Qu'est-ce que le bulletin de paie dématérialisé ?

La gestion de la paie constitue un élément essentiel de l’organisation de votre entreprise. Cette tâche peut toutefois s'avérer aussi fastidieuse qu'onéreuse. Face à ce constat, la dématérialisation du bulletin de paie se profile comme une solution incontournable. Elle offre, en effet, des avantages considérables, tant pour l'entreprise que pour ses employés. Elle nécessite néanmoins une approche réfléchie et un certain nombre de précautions lors de sa mise en place. Pour vous accompagner, découvrez le guide complet du bulletin de paie dématérialisé rédigé par les experts Numen.

Bulletin de paie dématérialisé : de quoi s’agit-il ?

Définition du bulletin de paie dématérialisé

Selon l’article L3243-2 du Code du travail, l’employeur doit remettre un bulletin de paie à chacun de ses employés. Ce document obligatoire doit contenir toutes les informations prévues par l’article D3243-1 et notamment :

• Le nom et l'adresse de l'employeur ;
• Le nom et la nature de l’activité du salarié ;
• Le montant de la rémunération brute du salarié ;
• Le montant des cotisations sociales ;
• Le montant de la rémunération nette sociale du salarié, du net imposable et du net à payer ;
• Du montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source ;
• Etc.

Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2018, les entreprises doivent remettre à leurs salariés un bulletin de paie simplifié afin de faciliter la lisibilité des différentes informations.

Quant au bulletin de paie dématérialisé, il correspond à la forme électronique du bulletin de paie traditionnel. Il répond exactement aux mêmes règles et fonctionnalités que sa version papier.

La réglementation du bulletin de paie dématérialisé

Depuis la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009, les entreprises peuvent proposer à leurs salariés un bulletin de paie dématérialisé (article L3243-2 du Code du travail). À l’origine, l’employeur devait obtenir l’autorisation préalable du salarié. Cette contrainte représentait un frein au déploiement du bulletin de paie dématérialisé.

Depuis le 1er janvier 2017 et la loi El Khomri, le consentement du salarié est donc présumé. En pratique, l’employeur doit informer son employé de l’intention de dématérialiser son bulletin de paie au moins 30 jours avant ou au moment de l’embauche. Selon le décret 2016-1762, le salarié a le droit de refuser la proposition de son employeur. Toutefois, en l’absence d’opposition formelle, l’employeur est autorisé à procéder à la dématérialisation de la fiche de salaire. Par la suite, le salarié peut refuser l’émission électronique de ce document. L’employeur dispose alors de trois mois pour lui remettre des fiches de paie en format papier.

Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé pour les employés ?

Un accès et une consultation facilitée

Plus besoin de fouiller dans les tiroirs ou de chercher un document papier égaré. Désormais, leurs relevés de rémunération sont accessibles en ligne, depuis n'importe quel appareil connecté (ordinateur, tablette, smartphone). Au bureau, à la maison, ou en déplacement, ce document les accompagne partout. Ils peuvent donc le consulter à tout moment, sans risque de perte ou de détérioration. Les versions électroniques de leurs bulletins de paie sont, en effet, stockées en toute sécurité dans des espaces dédiés, préservant leur intégrité à long terme.

Cette dématérialisation facilite ainsi grandement l'archivage et la recherche d'informations en cas de besoin. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lors des déclarations fiscales, des demandes de prêt ou de toute autre situation nécessitant un accès rapide à l'historique financier.

Notez qu’en cas de besoin, les salariés conservent la possibilité d'imprimer chaque page de leurs bulletins de paie dématérialisés à partir de leur espace dédié.

Un gain de temps et d'efficacité grâce au bulletin de paie électronique

Le passage à la fiche de paie dématérialisée se traduit par un gain de temps significatif pour les salariés. Plus besoin d'attendre la réception du courrier postal ou de se rendre au bureau des ressources humaines pour obtenir sa fiche de rémunération. Dès que le relevé est généré par le service de paie de l'entreprise, il est mis à disposition du salarié en ligne.

Cette automatisation assure une distribution ponctuelle des bulletins, sans les délais potentiels liés au traitement postal. Les salariés ne sont plus tributaires des aléas de la poste, ce qui réduit les retards dans la réception de leurs fiches de salaire.

Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé pour les entreprises ?

La réduction des coûts et de l'empreinte environnementale

La fiche de paie dématérialisation engendre des économies substantielles en matière de frais d'impression (encre, papier), d'affranchissement et de gestion logistique. Les coûts liés à la maintenance des équipements sont également réduits. Les ressources autrefois allouées à l'impression et à l'envoi postal peuvent être réaffectées à des activités plus stratégiques. Cette optimisation contribue à renforcer la compétitivité de l'entreprise sur le marché.

Par ailleurs, en optant pour la dématérialisation des bulletins de paie, les entreprises manifestent leur engagement en faveur de la responsabilité sociale des entreprises (RSE). Cette démarche responsable s'inscrit dans une perspective environnementale en réduisant la consommation de papier, les émissions de carbone liées aux envois postaux et en minimisant les déchets.

En affichant leur souci de l'environnement et de la durabilité, les entreprises renforcent ainsi leur image de marque, auprès de collaborateurs de plus en plus sensibles aux enjeux écologiques. La RSE devient ainsi un vecteur de différenciation vis-à-vis de la concurrence. Elle favorise une meilleure adhésion des clients et des salariés aux valeurs de l'entreprise.

La simplification des processus administratifs

Plus besoin de gérer des stocks de papier, d'imprimer des milliers de bulletins ou de s'occuper de l'affranchissement. L'ensemble de ces tâches fastidieuses est automatisé, libérant ainsi du temps et des ressources administratives précieuses. Votre service RH peut se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que le recrutement des talents, la gestion des avantages sociaux ou le renforcement de la culture d'entreprise.

Par ailleurs, l’automatisation de l'émission et de la distribution des bulletins de paie est un atout majeur offert par la dématérialisation. Une fois les processus mis en place, les documents sont générés et distribués de manière automatique, conformément aux paramètres préétablis. Les employés reçoivent leurs relevés de rémunération sans intervention manuelle. Cette automatisation garantit également une distribution ponctuelle et fiable des fiches de salaire, ce qui renforce la satisfaction des employés.

Enfin, la dématérialisation contribue à réduire les erreurs et les risques de non-conformité dans la gestion de la paie. Les calculs sont effectués de manière précise et automatisée, minimisant ainsi les risques de paiements incorrects ou de problèmes de conformité avec la législation en vigueur.

Comment mettre en place le bulletin de paie dématérialisé dans son entreprise ?

Étapes et bonnes pratiques pour la transition vers le bulletin de paie électronique

La norme NF Z42-025 relative à la gestion des fiches de salaire électroniques est le référentiel à prendre en compte. Il fournit l’essentiel du processus et des précautions à prendre lors de la dématérialisation (sécurité et intégrité notamment).

Étape 1 : sélectionner une solution conforme aux exigences légales et à vos besoins

La dématérialisation des fiches de paie nécessite un grand nombre de précautions, notamment en matière réglementaire. Voici les règles à respecter :

• La solution doit garantir l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des données de vos salariés : l’envoi par email est donc à exclure. Ce mode de communication ne remplit pas les exigences du Code du travail. L’absence de chiffrement, le risque d’envoi au mauvais destinataire ou encore le risque de pirate de la boite emails du salarié rendent cette solution inopérante.
• Elle doit assurer la conservation et la disponibilité des bulletins de paie pendant toute la durée légale : les salariés accèdent, téléchargent et impriment le document simplement, à tout moment, de façon sécurisée et individualisée.
• La solution doit assurer la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Étape 2 : Informer et former vos salariés

Nous l’avons vu, l’information préalable du salarié de la dématérialisation des bulletins de paie est indispensable. C’est l’occasion d’expliquer votre choix et de présenter les avantages d’une telle solution (conservation sur le long terme, accessibilité, confidentialité, sécurité, etc.).

Par ailleurs, une formation est indispensable pour apprendre à vos collaborateurs à utiliser les fonctionnalités de la solution :

• Accéder à leur fiche de salaire dématérialisée, via leur coffre-fort numérique ;
• Les télécharger ;
• Les imprimer ;
• Effectuer une recherche de données ;
• Etc.

Enfin, si votre entreprise possède un Comité Social Économique (CSE), pensez à le consulter avant la mise en place de la solution.

Cette étape assure la transparence vis-à-vis de vos collaborateurs et facilite la transition. Elle contribue donc pleinement au succès de votre projet de dématérialisation de bulletins de paie.

Opter pour une solution de diffusion multicanale

La diffusion multicanale des bulletins de paie permet aux salariés de choisir entre le format papier ou le format numérique.

Dans le premier cas, la remise est assurée par courrier postal ou en main propre. Dans le second cas, l’employeur dépose le document dans un coffre-fort numérique. Le salarié y accède via son espace personnel.

En optant pour cette solution, vous répondez à la demande de certains collaborateurs, encore réfractaires à la dématérialisation et aux fiches de salaire électroniques.

Le fiche de paie dématérialisée offre de nombreux avantages, tant pour les employés que pour les entreprises. Sa mise en place et son adoption nécessitent toutefois une planification adéquate, une formation des salariés et le respect des réglementations. Et pour cela, une seule solution : choisir le bon prestataire !

Vous souhaitez passer aux bulletins de paie dématérialisés ? Faites confiance aux experts Numen !