Quelles différences entre GED et archivage électronique ?
La dématérialisation s’accompagne d’un accroissement exponentiel des documents électroniques au sein des entreprises. Pour assurer leur bonne gestion et leur conservation, des solutions, comme la GED et l’archivage électronique, ont vu le jour. Malgré leurs rôles complémentaires, ces deux technologies sont souvent confondues et mal comprises. Or, pour garantir la conformité de votre entreprise et optimiser sa productivité, il est primordial de faire le bon choix. C’est pourquoi les experts Numen vous proposent de démystifier leurs différences et de mettre en lumière les caractéristiques propres à chacune de ces solutions.
Comprendre la GED
Commençons par éclaircir la définition, les objectifs et les avantages des solutions de Gestion Electronique des Documents.
Définition et objectifs de la GED
La Gestion Électronique des Documents (GED) est un système qui permet de créer, de stocker, de traiter, de modifier, de diffuser, de partager ou encore de détruire des documents électroniques au sein d'une organisation.
En pratique, tous les documents de l’entreprise sont centralisés sur une même plateforme afin de faciliter leur exploitation quotidienne. Prenons un exemple pour mieux comprendre les objectifs et le fonctionnement d’une GED. Imaginons le processus de recrutement dans une entreprise. Habituellement, vous auriez des piles de CV, de lettres de motivation et de références éparpillés. Avec un système de GED, tous ces documents sont numérisés, organisés et facilement accessibles dans une base de données unique. Vous pouvez rapidement trouver le bon candidat et collaborer avec votre équipe en temps réel. Vous rationalisez votre processus de décision, le tout sans le désordre des dossiers physiques.
Une solution GED contient donc une série de fonctionnalités clés telles que la numérisation de documents papier, l'indexation pour une recherche rapide, le contrôle de versions et la gestion des flux de travail (workflow).
Avantages de la GED pour les entreprises
La mise en place d'un système de GED offre une multitude de bénéfices pour les entreprises :
- Elle contribue à une réduction significative, jusqu'à 30 % en moyenne, des coûts associés à la gestion des documents.
- La GED optimise les divers aspects de la gestion documentaire et permet à vos équipes d’améliorer leur efficacité.
- Elle minimise les risques de perte de données.
- La GED renforce la sécurité des données et protège l'entreprise contre l'accès et les manipulations non autorisés.
- Elle soutient la mobilité des employés, avec des documents accessibles sur divers appareils tels que les ordinateurs, tablettes et smartphones.
- L'empreinte environnementale de l'entreprise est réduite.
- L'expérience et la motivation des collaborateurs sont améliorées : cela contribue à un environnement de travail plus agréable et productif.
- Enfin, elle rehausse l'image de marque de l'entreprise ce qui la rend plus attractive pour les talents de haut niveau.
Vous voulez en savoir plus sur la GED, consultez notre livre blanc.
Comprendre l’archivage électronique
Voyons maintenant ce qu’il faut entendre par archivage électronique et quels sont ses avantages.
Définition et rôle de l’archivage électronique
L’archivage électronique est une solution informatique assurant la conservation des documents numériques d’une entreprise de façon intègre, pérenne et sécurisée.
L’archivage électronique prend en charge les archives en prolongement de la GED. La solution contient les versions finales des documents numériques dont la conservation est indispensable pour des besoins d’organisation ou pour se conformer à des obligations légales.
L'archivage électronique assure donc la conservation des documents numériques sur le long terme. Il les préserve de toute modification, dans le but de garantir leur valeur probatoire.
Les avantages de l’archivage électronique
L’archivage électronique des documents offre de nombreux avantages et notamment :
- La conformité réglementaire concernant la durée de conservation des documents ;
- La valeur probatoire des documents ;
- La sécurité des données ;
- La traçabilité et la transparence ;
- L’accessibilité et la pérennité à long terme des documents ;
- Un gain de place et une réduction des coûts de stockage ;
- Une optimisation de l’efficacité opérationnelle.
Pour en savoir plus, consultez notre livre blanc sur l’archivage électronique.
GED et archivage électronique : les points communs
Bien que la GED et l'archivage électronique aient des objectifs distincts, ils partagent plusieurs fonctionnalités clés, essentielles à la gestion documentaire moderne.
L'indexation et la classification des documents sont au cœur des deux systèmes. Ces deux fonctionnalités permettent aux utilisateurs de localiser facilement les informations et d’améliorer l’efficacité de vos équipes.
Cette facilité d'accès est complétée par une sécurité robuste des données, commune aux deux technologies. Elle garantit la protection des informations contre les accès non autorisés et les menaces externes.
Ces caractéristiques communes font de la GED et de l'archivage électronique des composantes complémentaires et indispensables de toute stratégie efficace de gestion de l'information.
GED et archivage électronique : les différences
Si la GED et l'archivage électronique partagent certaines fonctionnalités, ces deux solutions affichent également des différences majeures. Elles répondent, en effet, à des besoins distincts et jouent des rôles différents dans la gestion de l'information en entreprise.
Utilisation quotidienne vs. stockage à long terme
L'une des principales différences entre la GED et l'archivage électronique réside dans leur utilisation respective.
La GED est conçue pour une utilisation quotidienne au sein des entreprises. Elle vise à faciliter l'accès immédiat, la modification et le partage de documents actifs. Elle optimise donc la gestion des informations en cours d'utilisation. Elle rend notamment les flux de travail plus fluides et plus réactifs.
À contrario, l'archivage électronique est axé sur le stockage à long terme des données. Il s'agit de conserver des documents qui ne sont plus activement utilisés, mais qui doivent être préservés pour des raisons légales, réglementaires, historiques ou organisationnelles.
Collaboration en temps réel vs préservation statique
Une autre distinction notable entre GED et archivage électronique réside dans leur approche de la manipulation des documents.
La GED est conçue pour faciliter la collaboration en temps réel car elle permet la modification continue des données. Dans ce système, les documents sont "vivants". Ils évoluent et reflètent les interactions et les mises à jour constantes.
En revanche, l'archivage électronique se concentre sur la préservation statique des documents. Une fois archivés, ces derniers ne sont plus modifiés. L’objectif est de garantir leur intégrité et leur inaltérabilité. Cette caractéristique souligne la notion d'archivage à long terme, où la conservation fidèle de l'état original du document est primordiale.
Flexibilité du workflow vs conformité réglementaire
Enfin, la troisième distinction majeure entre GED et archivage électronique se trouve dans leur approche du workflow. La GED se distingue par sa flexibilité. Elle s’adapte aisément aux processus documentaires spécifiques de chaque entreprise. Elle permet une personnalisation des flux de travail, qui peuvent évoluer en fonction des besoins et des modifications organisationnelles.
Cela contraste fortement avec l'archivage électronique, où la priorité est donnée à la conformité réglementaire. Les systèmes d'archivage électronique sont donc plus rigides, avec des processus fixes et des solutions établies qui doivent répondre à une multitude de réglementations.
GED et archivage électronique : comment faire son choix ?
Lorsqu'il s'agit de choisir entre GED et archivage électronique, plusieurs facteurs doivent être pris en compte.
Identifier les besoins spécifiques de l'entreprise
Il convient, dans un premier temps, de faire le point sur les besoins de votre organisation. Par exemple, une entreprise qui gère un grand nombre de documents en évolution constante, comme des projets en cours ou des communications internes, bénéficiera davantage d'un système de GED pour sa flexibilité et sa capacité de collaboration. Si elle doit, par ailleurs, conserver des documents statiques avec une importance historique ou légale, un coffre-fort numérique (CFN) est indispensable.
Évaluer la nature des documents à gérer
C’est un autre point à analyser avant de sélectionner une solution d’archivage ou de gestion électronique des documents.
Pour les documents nécessitant des mises à jour fréquentes ou l'accès en temps réel, la GED est la solution idéale.
À l'inverse, vous opterez pour un CFN pour les documents qui ne nécessitent pas de modifications et dont l'intégrité doit rester intacte sur le long terme.
Considérer les contraintes légales et réglementaires
Enfin, pour les entreprises soumises à des réglementations rigoureuses en matière de conservation de documents, l'adoption d'un système d'archivage électronique est incontournable. Si une GED peut, en parallèle, être mise en place pour optimiser la gestion documentaire de l’entreprise au quotidien, c'est bien une solution archivage qui lui permettra de répondre au mieux à ces exigences réglementaires.
En conclusion, il est important de noter que la GED et l'archivage électronique ne sont pas des solutions opposées, mais complémentaires. Ensemble, elles offrent une approche complète de la gestion des documents au sein de votre entreprise. Elles couvrent, en effet, à la fois les besoins opérationnels immédiats et les exigences de conservation à long terme.
Pour faire le point sur vos besoins et les solutions à votre disposition, contactez les experts Numen.
