La digitalisation des dossiers RH : Un festin de R.O.I.* en 5 mois !

(*R.O.I. = Return On Investment = Retour sur investissement)

Pourquoi dématérialiser le dossier salarié ?

Améliorer la productivité grâce à une gestion documentaire plus efficace
Nous constatons, d’après des études Markess, qu’un collaborateur passe 250h en moyenne par an à rechercher un document, document qui a été dupliqué, transmis, versionné en moyenne 19 fois. La conséquence, est que 7,5% des documents sont perdus ou mal classés.

La dématérialisation est un véritable atout dans la gestion documentaire car elle va permettre à l’ensemble des équipes de gagner en temps de recherches et en organisation, tout en assurant de l’intégrité de l’information contenu dans le document.
Ce sont de vraies opportunités d’amélioration à exploiter, encore faut-il prioriser les champs d’actions en restant pragmatiques.

Répondre aux besoins d’accès et de conformité

Complexes à respecter, accentué par une consolidation et un archivage papier chronophage, le dossier RH est représentatif des contraintes légales, conventionnelles, réglementaires auxquelles les RH font face dans leur quotidien. Des contraintes amplifiées par le code du travail, les conventions collectives, le droit social, la CNIL, le RGPD imposent des durées de conservation et des obligations ou restrictions d’accès différents selon les documents ou leur contenu.

La plupart des entreprises démultiplie les systèmes d’information, les ERP ne couvrent pas tous les domaines et souvent chaque métier s’équipe de son système d’information. Les flux entre acteurs internes et externes, l’usage d’outils informatiques métier spécifiques qui portent une partie des données du collaborateur et ne communiquent pas entre eux accroit la complexité du traitement documentaire. Il est dès lors très compliqué d’obtenir de la fluidité dans la transmission, la conservation et le partage de document.

Oui, SAP©, Oracle©, Talentsoft©, Workday©, Digipost©, Peopledoc©, Konica©, Sage© sont souvent déjà en place mais quelle est l’harmonie entre ces différents systèmes… la réalité est bien souvent l’usage du « shadow IT » (la mise en place d’outils sans approbation de la direction et, par voie de conséquence, la duplication de documents sur leur propres disques durs ou « drives » pour un partage à 79% encore par e-mail).

Une solution digitale transverse permet la fluidité du partage et du transfert des documents. Elle permet également un gain de temps dans la consolidation des pièces du dossier ainsi que dans les recherches futures.

Éviter les risques financiers liés aux durées de conservation des documents constitutifs du dossier

Le dossier du salarié commence dès le recrutement par la collecte de données privées (attention à la gestion des données personnelles encadrée par le RGPD) du futur collaborateur, l’élaboration du contrat (conservation : 20 ans) puis son enregistrement au registre unique du personnel (conservation : 5 ans).Il s’agit sur un plan administratif de conserver les documents relatifs aux charges sociales (conservation : 3 ans), comme pour la comptabilisation des jours travaillés mais d’une année seulement pour les horaires. La mise en demeure de l’inspection du travail ou la déclaration d’un accident doivent, elles, être conservées 5 années.

Nous constatons assez facilement que conservé au format papier, le dossier devient vite riche de nombreux documents alors qu’il ne comporte encore aucun élément de sortie ou de préparation d’un contentieux.

Dans ce cadre, 100% des sociétés qui n’ont pas pu produire les pièces justificatives au juge prudhommal
ont été déboutées.

Une gestion à distance en sites multiples source de risque prud’hommal

Une gestion en sites multiples peut également être le quotidien du RH et cela nécessite une vigilance accrue sur le fond des évaluations renseignées par les managers, avec pour impératif :

• de collecter l’ensemble des éléments et,
• l’obligation de les partager avec le collaborateur sur demande…

Pourquoi est-ce le bon moment pour dématérialiser ?

Beaucoup de sociétés avaient débuté leur transformation numérique avant la crise du Covid19, de manière timide, avec la crainte de la non-adhésion de leurs collaborateurs. Il est à présent évident que la situation a rendu beaucoup plus mature le souhait des collaborateurs de pouvoir gérer à distance les relations avec leur département RH.

Pour concrétiser ces deux approches, il faut réaliser que la dématérialisation des contrats permet 50% d’économie par rapport au traitement d’un contrat du papier et 87% des collaborateurs accepteraient de signer leur contrat de manière digitale.

Si tous s’accordent à converger vers une stratégie digitale, le secret est de bien définir ses priorités :

• Interrogez vos experts sur leurs peines au quotidien dans leur gestion documentaire. Quelles sont les tâches chronophages sans valeur ajoutée ? Par quelles gestions administratives sont-ils absorbés, les empêchent-elles d’assurer des accompagnements RH à valeur ajoutée ?
• Par la suite, réalisez l’analyse de vos dossiers papiers et numériques, la rigueur du classement, le niveau de consolidation des entretiens provenant de sites multiples, la capacité à gérer les durées de conservation (i.e. le nombre de documents dans les dossiers qui ne devraient plus y être), la rapidité de constitution d’un dossier prud’hommal et la conformité relative à la restitution des informations au collaborateur sont autant de pistes d’amélioration à étudier.

Convaincre et mesurer le succès

Le retour sur investissement (ROI) est le ratio qui permet de déterminer le gain par rapport à l’investissement. C’est une mesure financière essentielle de tout projet. En RH, il vous permet de vous garantir de faire les bons choix avant votre prise de décision. Le ROI permet de mesurer le résultat par rapport aux moyens mis en place pour l’atteindre.

ATTEINDRE UN ROI EN MOINS DE 5 MOIS

Pour atteindre un ROI en moins de 5 mois, nos clients n’ont évidemment pas refondu leur système d’information dans leur globalité mais se sont attelés à intervenir sur les dysfonctionnements les plus pénalisants et les plus chronophages.

Comme dirait Christina Cordula « Vous êtes complètement dans le thème »… il ne reste plus qu’à démontrer à votre direction générale que les économies réalisées autofinanceront votre projet de numérisation RH.

Reprenez le contrôle de votre stratégie digitale pour devenir un business partner de vos Directions Générale et Informatique.

Concrètement, c’est la mesure qui vous permettra de déclencher en interne les budgets nécessaires à la digitalisation de vos processus RH.

Découvrez une offre documentaire complète de la capture RAD/LAD, à la GED / SAE en passant par le BPM, des solutions modulaires. Des experts du domaine RH ont participé à des interviews et des ateliers pour coconstruire avec Numen une plateforme qui répond à vos besoins. Le retour sur investissement sera d’autant plus rapide que des fonctionnalités modélisées avec vos confrères à votre solution personnalisée il n’y a que quelques paramétrages !
Parlons-en !