Leader de la santé en France, avec plus de 5 millions de personnes protégées, plus de 180 000 entreprises et entrepreneurs accompagnés, Harmonie Mutuelle s’engage également, en qualité d’entreprise à mission, à avoir un impact positif sur la société.
Aymeric Leheudre, responsable du service Socles IT Transverses au sein de la DSI d’Harmonie Mutuelle, pilote une équipe de 50 professionnels chargée de définir et d’implémenter les solutions, d’intégration de flux et de gestion des communications externes, qu’elles soient réglementaires ou à destination des adhérents de l’entreprise. Il revient sur le partenariat établi avec Numen, entreprise spécialisée dans la dématérialisation et l'optimisation des processus documentaires, pour optimiser et externaliser la gestion de ses communications par canal courriers.
La gestion des flux de courriers est un processus clé. Il exige de la rigueur pour assurer la continuité du service, l’efficacité des opérations et une maîtrise à chaque étape – de la conception des documents à leur acheminement auprès des destinataires.
" L’éditique est un métier qui nécessite des machines professionnelles. Nous voulions pouvoir nous appuyer sur les meilleurs acteurs du marché. "
Aymeric Leheudre Responsable service Socles IT Transverses
Dès 2019, Harmonie Mutuelle a lancé une refonte de sa chaîne de gestion des flux de courriers et a souhaité poursuivre sa collaboration avec NUMEN, capable d’allier performance, fiabilité et conformité.
Le projet d’optimisation et d’externalisation de la gestion des flux de courriers mené avec Numen répond à plusieurs exigences. D’une part, la sécurité des envois de courriers nécessite un niveau de protection élevé pour Harmonie Mutuelle, ainsi qu’un hébergement conforme aux standards requis par son activité. D’autre part, la robustesse des solutions techniques est essentielle pour absorber des volumes importants de courriers tout en s’adaptant aux fluctuations d’activité, notamment les pics.
Sur le plan opérationnel, la qualité d’impression nécessite une attention toute particulière. Qu’il s’agisse de courriers réglementaires ou de supports informatifs à destination des adhérents, Harmonie Mutuelle exige un rendu premium.
La traçabilité des flux doit, quant à elle, garantir un suivi rigoureux des courriers de la conception à la livraison. Le projet d’optimisation de la chaîne de gestion des flux de courriers est, par ailleurs, bien aligné avec les ambitions environnementales d’Harmonie Mutuelle, puisqu’il comprend une réflexion autour de la complémentarité des canaux de communication entre le papier et le numérique.
Numen, en qualité de partenaire d’Harmonie Mutuelle, répond à des enjeux clés :
Le projet d’optimisation de la chaîne de gestion des flux de courriers s’est articulé autour de plusieurs étapes. Le choix des partenaires, dont Numen, a suivi une démarche méthodique intégrant des critères précis, tels que la fiabilité des solutions, la capacité d’intégration avec le système d’information cible et la réactivité opérationnelle.
Numen s’est par ailleurs distingué par sa capacité à personnaliser des solutions en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise et par la proximité géographique de ses sites, facilitant la gestion logistique et les échanges avec Harmonie Mutuelle.
Le déploiement du projet a suivi les jalons classiques :
Depuis la mise en œuvre du projet, Harmonie Mutuelle a constaté des résultats significatifs. L’optimisation des flux de courriers a permis de renforcer la fiabilité des traitements tout en améliorant la performance opérationnelle et la qualité des envois.
Les flux de courriers ont notamment été optimisés grâce à une gestion rigoureuse des formats et des processus de rastérisation (soit la conversion d’un fichier en une image pouvant être imprimée ou affichée sur un écran). La traçabilité accrue des courriers fiabilise par ailleurs la gestion et renforce la satisfaction client.
Aujourd’hui, Harmonie Mutuelle se félicite de la réussite de ce partenariat. Grâce à l’expertise de Numen, l’entreprise a optimisé sa chaîne de gestion des flux de courriers tout en répondant à ses impératifs de sécurité, de fiabilité, de performance et d’efficacité opérationnelle.
Numen se positionne ainsi comme un acteur incontournable pour accompagner les organisations dans leur transformation et leur quête d'excellence opérationnelle.
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