Comment la GED Doxtreem a permis à l'entreprise Payan Bertrand de diminuer ses temps de recherche de 80%
Gestion de contenu, GED, DAF, Industrie & Services, Témoignage
Payan Bertrand est une société familiale spécialisée dans l'industrie des parfums et des arômes alimentaires. Présente depuis 1854 sur la commune de Grasse, l'entreprise créée, produit et commercialise pour des industries de parfumerie : des produits végétaux, des extraits naturels, des huiles essentielles...
Société française indépendante en phase avec la mondialisation, Payan Bertrand est présent dans plus de 60 pays et exporte 90% de sa production dans le monde entier.
Éric Proal, président du directoire de Payan Bertrand, nous apporte son témoignage sur les bénéfices de l’utilisation de la solution de GED Doxtreem, déployée depuis 2021 dans le cadre de la gestion des dossiers fournisseurs.
Gérer de manière fluide les factures fournisseurs et faciliter la recherche
Exerçant à l’international, la gestion des achats et des factures fournisseurs est centralisée à Grasse mais concerne aussi les collaborateurs de 16 services différents dans le monde entier qui peuvent intervenir, selon leur rôle, dans différents processus.
Nous avions sur site un système documentaire, développé par nos équipes informatiques basé sur des briques logicielles spécifiques Sharepoint et SQLserver, avec lequel nous faisions de la gestion de factures fournisseurs.
Nous sommes arrivés à un moment clé où le système était devenu beaucoup trop lent pour pouvoir gérer de manière fluide les documents, en particulier la recherche qui était devenue trop complexe. Nous avons alors lancé une réflexion interne sur nos pratiques de gestion documentaire et avons décidé de migrer vers une solution de GED disponible sur le marché qui pourrait améliorer la gestion des factures fournisseurs et, par extension la gestion de leur dossier (centralisation des documents, améliorer le classement, faciliter la recherche, simplifier certains process...).
Éric Proal
En effet, une solution de Gestion Electronique de Documents permet de collecter, de centraliser et d’organiser les contenus des entreprises et de les rendre ainsi accessibles immédiatement. Un des nombreux bénéfices de la mise en place d’une GED est le gain de temps lié à la recherche d’un document.
Une GED permet également aux entreprises de bien structurer leur patrimoine documentaire, d’indexer les documents pour mieux les retrouver. C'est pourquoi il est important de se poser les bonnes questions au moment de choisir sa GED.
Les bénéfices apportés par la solution Doxtreem
La GED Doxtreem a permis dans un premier temps à Payan Bertrand d’améliorer la gestion de ses factures fournisseurs et de leur dossier ainsi que quelques processus comme la demande d’achat et la validation de facture.
Payan Bertrand a constitué la base de son plan de classement documentaire qui assure aujourd’hui le socle de l’ensemble des documents de l’entreprise, accessible par tous.
Définir dès le début du projet son plan de classement est primordial pour la réussite de l’Implantation d’une solution de gestion électronique de documents. En effet, les règles de classement permettent de faciliter le dépôt des documents au bon endroit, qu’il soit manuel ou via un logiciel métier. La recherche de documents peut ainsi se faire en quelques clics. Le constat aujourd’hui est simple : les temps de recherche des documents se sont raccourcis très largement, de plus de 80%.
Ces aspects (plan de classement, recherche, création du socle documentaire) sont les éléments qui nous apportent beaucoup de valeur quotidiennement
Éric Proal
Le temps de recherche représente un réel enjeu de productivité et de coût dans une entreprise : un employé consacre en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information. Grâce à un logiciel GED, doté d’un moteur de recherche puissant, ce temps est considérablement réduit et permet donc aux collaborateurs de se recentrer sur des tâches liées à leur cœur de métier. Cet enjeu démontre qu’un des critères de choix d’une GED est la recherche.
Les autres avantages de la solution sont liés au mode SaaS de Doxtreem: nous déléguons à un tiers tous les aspects sécuritaires, hébergement et monitoring de la plateforme (antivirus, contrôle d’accès, accessibilité...) Le taux de disponibilité de la plateforme était aussi un critère de choix, car nos collaborateurs à l’étranger ont besoin de s’y connecter quotidiennement et à des horaires très différents.
Éric Proal
Une collaboration réussie
L’entreprise était confrontée à deux inquiétudes avant sa collaboration avec Numen :
- Depuis toujours, Payan Bertrand développe en interne ses propres solutions ERP. Faire appel à une solution de GED disponible sur le marché a donc soulevé beaucoup de questions sur le choix du prestaire et de la solution : expérience et pérennité du prestataire, fonctionnalités et paramétrage de la solution, accompagnement des utilisateurs …
- Le choix du SaaS ne s’est pas fait instinctivement. Mais les technologies d’aujourd’hui associées aux garanties de disponibilités et de sécurité des données ainsi que les bénéfices pour les équipes internes ont effacé les appréhensions.
Grâce aux différentes réunions de préparations, aux ateliers de paramétrages et aux diverses formations, Doxtreem a pu être efficacement déployée au sein de Payan Bertrand. Les équipes de Numen ont fourni un accompagnement simple et complet.
Nous avons vraiment été très satisfaits de l’interaction sur site au lancement du projet et par la suite à distance La solution est très utilisée et les utilisateurs sont très contents d’avoir un outil disponible 24/7, avec la possibilité de retrouver les factures ou n’importe quel document sans perdre de temps
Éric Proal
De nouvelles attentes
Après un an d’utilisation de Doxtreem, l’entreprise Payan Bertrand souhaite aller plus loin dans la dématérialisation de ses process et de sa gestion documentaire en lançant une réflexion sur l’archivage électronique à valeur probatoire.
La question de l’archivage probatoire de nos données est essentielle. Cette première étape, avec la mise en place de Doxtreem, va nous faciliter la mise en œuvre de notre future politique d’archivage. Numen est le bon partenaire pour nous accompagner dans cette démarche et le déploiement de la bonne solution.
Éric Proal
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