De plus en plus d'établissement publics se tournent vers la copie fiable et d'autres s'interrogent encore sur l'intérêt et la différence avec une numérisation simple. Voici un petit rappel des fondamentaux.
Avec la copie fiable et la certification des procédés de numérisation, il devient possible d’obtenir des fichiers numériques qui ont la même valeur juridique que les originaux, souvent imprimés uniquement pour recueillir une signature manuscrite. En attendant de pouvoir tirer pour de bon un trait sur les originaux, mettre en œuvre dès maintenant une stratégie de numérisation fiable vous permettra de mieux maîtriser les risques liés à vos documents et construire un système d’archivage électronique à vocation probatoire pour l’administration électronique de demain.
En France, le décret N° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies, précise les conditions à respecter pour permettre de transformer un document papier en une copie numérique fiable et ainsi de supprimer son original papier.
Copie fidèle + durable = Copie fiable
Une copie numérique est dite fidèle si un contexte de numérisation est précisé (en particulier la date de création de la copie) et une empreinte électronique est apposée pour garantir que toute modification ultérieure est détectable. Le processus de numérisation est décrit dans la norme NF 42-026
La copie numérique fidèle est réputée fiable dès lors qu’elle est conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu. Un Système d’Archivage Electronique (SAE) répondant à la norme NF Z42-013 est l’assurance de garantir l’intégrité des documents dans le temps.
Par la mise en œuvre de la certification NF 544 et l’obtention de la marque NF 461, Numen a engagé une démarche permettant de se mettre en conformité avec le décret du 5 décembre, et propose ainsi de générer des copies fidèles des documents conformes à la norme NF Z42-026, qui pourront être archivées dans le SAE (Système d’Archivage Electronique) de Numen conforme à la norme NF Z42-013 ou un SAE tiers en conformité.
Parfois perçut comme une contrainte règlementaire, la copie fiable a en réalité des avantages opérationnels et pratiques supplémentaire à la copie simple !
Maintenant que nous avons rappelé le principe de la copie fiable, pourquoi la préférer à la copie simple ? Parce que c'est obligatoire ? Pas seulement ! En réalité c'est une véritable opportunité. Elle répond :
- à l'obligation de transmettre des documents de valeurs auprès du contrôle de légalité
- à une démarche écologique et pratique : la destruction des originaux papier pour gagner de la place et l'élimination des documents électroniquement conservés, grâce à une gestion des DUA au document. En effet les documents composant un dossiers n'ont pas tous le même sort final, ni la même durée de conservation. Un SAE permet de gérer ces destructions unitaires automatiquement afin de libérer l'espace de stockage et diminuer l'empreinte carbone.
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