pièces numérisées en cliquant simplement sur une référence comptable, grâce à une application créée par Numen, cela nous procure un gain de temps important dans ce qu’on appelle dans notre jargon ‘la révision’. Le but est de lire au-delà de la saisie des écritures afin de vérifier la cohérence. »
L’externalisation apporte également une grande souplesse et permet de s’adapter à des pics d’activité, pallier des absences ou simplement permettre la prise en main de nouveaux dossiers et ainsi développer le cabinet.
Une montée en charge au rythme du cabinet favorable à son développement et celui de ses collaborateurs.
« Pour le moment, nous n’avons pas un volume très important de données à traiter, environ 70 dossiers sont confiés à Numen, et ce sont mes collaborateurs qui s’occupent du traitement en interne d’une partie de mes dossiers, l’idée, c’est qu’à moyen terme la numérisation du processus soit accrue afin de les décharger de cette partie de saisie. Et dans le temps, favoriser une montée en compétence des collaborateurs pour ne s’occuper que des tâches plus gratifiantes et à forte valeur ajoutée pour le client. »
Administro a compris l’importance de grandir avec ses collaborateurs et de les fidéliser vu la difficulté à recruter des profils de qualité, surtout pour certaines missions, dans le milieu de l’expertise comptable.
Une collaboration réussie
« Bien que ce soit à distance, la collaboration se passe très bien. Numen a mis à notre disposition un outil assez performant de suivi qui répond à nos besoins, lorsqu’on rencontre des difficultés. Il y a une bonne réactivité et un professionnalisme de l’équipe Numen.»
Patrick CHARDIN.
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