Copie Fiable : tout ce qu’il faut savoir

La numérisation simple d’un document papier n’offre au fichier électronique produit qu’une valeur de simple « copie ». Elle ne vous dispense donc pas d’un archivage papier des originaux. Pourtant, chaque jour, votre entreprise produit un nombre colossal de documents. Trouver une solution sûre et efficace pour stocker vos données est devenu indispensable. C’est là qu’intervient la copie fiable ! Elle garantit votre conformité juridique tout en évitant que vos armoires ne débordent. Plus d’explications avec Numen.

Copie fiable : de quoi parle-t-on ?

Numérisation simple, copie fidèle, copie fiable, commençons par faire le point sur ces différentes notions.

Définition de la copie fiable

La copie fiable n’est pas une simple copie d’un document papier numérisé pour alimenter une GED (Système de Gestion Electronique de Documents). Elle correspond, en effet, à une copie numérique dont la valeur probante est identique à celle du document original. Une fois numérisée, la version papier n’a donc plus besoin d’être conservée.

Pour revêtir une valeur de preuve, la copie doit remplir les conditions énumérées par l’article 1379 du Code civil. Elle doit aussi respecter les exigences techniques énumérées dans le décret d’application n°2016-1673 du 5 décembre 2016 :

• La copie doit être fidèle ;
• Elle doit être conservée de façon durable.

Copie fiable : quels sont les documents concernés ?

En théorie, n’importe quel document peut être numérisé afin de créer une copie fiable. Tout dépend du contexte et de l’activité de l’organisation.

En pratique, ce processus concerne principalement les documents devant être conservés en vertu de la loi, pouvant servir dans le cadre d’un litige ou présentant une valeur élevée :

• Les documents officiels : actes d'état-civil, contrats notariés, titres de propriété, actes de cession, etc.
• Les documents juridiques : jugements et arrêts, décisions administratives (permis de construire par exemple), contrats, statuts de société, certificats d'immatriculation, etc.
• Les documents financiers : factures, relevés de compte, déclarations fiscales, bilans comptables, contrats de prêt, polices d'assurance, etc.
• Les documents et archives historiques.

Comment créer une copie fiable ?

Deux étapes sont nécessaires pour obtenir une copie à valeur légale.

En tout premier lieu, la copie numérique doit être fidèle. Pour cela, elle doit respecter les conditions prévues par la norme NF Z42-026. Celle-ci décrit la chaîne de numérisation. Elle énumère les exigences techniques et fonctionnelles pour la création d’un document numérisé fidèle. Elle impose notamment :

• La présence de métadonnées contextuelles : elles permettent d’identifier avec précision le document et sa date de création ;
• La préservation de l’intégrité de la copie grâce à un horodatage qualifié, une empreinte électronique, un scellement électronique et une signature électronique qualifiée ;
• La mise en place d’une documentation : le prestataire doit lister les procédés et les technologies de numérisation employés.

Rappelons que la norme NF Z42-026 identifie 4 cas de numérisation au sein des organisations :

• La numérisation centralisée de lots (dossiers des salariés, par exemple) ;
• La numérisation décentralisée de stock ;
• La numérisation centralisée de flux (des courriers entrants, par exemple) ;
• La numérisation décentralisée de flux (par exemple, la numérisation des documents du client, à un guichet d’accueil, par un conseiller bancaire).

Pour devenir une copie fiable, le document numérisé doit ensuite être conservé selon les exigences édictées par la norme NF Z42-013. Celle-ci énumère les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques.

Pour résumer, la copie fiable est une copie fidèle stockée selon les exigences de la norme NF Z42-13.

Pourquoi utiliser la copie fiable au sein de votre entreprise ?

La copie fiable offre de nombreux avantages pour les organisations.

La non-altération des documents conservés

La préservation de l'intégrité des documents est essentielle pour garantir leur authenticité et leur valeur à long terme. En créant une copie fiable, l’entreprise se protège contre toute altération indésirable, manipulation malveillante, risque de détérioration, perte ou modification involontaire.

La valeur probante des documents conservée

La copie fiable est utilisée pour préserver la valeur probante des documents. Si nécessaire, ils pourront donc servir à prouver l'existence de faits, d'événements ou de transactions de manière fiable et authentique. En cas de litige, l’entreprise bénéficiera du principe de l’inversion de la charge de la preuve édicté par l’article 1379.

“Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte d’origine, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret.”

Par ailleurs, la copie fiable répond aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation des documents. La loi impose, en effet, aux organisations de conserver certains documents, pendant une durée variable en fonction de leur nature. Grâce à la copie numérisée fiable, les entreprises ont l’assurance que ces informations sont bien conservées. Elles se protègent donc contre les risques de non-conformité (amende, sanctions administratives, etc.). Par ailleurs, en cas de contrôle de l’administration, les documents requis sont facilement et rapidement accessibles.

La destruction des originaux

Si la numérisation en copie fiable est correctement réalisée, il est parfaitement possible de détruire les documents papiers. Vous pouvez ainsi libérer vos armoires et vider vos salles d’archives. Par la même occasion, vous faites économiser un temps précieux à vos collaborateurs en classement et en recherche.

Enfin, en renonçant au papier, vous améliorez la sécurité et la confidentialité des informations présentes dans votre entreprise. Vous éliminez, en effet, les risques de pertes de documents lors d’une inondation ou d’un incendie, tout comme les fuites volontaires d’informations

Numérisation standard, copie fidèle, copie fiable : avantages comparatifs

Dans ce tableau récapitulatif, nous revenons en détail sur les avantages de la copie fiable par rapport à ceux offerts par la numérisation standard et la copie fidèle.

Copie fiable : quelles sont les solutions d’archivage à valeur probante ?

Il existe deux moyens de conserver les copies numériques fiables : le CFN (Coffre-Fort Numérique) ou le SAE (Système d’Archivage Électronique). Par essence, ces deux dispositifs assurent la fiabilité des copies numériques en garantissant leur non-altération et leur conformité avec le document initialement versé. Alors, lequel des deux dispositifs devez-vous choisir ?

Le Système d’Archivage Électronique

Le Système d’Archivage Électronique (SAE) est une des solutions de stockage des flux documentaires d’une entreprise. Il préserve la valeur probante des données sur des durées qui peuvent être très long terme.

Cette solution est souvent associée à une GED. Les documents originaux sont alors déposés dans la SAE, où ils sont uniquement consultables. Une copie du document est réalisée, puis déposée dans la GED pour être éventuellement modifiée dans le cadre des activités quotidiennes de l’entreprise.

Le SAE permet aux entreprises et aux collectivités publiques :

• De gérer un large volume de documents ;
• D’assurer la valeur probante de leurs données ;
• De gérer leurs archives de manière sécurisée.

Le Coffre-Fort Numérique (CFN)

Vous cherchez une solution de stockage à valeur probatoire ultra-sécurisée ? Le coffre-fort numérique (CFN) est la solution !

Cet espace de conservation permet de stocker des documents électroniques de tout type, dans un environnement inviolable. Les données restent accessibles à tout moment et sont restituées, sans aucune altération, à l’utilisateur autorisé. Le CFN présente donc de nombreux avantages :

• La sécurité des données est optimale : le coffre-fort numérique est inviolable. Il est donc particulièrement utile pour stocker des données hautement confidentielles ;
• Il est encadré par des normes strictes, permettant de préserver la valeur probatoire des documents stockés ;
• Il garantit la pérennité et l’intégrité des données, notamment grâce à une empreinte numérique créée lors du dépôt du document 
• Il assure la traçabilité avec un historique des utilisateurs permettant d’identifier facilement les anomalies ;
• Le contrôle d’accès et le cryptage des données permettent de garantir la confidentialité des données les plus sensibles.

Le coffre-fort numérique est défini par l’article L103 du Code des postes et des télécommunications. Il est, par ailleurs, soumis à la norme AFNOR NF Z 42-020. Celle-ci précise toutes les exigences techniques et organisationnelles liées à cette solution de stockage : versement, archivage, consultation, destruction, restitution des documents, etc. D’autres textes s’appliquent comme le décret du 30 mai 2018 sur la garantie de la confidentialité à l’aide du chiffrement des documents ou celui du 5 octobre 2018 relatif à la réversibilité. Enfin, des normes ou réglementations spécifiques peuvent intervenir en fonction de la nature des documents stockés.

Relevés de compte, contrats commerciaux, factures électroniques, le CFN offre un lieu sûr pour les conserver et assurer leur valeur légale. En cas de litige, vos documents numériques stockés dans le coffre-fort numérique sont des preuves infaillibles à présenter devant les tribunaux.

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