Comment mettre en place un coffre-fort numérique pro au sein de votre entreprise ?

La digitalisation se positionne désormais comme un pilier stratégique majeur pour les entreprises. Dans ce contexte, l'archivage électronique s'impose comme une nécessité incontournable. Cependant, son rôle ne se limite pas au simple stockage de données. Il soulève, en effet, de véritables enjeux en termes de sécurité, d'accessibilité et de conformité réglementaire. Le défi est d'autant plus grand que cette évolution s’accompagne d’une explosion des volumes de données et d’une complexité croissante des normes. Face à ces évolutions, le coffre-fort numérique (CFN) émerge comme une réponse globale et moderne, transcendant son usage initial, souvent réduit à la digitalisation des bulletins de paie. Cette solution sécurisée répond, en effet, aux exigences de protection et de gestion des données, tout en optimisant leur accessibilité et leur intégration dans les processus métiers. Alors pourquoi et comment mettre en place un coffre-fort numérique pro au sein de votre entreprise ? Réponses avec Numen.

La complexité de l'archivage électronique en entreprise

L'ère numérique a entraîné une transformation profonde en matière de gestion des informations au sein des entreprises. Si ce phénomène ouvre de nouvelles perspectives, il implique également de nombreux défis.

Un volume exponentiel de données à archiver et à gérer

La dématérialisation se caractérise par une augmentation exponentielle des données et des fichiers électroniques (contrats, factures, etc.). Les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur, se trouvent alors confrontées à des besoins croissants en matière :

• D'espace stockage ;
• D'organisation ;
• De sécurité.

Des risques accrus pour la sécurité des données

L'augmentation exponentielle du volume de données offre des perspectives enrichissantes en termes d'analyses et de prise de décisions. Elle s'accompagne toutefois d'un risque accru de perte d’informations.

Défaillances techniques, attaques en ligne, erreurs humaines, les conséquences sur le fonctionnement quotidien d'une entreprise peuvent être dévastatrices. Elles peuvent ainsi entraîner une interruption des opérations, une perte de revenus, et même des dommages en termes de réputation et de confiance de la clientèle. La récupération des données perdues peut, par ailleurs, s'avérer complexe et coûteuse, voire impossible. C’est notamment le cas si des mesures de sauvegarde adéquates n’ont pas été mises en place.

L’archivage électronique doit donc tenir compte de l’ensemble de ces risques. La solution mise en place doit notamment proposer des technologies et des processus robustes pour y faire face de manière optimale.

Une conformité juridique complexe

Dans le même temps, la non-conformité aux réglementations en vigueur, de plus en plus strictes, peut exposer les entreprises à des sanctions légales. À cela s’ajoutent des dommages potentiels en termes d'image de marque.

Cette question est d’autant plus prégnante que les pouvoirs publics poussent à la transformation numérique des entreprises. Des législations telles que la loi El Khomri, l'obligation de facturation électronique ou encore le développement de la signature électronique, sont des exemples parmi d’autres de la manière dont le législateur encourage ou impose la dématérialisation. Ces législations visent à moderniser l'environnement commercial. Leur objectif est également de renforcer la sécurité, la transparence et l'efficacité dans les processus d'affaires.

La conformité à ces réglementations peut toutefois se révéler complexe. Elle nécessite en effet un suivi régulier des évolutions législatives et l'adoption de technologies capables de répondre à ces exigences.

Les avantages du coffre-fort numérique pro

L'intégration d'un coffre-fort numérique professionnel dans votre entreprise ouvre la porte à une multitude de bénéfices stratégiques. Examinons comment cette solution avancée peut dynamiser votre gestion des données et renforcer l'efficacité de vos opérations.

Renforcer la sécurité des données de l’entreprise

Plusieurs caractéristiques du coffre-fort numérique garantissent la sécurité des informations qui y sont stockées :

• Le chiffrement assurant la confidentialité des données : l’entreprise est la seule à détenir la clé de déchiffrement ;
• Le contrôle des accès rigoureux permettant des autorisations granulaires, ajustées en fonction des rôles et des besoins spécifiques des utilisateurs. Les données sensibles sont accessibles uniquement aux personnes autorisées et protégées des intrusions de tiers ;
• La protection contre les attaques en ligne ;
• La traçabilité des actions ;
• La conformité garantie aux normes de sécurité ;
• Les procédures de sauvegarde et de récupération de données.

Améliorer l’accessibilité des informations

Les salariés peuvent accéder rapidement et facilement aux documents numériques archivés grâce à une interface intuitive (documents sociaux et comptables, bulletin de paie, factures, etc.). La recherche et la centralisation des documents archivés permettent une récupération rapide et efficace des informations.

L'intégration du CFN à vos applications métier permet d'optimiser les flux de travail de vos salariés. Elle automatise, en effet, les transferts de données et réduit les manipulations manuelles. Cela favorise la collaboration et augmente l'efficacité opérationnelle. Vos employés peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Le CFN, associé à un système de GED (Gestion Électronique des Documents) facilite donc le travail de vos collaborateurs et vous permet de fournir un meilleur service à vos clients.

Garantir l’intégrité des données de l’entreprise

Cet avantage du coffre digital repose sur plusieurs mécanismes comme l’empreinte, le chaînage ou encore le journal d’intégrité. En veillant à ce que les informations papiers dématérialisées et stockées soient exactes et non altérées, cette solution aide les eployeurs à maintenir la qualité et la fiabilité de leurs données. Elles peuvent ainsi prendre des décisions éclairées, maintenir la confiance de leurs relations d’affaires et s’assurer de la valeur probatoire de leurs documents numériques.

Assurer la conformité réglementaire de l'employeur

Grâce au coffre-fort numérique, les grandes entreprises comme les PME sont en mesure de répondre aux exigences légales et normatives (conservation des bulletins de paie, facture électronique, etc.). Elles évitent ainsi les sanctions et les pénalités administratives coûteuses.

Intégrer le coffre-fort numérique aux systèmes existants

Enfin, la capacité à s'intégrer harmonieusement avec les systèmes existants est un atout significatif du coffre-fort numérique. Capable de se connecter avec divers logiciels de gestion documentaire via des API, cette solution d’archivage électronique s’adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Cette flexibilité permet une mise en œuvre fluide et une utilisation plus efficace des ressources informatiques existantes par chaque salarié.

Comment mettre en place un coffre-fort numérique en entreprise ?

La mise en place d’un CFN nécessite cinq grandes étapes. Découvrons-les ensemble.

Étape 1 : l’évaluation des besoins spécifiques de l’entreprise

Cette étape d’analyse est primordiale afin de sélectionner la solution et les fonctionnalités les mieux adaptées à votre entreprise et à vos salariés. Il s’agit notamment de déterminer le volume de documents et de fichiers numériques à stocker dans votre CFN et vos besoins en termes d’intégration dans vos systèmes existants.

Étape 2 : le choix du fournisseur de coffre-fort numérique

Le prestataire du CFN doit afficher la certification AFNOR NF 203 qui garantit le respect de la norme NF Z42-020 sur l’intégrité et la pérennité des documents. D’autres obligations sont à observer :

• Le décret du 30 mai 2018 assurant la confidentialité grâce au chiffrement des documents et données ;
• Le décret du 5 octobre 2018 relatif à la réversibilité des informations ;
• La norme ISO 27001 en lien avec la sécurité des systèmes d’informations ;
• La norme ISO 9001 concernant le stockage des données ;
• La norme eIDAS ;
• Le Règlement européen pour la protection des données (RGPD) ;
• L’agrément SIAF pour la conservation d’archives publiques.

La solution doit également proposer les services indispensables à votre entreprise et être compatible avec les applications métiers déjà existantes au sein de votre organisation.

Étape 3 : la formation du personnel de l’entreprise

Tout au long de votre projet de CFN, il est indispensable de communiquer suffisamment en amont avec vos salariés. En expliquant clairement les enjeux du coffre-fort et son utilité, vous augmentez les chances d'adhésion de votre personnel à ce nouvel outil.

Une formation est également nécessaire pour faciliter la prise en main des différentes fonctionnalités.

Étape 4 : l’intégration du CFN aux autres solutions métier de l’entreprise

L'intégration du coffre-fort numérique aux autres solutions métier de l'entreprise (ERP, CRM, GED, etc.) est un processus clé qui permet de créer un écosystème informatique cohérent et efficace. Cette intégration est réalisée via des interfaces de programmation d'applications (API).

Une fois cette étape réalisée, le CFN peut automatiquement recevoir et stocker des documents numériques et des données provenant d'autres systèmes. Par exemple, des contrats déposés dans un CRM peuvent être sauvegardés puis consultés dans votre coffre-fort numérique par vos collaborateurs.

Étape 5 : les mesures de sauvegarde et de récupération des données

Enfin, la mise en place d’un coffre-fort numérique doit toujours s’accompagner d’un plan de sauvegarde et de récupération des données. L’objectif est de protéger vos informations et de garantir la continuité de votre activité en cas d’incident.

Vous souhaitez mettre en place un coffre-fort numérique au sein de votre entreprise ? Pour une solution adaptée à vos besoins et à vos salariés, contactez sans tarder les experts Numen !