Numen.leBlog
Accueil > blog
Découvrez le blog Numen :
événements, éclairage, livres blancs, témoignages...

Comment la GED répond aux enjeux digitaux des organisations

16.05.2022     -    4 min
Comment la GED répond aux enjeux digitaux des organisations

Avec l’essor de la digitalisation et du travail hybride, les organisations publiques et privées ont compris qu’elles devaient aller plus loin dans l’organisation de l’information et des pratiques de gestion documentaire. Cette prise de conscience est aujourd’hui générale et un outil tel que la GED permet de répondre à ces enjeux.

Pourquoi injecter les documents dans une GED, et ne pas tout simplement les laisser dans les outils métiers ou dans la messagerie ? C’est la question récurrente qui se pose encore dans de nombreuses organisations. La GED est pourtant la réponse idéale aux besoins de stockage et de centralisation, de sécurisation, de partage et de diffusion de l’information de toutes les organisations.

Une GED intégrée aux outils métiers ?

Or, pour qu’elle soit utile, la GED doit pouvoir communiquer avec les outils déjà en place et utilisés au quotidien par les différents services de l’organisation. En effet, rares sont les documents destinés à l’usage unique d’un seul et même collaborateur. Sans compter qu’au sein des équipes qui traitent de l’information, tous les collaborateurs n’ont pas le même profil et n’utilisent pas tous les même logiciel métier. Il est donc essentiel de pouvoir associer l’ensemble es outils métiers à la GED et ce afin que les équipes puissent retrouver facilement les documents en quelques clics.

Une GED ouverte à l’externe ?

La GED doit aussi être ouverte aux partenaires externes (collaborateurs déportés, fournisseurs, prestataires, clients, etc.). Ce qui est possible par le bais de data rooms durables ou éphémères. L’organisation peut ainsi y déposer des documents et les mettre à disposition de tiers qui, selon les droits qui leur sont attribués, ont la possibilité de seulement les consulte ou bien de les modifier, de les télécharger, etc. Les documents sont dès lors versionnés et peuvent être partagés en toute sécurité.

Une GED pour conserver et gérer les documents engageants ?

Le rôle principal de la GED, c’est évidemment d’assurer la gestion du cycle de vie des documents. A plus forte raison, quand il s’agit de documents engageants. Il y a, en effet, toujours un document entre deux parties (contrats, bulletins, facture, etc.), disponible en un ou plusieurs exemplaires. Ces documents constituent un patrimoine important pour l’organisation, qui doit les protéger et les rendre indépendants des outils et des usages. L’organisation peut ainsi changer d’outil de comptabilité, mais toujours retrouver ses documents dans la GED qui, elle, constitue un point central, immuable.

Une GED pour automatiser certaines tâches ?

La GED n’est toutefois pas un réceptacle figé. Elle doit permettre le partage et la collaboration autour des documents. Et, grâce à des workflows paramétrables, elle offre aussi la possibilité d’automatiser certaines tâches et facilite ainsi le travail au quotidien des équipes. Rappelons enfin que la GED ne se substitue pas à un système d’information, mais qu’elle s’imbrique dans le système d’information. Il s’agit avant tout d’un outil transverse capable d’assurer la continuité du travail, sur site ou à distance, qui, en centralisant l’information, permet à l’organisation de gagner en agilité et souplesse.

Articles similaires
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
15 min
Que vous soyez chef d’entreprise, responsable des ressources humaines ou de projet IT, la dématérialisation vous concerne. Simplicité, gain de temps, amélioration de la productivité, économ...
Lire la suite
Comment gérer vos datas et les mettre au service de vos activités ?
Comment gérer vos datas et les mettre au service de vos activités ?
8 min
Si prestataire en numérisation rime avec dématérialisation, il peut aussi rimer avec data. Numen le prouve avec ses capacités d’extraction de données de qual...
Lire la suite
Copie Fiable : tout ce qu’il faut savoir
Copie Fiable : tout ce qu’il faut savoir
14 min
La numérisation simple d’un document papier n’offre au fichier électronique produit qu’une valeur de simple « copie ». Elle ne vous dispense donc pas d&rs...
Lire la suite
Quelles sont les durées légales de conservation de vos documents avec la GED ?
Quelles sont les durées légales de conservation de vos documents avec la GED ?
4 min
Vous avez mis en place, ou souhaitez mettre en place, une GED, ou une autre solution, pour la conservation de vos documents de gestion et naturellement vous vous posez la question de la dur&eac...
Lire la suite
Signature électronique : pour un parcours client 100% digital
Signature électronique : pour un parcours client 100% digital
8 min
La signature électronique est aujourd’hui très souvent associée à l’usage d’une GED. Mais pour que le parcours de l’utilisateur soit 100% digital ...
Lire la suite
Comment Doxtreem a permis à Payan Bertrand de réduire de 80 % ses temps de recherche
Comment Doxtreem a permis à Payan Bertrand de réduire de 80 % ses temps de recherche
4 min
Présente depuis 1854 sur la commune de Grasse, Payan Bertrand est une société familiale spécialisée dans l’industrie des parfums et des arômes alimentaires. Elle est également présente dan...
Lire la suite
La Facture Électronique : Tout Savoir
La Facture Électronique : Tout Savoir
7 min
Tout le monde en parle, et c’est une vraie révolution qui attend toutes les entreprises, même les TPE, dès 2024. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Déploy&eac...
Lire la suite
L'externalisation des processus, un gain d'efficacité pour le secteur public
L'externalisation des processus, un gain d'efficacité pour le secteur public
10 min
Même si une large frange des usagers apprécie que de nombreuses démarches soient désormais possibles en électronique, leurs pendants papiers vont perdurer et le Secteur Public risque de foncti...
Lire la suite
Travail à distance et gestion de courriers : quels sont les enjeux et bénéfices ?
Travail à distance et gestion de courriers : quels sont les enjeux et bénéfices ?
7 min
Le télétravail a le vent en poupe. Selon le baromètre « Télétravail et Organisations hybrides 2022 » de Malakoff Humanis, près de la moiti&eacut...
Lire la suite
Afficher plus de contenu
Abonnez-vous à la Newsletter
Retrouvez les solutions Numen, des actualités,
des éclairages… dans votre boite email
Flowbite Logo
Suivez-nous