Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Que vous soyez chef d’entreprise, responsable des ressources humaines ou de projet IT, la dématérialisation vous concerne. Simplicité, gain de temps, amélioration de la productivité, économies, les bénéfices sont nombreux. Mais savez-vous vraiment ce que recouvre la dématérialisation ? Comment fonctionne ce processus ? Quels sont ses enjeux et ses avantages ? Ou encore, quelles normes réglementaires s’appliquent ? Numen répond à toutes vos questions.

Qu’est-ce que la dématérialisation des processus documentaires ?

La dématérialisation ou “demat” est sur toutes les lèvres. Pourtant, sa définition exacte reste souvent méconnue et les confusions avec d’autres processus numériques sont fréquentes. Éclaircissons tout cela.

Définition de la dématérialisation

Dans le langage courant, dématérialiser signifie s’affranchir du papier. Ce processus comprend en réalité deux formes distinctes :

• La dématérialisation duplicative qui consiste effectivement à convertir un document physique en document numérique : une facture par exemple, rédigée à la main sur un support papier est numérisée ;
• La dématérialisation native : dans ce cas de figure, le document n’a jamais existé en format papier. Il est, dès l’origine, créé sous format numérique (factures ou contrats électroniques, par exemple).

La dématérialisation des flux et de vos documents nécessite le respect d’un certain nombre d'obligations légales. Une réglementation dense et complexe a, en effet, été élaborée tant à l’échelle européenne que nationale. Citons par exemple les normes réglementaires applicables en France à la dématérialisation des factures, des bulletins de paie ou encore des déclarations et des paiements aux autorités publiques.

Dématérialisation, digitalisation et numérisation : quelles différences ?

Le mot « dématérialisation » est souvent employé à tort pour ce qui relève en réalité de la « numérisation ». Ces deux termes ont, en effet, des significations différentes. Numériser des documents est, en réalité, une opération technique consistant à créer un fichier numérique à partir d’un document original au format papier. Pour cela, il est nécessaire de disposer de certains matériels comme un scanner et d’un logiciel de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR).

Notons que, dans certaines conditions, la copie sur support numérique peut être considérée comme fiable. Elle dispose alors de la même force probante que le document original. Pour parvenir à un tel résultat, la numérisation doit toutefois répondre à un processus technique spécifique. Quant au document numérique, il doit être conservé dans une solution d'archivage électronique comme un SAE ou un coffre-fort numérique conforme NF Z42-020.

Dans les faits, ces deux processus sont en réalité parfaitement complémentaires. Ainsi, la mise en oeuvre de la dématérialisation implique nécessairement de numériser au préalable les documents de votre entreprise.

La “démat” ne doit pas, non plus, être confondue avec la digitalisation. Cette dernière consiste en une réorganisation globale de la gestion des processus métiers de l’entreprise. Elle vise à les optimiser grâce à la programmation de robots logiciels chargés de l'automatisation des tâches à faible valeur ajoutée. Dématérialisation et digitalisation sont toutefois intimement liées puisque la première est indispensable à la seconde.

Comment dématérialiser les documents de votre entreprise ?

Quels documents peut-on dématérialiser ?

La réponse est simple : tous les documents de votre entreprise sont dématérialisables, peu importe leur format ou leur complexité. Leur nature n’a par ailleurs aucun impact sur ce processus. Vous pouvez donc dématérialiser :

• Vos documents comptables : les factures notamment
• Vos documents RH : dossiers des collaborateurs contenant les contrats de travail, les bulletins de paie, les arrêts-maladies, les demandes de congé, les formations ou les notes de frais
• Vos documents commerciaux comme les devis, les bons de commande ou de livraison
• Vos contrats de marché public
• Vos documents fiscaux comme la déclaration de TVA
• Etc.

Quelles sont les étapes de la dématérialisation des documents ?

Il existe 3 étapes clé pour dématérialiser les documents d’une entreprise :

• La numérisation
• L’indexation
• L'archivage

Numériser vos documents

Comme nous l’avons vu, il s’agit donc de créer l’ensemble de vos documents en version électronique ou de transformer vos supports papier en fichier numérique.

Classer et indexer vos documents

Vient ensuite l’étape du traitement, incluant le classement et l’indexation des documents en fonction des métadonnées qui seront renseignées par la LAD RAD. Ils peuvent ainsi être classés par nature, par date, par projet, par nom de clients, par équipe, par services, etc.

L’objectif est évidemment de faciliter la recherche et l’accès aux différents documents. Cette classification numérique est essentielle. Elle doit par ailleurs répondre aux besoins et au fonctionnement de votre entreprise.

L’archivage des documents

C’est la troisième étape de la dématérialisation. Tous les fichiers sont stockés dans un système de gestion de documentaire (GED) ou une solution d’archivage électronique (CFN ou SAE). À ce stade, il est primordial de bien évaluer la capacité de stockage de la solution utilisée. Il convient également de considérer le déploiement sur site et/ou dans un cloud.

Évidemment, une fois archivés, la vie de vos documents se poursuit. Ils restent accessibles par une recherche dans le titre ou dans l’ensemble du texte. Ils peuvent également être partagés au sein de votre entreprise ou à des tiers.

Quels sont les avantages de la dématérialisation pour les entreprises ?

Le zéro papier présente des avantages considérables pour les organisations. Ils expliquent l’engouement actuel pour la dématérialisation affiché par les entreprises, les collectivités locales et les administrations.

Un gain d’espace pour votre entreprise

Ce n’est pas vraiment une surprise. Les entreprises génèrent des tonnes de documents papier chaque année, créant ainsi une pression sur les espaces de stockage. Les professionnels se trouvent dans l’obligation d’accroître la surface de leurs locaux, d’y consacrer une pièce dédiée ou de faire appel à un tiers archiveur. Avec la croissance de la population urbaine, l'espace de stockage disponible est devenu un bien rare et cher. Cependant, il existe une solution efficace pour résoudre ce problème : la dématérialisation.

Ce processus permet en effet de centraliser tous les documents de l'entreprise sur une base de données virtuelle unique, offrant ainsi aux entreprises une capacité de stockage adaptée à leurs besoins. Celles-ci n’ont plus besoin de se préoccuper de l'augmentation du volume des documents à stocker.

Des économies pour votre organisation

En moyenne, les entreprises françaises consacrent environ 5 % de leur chiffre d’affaires à la gestion de documents papiers. Cela représente une somme non négligeable qui pourrait être utilisée à d'autres fins. La dématérialisation permet de réduire considérablement ces coûts. Vous n’aurez plus besoin de dépenser de l’argent pour l’achat d’encre, de papier ou de matériel tel que des imprimantes ou des scanners.

Mais ce n’est pas tout, la dématérialisation et les systèmes de GED associés vous permettent également de réaliser des économies indirectes. En effet, la gestion des documents papier mobilise des ressources en interne, que ce soit pour les classer, les rechercher ou les stocker. En dématérialisant vos documents, vous libérez vos collaborateurs de ces tâches chronophages pour qu'ils puissent se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée et donc plus rémunératrices pour votre entreprise.

Un gain de temps pour vos collaborateurs

La recherche d'informations est un défi couramment rencontré par les employés lors de l'exécution des projets. Ils passent souvent un temps considérable à chercher la dernière version de contrats, de devis, ou de tableaux Excel, nécessaires à leur mission. À cet égard, la dématérialisation présente un avantage majeur. Elle leur permet en effet de gagner un temps grâce à une bonne optimisation de la gestion des documents de l’entreprise. Indexé et numéroté, le flux des documents est fluide et les informations sont facilement accessibles. La recherche par mots-clé ou par date par exemple permet aux salariés d’être bien plus efficaces et donc productifs.

Enfin, la dématérialisation ne se contente pas de simplifier la gestion documentaire, elle se transforme également en un avantage concurrentiel incontournable pour votre entreprise. En permettant un accès rapide aux documents pertinents, vos équipes sont en mesure de répondre rapidement et efficacement aux demandes des clients. Cela peut se traduire par une meilleure satisfaction client, une fidélisation accrue et un renforcement de votre position sur le marché.

Une communication et une collaboration optimisée

La dématérialisation est un moyen de gestion documentaire incontournable pour faciliter le partage et l'accessibilité de l'information à l'ensemble de vos collaborateurs.

En effet, dématérialiser vos documents vous offre une grande souplesse dans la gestion des droits d'accès. Vous pouvez décider qui peut accéder à chaque information, qui est autorisé à le modifier, le copier ou le partager, en fonction de vos besoins et des projets en cours.

Enfin, pour les salariés en télétravail par exemple, la dématérialisation documentaire est essentielle qui leur permet de collaborer efficacement avec les autres membres de leur équipe.

Une sécurité renforcée pour vos données dématérialisées

Le stockage physique peut être une source de stress pour les entreprises. Les risques de perte ou de dommage de documents importants sont toujours présents. Combien de contrats ou de factures ont été perdus à cause d'une inondation ou d'un incendie ? Et que dire des déménagements où un simple carton peut être oublié, ou encore des erreurs de classement, des oublis d'archivage ou même des vols ?

A contrario, la dématérialisation offre une solution sûre et efficace pour la gestion de vos documents. En stockant vos données sous forme numérique, vous pouvez garantir l'intégrité et la pérennité de vos informations.

De plus, la dématérialisation s'accompagne de solutions de sauvegarde et de protection des données, offrant ainsi une sécurité supplémentaire pour votre entreprise. En cas de perte ou de vol, vos documents peuvent être facilement récupérés.

Enfin, les solutions GED assurent la traçabilité des documents et des événements qui les concernent. Modification, suppression, partage, vous suivez à la trace la vie de vos données.

Une réduction de l’impact environnemental de votre entreprise

C’est un enjeu essentiel dont les entreprises doivent tenir compte. Déforestation, déchets, les documents produits par les entreprises ont un coût écologique évident. La numérisation se présente comme une alternative pertinente en accompagnant la transformation écologique des entreprises.

La sécurisation de votre conformité légale

La législation française impose aux entreprises la conservation d'un grand nombre de documents pendant des durées souvent très longues. La dématérialisation peut simplifier sa conformité légale. Les informations nécessaires sont stockées de façon rigoureuse pour une durée prédéterminée, classées et facilement accessibles en cas de contrôle ou de demande de l'administration. Vous minimisez ainsi les risques de sanctions financières/

La GED, une solution de gestion des documents dématérialisés ?

La dématérialisation des documents au sein de votre entreprise peut s’accompagner de la mise en place d’un système de GED.

Un logiciel de Gestion Électronique des Documents prend en charge différentes étapes du cycle de vie des informations numérisées de leur acquisition à leur destruction en passant par leur modification et leur utilisation. Il permet notamment :

• D’automatiser le classement des documents électroniques ;
• De les indexer via les métadonnées afin de faciliter la recherche et l’extraction de données ;
• De consulter et de rechercher des informations ;
• De partager les documents afin d’améliorer la collaboration au sein de votre entreprise ;
• D’assurer la traçabilité des versions ;
• Etc.

Le logiciel GED peut être associé à un coffre-fort numérique (CFN) afin d’assurer le stockage à long terme des informations sensibles et de garantir leur intégrité, leur confidentialité, et leur disponibilité.

Dématérialisation et obligations légales des entreprises

La dématérialisation permet aux entreprises de respecter certaines de leurs obligations légales.

La facture électronique

L’article 195 de loi de Finances de 2020/2021 a ainsi généralisé le recours à la facturation électronique.

D’après l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, les entreprises assujettie à la TVA devront ainsi émettre, transmettre et réceptionner des factures électroniques conformes à la loi.

Au départ, cette obligation devait s’imposer dès le 1er juillet 2024 aux grandes entreprises. Les ETI (entreprises de taille intermédiaire) devaient être concernées à compter du 1er juillet 2025. Quant aux PME et TPE, elles avaient jusqu’au 1er janvier 2026 pour se mettre en conformité.

Un communiqué de la la Direction Générale des Finances Publiques a annoncé un report de cette réforme afin d’assurer sa mise en œuvre dans les meilleures conditions possibles. Les grandes entreprises et les ETI ont donc jusqu’au 1er septembre 2026 pour se mettre en conformité. Pour les PME, TPE et micro-entreprises, la date butoire est dorénavant fixée au 1er septembre 2027.

La signature électronique

Numériser les documents nécessite l’usage de la signature électronique.

Depuis le 1er octobre 2016, cette dernière est reconnue comme ayant la même force probante qu’une signature manuscrite (l’article 1366 du Code Civil).

Il faut toutefois distinguer 4 niveaux de sécurité :

• La signature électronique simple ou de base (nom dans un email, signature scannée, etc.) ;
• La signature électronique avancée ;
• La signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié (signature obtenue à l’aide d’un logiciel avec présentation en face-à-face d’un certificat qualifié) ;
• La signature électronique ou numérique avancée qualifiée avec certificat d'identité numérique qui possède la même valeur légale que la signature manuscrite.

En vertu du règlement eIDAS, la signature électronique remplit trois objectifs :

• Garantir l'intégrité d'un document ;
• Authentifier son auteur ;
• Rapporter la preuve de son consentement.

Pour résumer, en choisissant la dématérialisation, vous faites le choix d'une gestion documentaire moderne, efficace et sécurisée pour votre entreprise. Vous améliorez la collaboration et la productivité de vos équipes tout en optimisant la gestion de vos flux documentaires.

Vous recherchez une solution de dématérialisation pour votre entreprise ? Demandez conseil aux experts Numen.