Avec Doxtreem, Numen met la GED à portée de tous

Fort d’une expertise de plus d’un demi-siècle en matière de traitement documentaire, Numen a injecté l’intégralité de son savoirfaire technologique dans une solution de GED transverse accessible à toutes les organisations, des PME aux grands comptes, quel que soit le secteur d’activité. Son nom : Doxtreem.

Numen est l’opérateur de confiance de vos processus documentaires sensibles, de l’éditique de gestion, à la numérisation industrielle, patrimoniale ou culturelle, en passant par une plateforme de GED en SaaS permettant de collecter, traiter, partager et conserver des documents et d’en extraire les données clés. « Nous traitons chaque année plus de 30 millions de documents, souligne Vanessa Fleiszbein, Directrice marketing stratégique chez Numen. Et nous avons mis notre savoir-faire en matière de numérisation et de traitement documentaire dans une GED accessible à tous, baptisée Doxtreem ».

Une plateforme prête à l’emploi

Doxtreem est une plateforme ouverte et interopérable qui autorise l’injection manuelle des documents depuis n’importe quel système de numérisation ou leur import depuis des logiciels tiers grâce à un hub d’API, des connecteurs standards ou des sas prêts à l’emploi. La plateforme permet dès lors de classer ces documents, de les indexer et de mettre en place des espaces métiers (RH, gestion des contrats, factures, etc.) intégrant des plans de classement et des workflows prédéfinis. Ce qui permet aux organisations de réduire les coûts de démarrage et d’accélérer le déploiement de la GED.

Gestion des droits et recherche Full Text

Doxtreem se démarque également de la concurrence grâce à une gestion fine des droits concernant les utilisateurs et les actions qu’ils sont autorisés à effectuer sur les documents, mais aussi à un système d’indexation et de métadonnées personnalisables. Sans oublier son moteur de recherche full text. « Il s’agit d’un moteur extrêmement puissant, souligne Vanessa Fleiszbein, Directrice marketing stratégique chez Numen. Il est même possible de sauvegarder des requêtes sophistiquées pour pouvoir les lancer automatiquement. »

Collaboration et tableau de bord

L’ergonomie de Doxtreem a, elle aussi, été soignée tout comme ses fonctionnalités collaboratives. La plateforme dispose, en effet, d’un viewer intégré et permet notamment de travailler à plusieurs sur un même document, de le commenter, de l’annoter et même de le geler afin que personne n’intervienne dessus. La plateforme gère également le versioning et permet d’automatiser un maximum de tâches, de déclencher des rappels, de créer des templates de documents ou encore des to-do-list. Chaque utilisateur peut d’ailleurs créer son propre tableau de bord et mettre en exergue sur son espace de travail, les dossiers incomplets, les dossiers en cours, les documents à signer, etc. Bref, un véritable outil de travail !

Une dématérialisation intégrale

Bien entendu, pour une dématérialisation de bout en bout, Doxtreem propose nativement un parapheur de signatures électroniques en conformité avec la réglementation eiDAS. Il est très simple de créer des circuits de validation et de signature. Doxtreem dispose aussi d’API de signature pour pouvoir interfacer le parapheur d’une entreprise qui a déjà mis en place ce type de service en interne.

Une plateforme d’échanges et de stockage sécurisée

Doxtreem intègre des fonctionnalités d’archivage des documents comme des journaux de traces, la vérification de la non-altération de vos documents et l’impossibilité de les modifier. Enfin, pour communiquer les documents qu’elle abrite à des partenaires externes (fournisseurs, clients, etc.) et pouvoir les échanger de manière totalement sécurisée, Doxtreem permet aussi d’ouvrir des data rooms. Des espaces dédiés où tout est tracé.