Payan Bertrand est une société familiale spécialisée dans l'industrie des parfums et des arômes alimentaires, présente à Grasse depuis 1854. Depuis ses débuts, l'entreprise s'est consacrée à la création, à la production et à la commercialisation de produits végétaux, d'extraits naturels et d'huiles essentielles pour l'industrie de la parfumerie.
En tant que société française indépendante, Payan Bertrand est en phase avec la mondialisation et exporte 90% de sa production vers plus de 60 pays à travers le monde. Cette expansion internationale a conduit à une gestion complexe des achats et des factures fournisseurs, qui implique 16 services répartis dans différents pays.
Éric Proal, président du directoire de Payan Bertrand, a partagé son témoignage sur les avantages de l'utilisation de la solution de Gestion Électronique de Documents (GED) Doxtreem, qui a été déployée en 2021 pour la gestion des dossiers fournisseurs. Selon M. Proal, "Nous avions sur site un système documentaire, développé par nos équipes informatiques basé sur des briques logicielles spécifiques Sharepoint et SQLserver, avec lequel nous faisions de la gestion de factures fournisseurs. Nous sommes arrivés à un moment clé où le système était devenu beaucoup trop lent pour pouvoir gérer de manière fluide les documents, en particulier la recherche qui était devenue trop complexe. Nous avons alors lancé une réflexion interne sur nos pratiques de gestion documentaire et avons décidé de migrer vers une solution de GED disponible sur le marché qui pourrait améliorer la gestion des factures fournisseurs et, par extension la gestion de leur dossier (centralisation des documents, améliorer le classement, faciliter la recherche, simplifier certains process...)."
Cette expérience a mis en évidence la nécessité d'une gestion fluide des factures fournisseurs et de la facilitation de la recherche, étant donné les nombreux collaborateurs répartis dans le monde entier. C'est pourquoi la mise en place d'une solution de GED est cruciale. Une GED permet de collecter, de centraliser et d'organiser les documents de l'entreprise, rendant ainsi leur accès immédiat. L'un des avantages majeurs de cette solution est le gain de temps considérable lors de la recherche d'un document spécifique.
En plus de faciliter la recherche, une GED aide les entreprises à structurer efficacement leur patrimoine documentaire en indexant les documents pour une meilleure traçabilité. Il est donc essentiel de poser les bonnes questions lors du choix d'une solution de GED, afin de s'assurer qu'elle réponde aux besoins spécifiques de l'entreprise.
Grâce à la solution GED Doxtreem, Payan Bertrand a réalisé des améliorations significatives dans la gestion de ses factures fournisseurs, ainsi que dans la gestion des dossiers et de certains processus tels que la demande d'achat et la validation des factures.
La mise en place de la GED a permis à Payan Bertrand de créer une base solide pour son système de classification documentaire, qui constitue désormais la référence pour l'ensemble des documents de l'entreprise, accessibles à tous les collaborateurs.
Définir dès le début du projet son plan de classement est primordial pour la réussite de l’Implantation d’une solution de gestion électronique de documents. En effet, les règles de classement permettent de faciliter le dépôt des documents au bon endroit, qu’il soit manuel ou via un logiciel métier. La recherche de documents peut ainsi se faire en quelques clics. Le constat aujourd’hui est simple : les temps de recherche des documents se sont raccourcis très largement, de plus de 80%.
Ces aspects (plan de classement, recherche, création du socle documentaire) sont les éléments qui nous apportent beaucoup de valeur quotidiennement
Éric Proal
Le temps consacré à la recherche d'informations représente un enjeu majeur en termes de productivité et de coûts au sein d'une entreprise. En moyenne, un employé passe 7 heures et 30 minutes par semaine à chercher des informations. Grâce à un logiciel de GED doté d'un moteur de recherche performant, ce temps est considérablement réduit, permettant ainsi aux collaborateurs de se concentrer davantage sur les tâches essentielles de leur métier. Cet enjeu souligne l'importance de la recherche comme l'un des critères clés lors du choix d'une solution de GED. Ce n'est néanmoins pas le seul critère de notre solution. M. Proal nous explique également que "Les autres avantages de la solution sont liés au mode SaaS de Doxtreem : nous déléguons à un tiers tous les aspects sécuritaires, hébergement et monitoring de la plateforme (antivirus, contrôle d’accès, accessibilité...). Le taux de disponibilité de la plateforme était aussi un critère de choix, car nos collaborateurs à l’étranger ont besoin de s’y connecter quotidiennement et à des horaires très différents."
Avant de collaborer avec Numen, Payan Bertrand avait deux préoccupations majeures :
Grâce aux réunions de préparation, aux ateliers de paramétrage et aux formations dispensées, la solution Doxtreem a pu être déployée efficacement au sein de Payan Bertrand. Les équipes de Numen ont fourni un accompagnement simple et complet tout au long du processus. Selon Éric Proal, "Nous avons vraiment été très satisfaits de l'interaction sur site au lancement du projet et par la suite à distance. La solution est très utilisée et les utilisateurs sont très contents d'avoir un outil disponible 24/7, avec la possibilité de retrouver les factures ou n'importe quel document sans perdre de temps."
Cette citation témoigne de la satisfaction des utilisateurs de la solution Doxtreem, qui apprécient sa disponibilité en continu et sa capacité à retrouver rapidement les factures et les documents importants. La collaboration avec Numen a donc été fructueuse, offrant à Payan Bertrand un outil performant répondant à ses besoins en gestion documentaire.
Après un an d’utilisation de Doxtreem, l’entreprise Payan Bertrand souhaite aller plus loin dans la dématérialisation de ses process et de sa gestion documentaire en lançant une réflexion sur l’archivage électronique à valeur probatoire, comme en témoigne le président du directoire "La question de l’archivage probatoire de nos données est essentielle. Cette première étape, avec la mise en place de Doxtreem, va nous faciliter la mise en œuvre de notre future politique d’archivage. Numen est le bon partenaire pour nous accompagner dans cette démarche et le déploiement de la bonne solution."