Numen, acteur de la digitalisation du secteur public - Archimag

Même si une large frange des usagers apprécie que de nombreuses démarches soient désormais possibles en électronique, leurs pendants papiers vont perdurer et le Secteur Public risque de fonctionner encore longtemps en mode hybride afin d’assurer une équité dans l’accès aux services de l’Etat. Le traitement du papier nécessite en revanche un travail manuel important pour les agents (manipulation des courriers, numérisation, saisie...).
L’externalisation de ces opérations contribue à assurer une meilleure qualité de service aux usagers, en reconcentrant l’agent sur sa mission. Les acteurs publics ont tout intérêt à les externaliser auprès de spécialistes, comme Numen.

L’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS) a, par exemple, confié à Numen le traitement des demandes de permis de conduire au format papier, soit environ 2 millions de demandes par an. Pour que sa demande papier de permis de conduire soit prise en compte, l’usager doit d’abord compléter un formulaire papier, y apposer sa signature, ajouter une photo et l’envoyer dans une enveloppe affranchie vers une adresse TSA. L’ensemble est alors réceptionné sur l’un des sites de traitement Numen, le contenu est trié et nettoyé, puis les documents sont numérisés. “Nous effectuons également un repérage et une vérification automatique du document, nous contrôlons la conformité de la photo et de la signature et nous transmettons les informations à la base de données de l’ANTS via webservices”, précise Clara Babin, responsable Secteur Public Grand Comptes chez Numen. Les documents papiers sont archivés pendant 89 jours, avant d’être détruits. Quant à l’ANTS, elle a même la possibilité de suivre en temps réel l’avancement de la production chez Numen.

Vers une délivrance plus rapide du permis de conduire

L’externalisation permet d’accélérer l’étape de contrôle du formulaire physique, grâce à des capacités de traitement industriels (envoi des informations à l’ANTS à J+1).. « L’intervention d’opérateurs privés derrière les plateformes de l’état est totalement transparente pour l’usagers », poursuit Clara Babin. « En effet, la numérisation n’est pas le cœur de métier de l’ANTS. Son rôle, est d’instruire les demandes et délivrer les permis pas de gérer la numérisation. ”. En faisant appel à Numen, L’ANTS bénéficie de capacités de numérisation et traitement industrielles, et d’un engagement de qualité pour les données fournies. Le bénéficiaire étant en bout de chaine : l’usager. « Nous avons mis en place des technologies d’apprentissage machine et un maximum d’automatisations pour limiter l’intervention humaine et proposer une prestation économiquement compétitive.”

L'INPI combine IA et humain pour rendre public les comptes des entreprises

Depuis 2016, Numen s’occupe également pour l’INPI d’extraire les données présentes dans les comptes annuels des entreprises françaises. Un travail colossal ! L’objectif est de mettre à disposition du public, en open data, les données financières et les comptes déposés par les entreprises de France. Numen traite tout au long de l’année 2 millions de liasses, soit 40 millions de pages. Les documents nous parviennent dans des formats hétérogènes (illisibles, flous, tachés, mal cadrés, …) ce qui en rend le traitement plus complexe. “Nous parvenons malgré tout à extraire de ces comptes jusqu’à 700 champs d’information. Pour cela, nous avons mis en place un système d’extraction automatique de contenus combiné à un contrôle humain pour la levée de doute, les corrections et la complétude, indique Clara Babin. Numen est ainsi en capacité de s’engager fermement à livrer des données fiables et de qualité. Nous n’avons pas le droit à l’erreur tenant compte de la sensibilité des données. Cela est rendu possible grâce à la collaboration hommes machines qui maximise la fiabilité des données et qui réduit les coûts et délais de traitement en réservant l’intervention humaine pour les arbitrages !”

Numérisation en mode copie fidèle : le choix d'un grand Ministère

C’est la publication d’une Ordonnance qui a fait naître cet autre projet. A savoir, un transfert de mission entre 2 établissements publics, imposant que tous les dossiers soient en possession du nouveau titulaire de la compétence. Toutes les archives étant physiques, la solution la plus simple a été de les numériser pour faciliter la transmission. “Les archives ont été rapatriées depuis une vingtaine de sites, sur deux de nos usines de traitement, explique Clara Babin. Cela représente plus de 30 millions de pages. Nous avons d’ailleurs dû échelonner leur réception pour éviter l’embouteillage. Puis nous les avons numérisées pour en faire une copie fiable conformément à la norme NF Z42-026, dans un délai contraint par la date de mise en application de l’ordonnance. Les documents numérisés ont ensuite été versés dans un SAE. Quant aux originaux, ils n’ont pas encore été détruits, mais seront conservés en attendant l’autorisation du SIAF (Service Interministériel des Archives de France) ».

C.G.O.S : de l'édition des dossiers papiers à leur intégration dans la GED

Enfin, Numen œuvre aussi pour le C.G.O.S., une association loi 1901 qui met en œuvre et gère l’action sociale en faveur des agents en activité ou retraités des établissements publics sanitaires, sociaux et médicosociaux adhérant au C.G.O.S. Ainsi, toutes les demandes de prestations (primes énergie, chèques vacances, primes de naissance, etc.) se font par le biais d’un formulaire web ou d’un dossier papier édité et envoyé aux agents par Numen. C’est ce dossier papier et ses justificatifs qui sont réceptionnés par Numen via une adresse TSA. “Nous numérisons les pièces du dossier, nous les typons et les indexons, car ils font l’objet d’une instruction métier, ajoute Clara Babin. Nous assurons également l’extraction d’un certain nombre d’informations qui alimentent la GED (en mode SaaS) mise en place par Numen pour permettre aux agents d’instruire la demande d’ouverture de droits et de valider (ou non) la délivrance des prestations sociales.” In fine, tous les gestionnaires reçoivent les données au format numérique, que la demande ait été faite en ligne ou au format papier. Numen est ainsi présent sur toute la chaîne de traitement.

Numérisation, éditique et GED : une couverture intégrale

Numen propose aux acteurs de la sphère publique d’externaliser leurs processus documentaires. “Nous sommes à la fois éditeur et prestataire de services, précise Clara Babin. “Nous pouvons assurer le traitement documentaire de bout en bout, depuis l’édition des documents jusqu’à leur stockage dans la GED, en passant par l’envoi et l’extraction de données. Nos clients nous confient leurs documents, leurs archives et nous les accompagnons dans leurs projets de dématérialisation. Notre expertise repose sur notre capacité à traiter de gros volumes de documents sensibles et hétérogènes avec un engagement sur la qualité du contenu livré”.

De fortes exigences de qualité

Les différents types de projets présentés ci-dessus sont souvent impossibles à mener en interne par les acteurs publics, faute de ressources, de moyens ou de compétences. D’où l’intérêt de passer par un spécialiste. D’autant que le niveau de qualité exigé dans le secteur public est élevé. “Numen s’engage sur le résultat, conclut Clara Babin. Nous avons donc développé des outils et des méthodes pour garantir la qualité de nos prestations et s’assurer de la satisfaction de nos clients”.