Comment la GED répond aux enjeux digitaux des organisations

Avec l’essor de la digitalisation et du travail hybride, les organisations publiques et privées ont compris qu’elles devaient aller plus loin dans l’organisation de l’information et des pratiques de gestion documentaire. Cette prise de conscience est aujourd’hui générale et un outil tel que la GED permet de répondre à ces enjeux.

Pourquoi injecter les documents dans une GED, et ne pas tout simplement les laisser dans les outils métiers ou dans la messagerie ? C’est la question récurrente qui se pose encore dans de nombreuses organisations. La GED est pourtant la réponse idéale aux besoins de stockage et de centralisation, de sécurisation, de partage et de diffusion de l’information de toutes les organisations.

Une GED intégrée aux outils métiers ?

Or, pour qu’elle soit utile, la GED doit pouvoir communiquer avec les outils déjà en place et utilisés au quotidien par les différents services de l’organisation. En effet, rares sont les documents destinés à l’usage unique d’un seul et même collaborateur. Sans compter qu’au sein des équipes qui traitent de l’information, tous les collaborateurs n’ont pas le même profil et n’utilisent pas tous les même logiciel métier. Il est donc essentiel de pouvoir associer l’ensemble es outils métiers à la GED et ce afin que les équipes puissent retrouver facilement les documents en quelques clics.

Une GED ouverte à l’externe ?

La GED doit aussi être ouverte aux partenaires externes (collaborateurs déportés, fournisseurs, prestataires, clients, etc.). Ce qui est possible par le biais de data rooms durables ou éphémères. L’organisation peut ainsi y déposer des documents et les mettre à disposition de tiers qui, selon les droits qui leur sont attribués, ont la possibilité de seulement les consulte ou bien de les modifier, de les télécharger, etc. Les documents sont dès lors versionnés et peuvent être partagés en toute sécurité.

Une GED pour conserver et gérer les documents engageants ?

Le rôle principal de la GED, c’est évidemment d’assurer la gestion du cycle de vie des documents. A plus forte raison, quand il s’agit de documents engageants. Il y a, en effet, toujours un document entre deux parties (contrats, bulletins, facture, etc.), disponible en un ou plusieurs exemplaires. Ces documents constituent un patrimoine important pour l’organisation, qui doit les protéger et les rendre indépendants des outils et des usages. L’organisation peut ainsi changer d’outil de comptabilité, mais toujours retrouver ses documents dans la GED qui, elle, constitue un point central, immuable.

Une GED pour automatiser certaines tâches ?

La GED n’est toutefois pas un réceptacle figé. Elle doit permettre le partage et la collaboration autour des documents. Et, grâce à des workflows paramétrables, elle offre aussi la possibilité d’automatiser certaines tâches et facilite ainsi le travail au quotidien des équipes. Rappelons enfin que la GED ne se substitue pas à un système d’information, mais qu’elle s’imbrique dans le système d’information. Il s’agit avant tout d’un outil transverse capable d’assurer la continuité du travail, sur site ou à distance, qui, en centralisant l’information, permet à l’organisation de gagner en agilité et souplesse.