Envoi de courrier papier en télétravail : Quels enjeux et bénéfices ?

Le télétravail a le vent en poupe. Selon le baromètre « Télétravail et Organisations hybrides 2022 » de Malakoff Humanis, près de la moitié des salariés déclarent souhaiter travailler en mode hybride.

Depuis le 2 février 2022, les entreprises ont retrouvé leur pouvoir de décision quant à l’organisation et au temps alloué au télétravail. Force est de constater que cette pratique est désormais proposée et intégrée de manière durable au sein des organisations. Le temps dédié au télétravail a d’ailleurs presque doublé dans les TPE et PME.

Mais cette évolution n’est pas sans soulever quelques questions : est-il possible d’effectuer toutes les tâches à distance ? Quelles solutions sont aujourd’hui proposées et quels en sont les bénéfices ? La gestion des communications papier, par exemple, nécessite que l’entreprise soit préparée et propose des outils adaptés à ses salariés.  

Même si l’essor de la dématérialisation des échanges a contribué au déclin du courrier traditionnel papier, ce dernier occupe encore une place importante au sein des organisations privées et publiques. Le papier n’est donc pas prêt de disparaître et nombre d’entre elles choisissent de conserver ce support pour l’envoi de leurs documents.  

Le saviez-vous ? Selon une étude de l’organisme TwoSides, 88% des sondés à l’échelle mondiale estiment qu’ils devraient avoir le droit de choisir la manière dont ils reçoivent les communications (imprimées ou électroniques) de la part des entreprises.

Ainsi, les différents services et entités continuent d’envoyer tout ou partie de leurs relances, contrats, devis, factures, bons de commande ou encore bulletins de paie au format papier. Mais comment faire lorsque ces courriers nécessitent d’être envoyés alors que l’on travaille à distance ? Entre l’impression, la mise sous pli, la remise en poste, le classement, l’archivage sans parler des éventuelles signatures à apposer, l’entreprise doit proposer à ses collaborateurs des outils pour leur faciliter la tâche tout en gardant la traçabilité et l’homogénéité. La gestion du courrier papier requiert également certaines précautions car des informations confidentielles peuvent circuler. 

Heureusement, des solutions existent. Grâce à des plateformes d’envoi de courrier en ligne, il est désormais possible de produire et d’envoyer toutes les communications sortantes d’une entreprise (marketing, transactionnelles ou commerciales), et ce de manière sécurisée. En quelques clics, les collaborateurs sont alors en mesure d’envoyer tout type de courrier, simple ou recommandé, depuis leur poste de travail. 

Le télétravail est donc l’occasion parfaite pour l’entreprise d’introduire de nouveaux outils d’envoi des courriers et d’améliorer durablement le quotidien de ses collaborateurs. 

Tous les jours, les entreprises envoient des documents produits au fil de l’eau grâce à des applications métiers ou des logiciels bureautiques tels que Word©. Ces documents unitaires, aussi appelés « courriers égrenés », représentent en moyenne 1/4 des courriers émis par l’entreprise. 

Mettre en place un outil d’envoi de courrier en ligne comporte de nombreux bénéfices, aussi bien pour les salariés que pour l’entreprise : 

• Economie : le dépot des courriers sur une plateforme sécurisée permet de regrouper les envois pour accéder aux tarifs les plus avantageux de La Poste et réaliser ainsi une économie entre 30 et 40% sur l’affranchissement  

• Optimisation du temps de travail : les collaborateurs ne se déplacent plus à la Poste et peuvent donc se consacrer à d’autres tâches ; 

• Réactivité et productivité accrues : l’envoi des courriers se réalise désormais en quelques minutes et à tout moment de la journée, sans limite de volume. Les courriers sont archivés ce qui permet de retrouver un courrier rapidement ;  

• Meilleure traçabilité : le courrier peut désormais être suivi dans toutes les étapes, de sa production à son acheminement ; 

• Harmonisation des courriers : les courriers sont remis automatiquement aux normes postales. L’outil permet de s’assurer de la conformité des courriers à sa charte graphique ; 

• Réconciliation des flux hybrides : depuis son poste de travail, l’utilisateur choisit d’envoyer un courrier postal simple ou recommandé, un SMS, un email ou un courrier recommandé électronique (LRE).  

• Fiabilité des envois : un outil d’envoi de courrier à distance permet d’éviter les erreurs dans les annexes et pièces-jointes, les courriers envoyés en double ou encore les pièces égarées alors qu'elles ont déjà été envoyées. 

Ainsi, proposer les bons outils de travail à distance participe non seulement au bien-être des collaborateurs, mais contribue également au succès du travail hybride. Pour 33% des dirigeants, l’accès aux outils numériques mobiles fait partie des priorités pour une hybridation du travail réussie (Baromètre Télétravail et Organisations hybrides 2022, Malakoff Humanis). 

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