N’hésitez plus, externalisez et dématérialisez vos courriers sortants !

Courrier sortant, RH, Industrie & Services

N’hésitez plus, externalisez et dématérialisez vos courriers sortants !

Grâce à l’externalisation, les Entreprises de Services telles que les Cabinets de recrutement ou Agences de Travail Temporaire peuvent globalement réaliser jusqu’à 30% d’économies sur leur activité éditique.

Dans le cadre de la Loi El Khomri, la dématérialisation du bulletin de paie permet des économies immédiates de l’ordre de 33 à 67 %

L’émission des bulletins de paie, des contrats de missions des intérimaires, des contrats de mise à disposition des entreprises clientes, des factures, des attestations « employeur »…, représente un enjeu important auquel doivent faire face quotidiennement les Entreprises de Travail Temporaire. Ces courriers, dits « sortants », sont assujettis à des contraintes réglementaires importantes comme :

  • Envoyer le contrat de travail avant que l’intérimaire ne commence sa mission,
  • S’assurer de la bonne réception du contrat en retour signé,
  • Stocker les contrats pour pouvoir établir le bulletin de paie,
  • Envoyer la facture au client,
  • Emettre le bulletin de paie en fin de mois ou en début de mois, …

Le suivi administratif de l’intérimaire et des entreprises clientes est donc très complexe et conséquent car chaque agence d’intérim est soumise à des exigences légales très structurantes dans le cadre de leur activité (par exemple le délai de 48h pour adresser le contrat de travail d’intérim afin de ne pas requalifier l’intérimaire en salarié permanent).

En plus de la gestion fastidieuse du cycle de la vie administrative des courriers de gestion, s’ajoute l’augmentation des tarifs postaux qui va s’opérer à compter du 1er janvier.

Dans ce contexte, de nombreuses questions se posent aux acteurs de l’Intérim :

  • Comment optimiser de façon efficace et fiable le traitement des courriers sortants, de l’émission à l’envoi des documents, tout en réduisant le temps de gestion, mais aussi les coûts ?
  • Comment prévoir la gestion optimisée des contrats signés en retour ?
  • Comment faire face à cette gestion et à moindre coût tout en respectant la fiabilité du document, les délais et exigences légales ?
  • Comment, en plus, vous faire gagner en productivité, pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier ?

Une solution : l’externalisation des courriers sortants, pour gagner en efficacité, en coût et en temps !

L’externalisation du traitement de vos flux sortants et entrants vous permettra non seulement d’optimiser la production des courriers, au format papier et électronique, mais aussi de gérer de façon optimum les contrats signés en retour.

La prise en charge du cycle de vie complet des pièces comprend : la capture des flux, l’émission des courriers, le traitement des retours, l’archivage électronique, la vérification des signatures, …

Envoi des contrats de travail aux Intérimaires et aux Entreprises :

  • Capture des données depuis les applications « métier » du client
  • Composition des documents (contrats intérimaire / entreprise)
  • Versement dans la GEIDE, mise en place d'un numéro chrono unique de sortie
  • Massification des éditions (courriers égrenés & courriers batch)
  • Préparation des retours (code barre, code document, enveloppe TSA)

Gestion des retours :

  • Gestion des PND (ex NPAI)
  • Traitement des courriers retours (ouverture, mise à plat, numérisation)
  • Vérification de la conformité : signatures & dates (levée de doute)
  • Mise à jour dans la GEIDE et du statut dans l’application métier
  • Archivage à valeur probatoire
  • Relance des intérimaires n’ayant pas retourné leurs contrats

Les solutions éditiques permettent :

  • d'unifier ces flux hétérogènes par des éditions égrenées depuis les agences locales et batch du SI central
  • de manipuler en toute sécurité des documents portant de l’information sensible
  • de conserver les documents sensibles en leur donnant une valeur probatoire

Vous pourrez ainsi :

  • Renforcer la conformité :
    • Capacité à démontrer l’envoi à J+1 de ses contrats de travail,
    • Conservation à valeur probatoire des retours.
  • Diminuer de façon conséquente vos coûts administratifs :
    • Centralisation & Massification des envois (baisse des coûts d’édition et d’affranchissement),
    • Élimination des coûts de manipulation papier (estimation 1h15 par jour et par agence)
  • Se différencier commercialement :
    • Les contrats clients arrivent dans de meilleurs délais,
    • Respect de la charte graphique (multi enseignes) et réactivité sur le contenu
    • Allègement du front office administratif au profit du commerce.

L’optimisation du processus et la réduction complémentaire des coûts de production passera par la DEMATERIALISATION DES CONTRATS ET DES BULLETINS DE PAIE avec nos Plateformes d’Echanges Digitaux et de Signature Electronique. 

Numen vous accompagne pour optimiser la production des courriers sortants (au format papier et électronique), le traitement des PND mais aussi pour gérer de façon efficiente la gestion des contrats signés en retour.

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