De la numérisation simple à la « copie fidèle »

La numérisation simple d’un document papier n’offre au fichier électronique produit qu’une valeur de simple « copie ». Ce principe impose donc la conservation de l’original papier pendant la durée légale nécessaire. Dans ce cas, la copie numérique n’est donc intéressante que pour une utilisation au quotidien, dans une GED par exemple, mais elle ne dispense pas d’un archivage papier des originaux.

La « copie fidèle » est née réellement du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Celui-ci définit les modalités techniques pour qu’un document numérisé puisse être considéré comme une copie fidèle ouvrant donc de nouvelles perspectives aux entreprises. On confère aux copies numériques une valeur probante comparable aux originaux papier.

Les principales exigences de cette norme

1. Traçabilité du processus de numérisation (notamment le contexte de numérisation). 

2. Une empreinte électronique permettant de s'assurer qu'une modification soit détectable.

   A noter que ce principe est garanti par défaut dans les cas suivants :

   • Horodatage qualifié.
   • Cachet électronique qualifié
   • Ou signature électronique qualifiée.

3. Conservation de la copie électronique "dans des conditions propres à éviter toute alteration de sa forme ou de son contenu".

   Système d'archivage électronique respectant la norme NF Z 42-020 ou NF Z 42-013. La norme NF Z42-026, publiée en mai 2017, y apporte des précisions techniques et organisationelles.

Les points essentiels de cette norme

• L’identification des responsabilités :
• Le donneur d’ordre (DO) : c’est le propriétaire des documents.
• L’opérateur (OP) : celui qui numérise (service interne ou prestataire extérieur).
• La convention de numérisation : elle fait office de document « contractuel » entre le donneur d’ordre et l’opérateur. Elle détaille notamment pour les différents documents concernés les modalités de la dématérialisation (traitement d’image, couleur ou N/B, etc.).
• Les étapes du processus de numérisation autour de 4 cas d’usages :
• Numérisation centralisée de stock.
• Numérisation décentralisée de stock.
• Numérisation centralisée de flux.
• Numérisation décentralisée de flux.

Les étapes principales du processus de numérisation

L’intégrité du livrable est garanti par un moyen cryptographique (empreinte, cachet serveur, etc.) et est versé dans un système permettant de garantir cette intégrité pendant toute sa durée de conservation :

• Coffre-fort respectant la norme NF Z42-020
• Système d’archivage électronique respectant la norme NF Z42-013

A noter : la norme NF Z 42-026 a été complétée en novembre 2018 par la certification NF544. Depuis fin 2022, Numen a été certifité NF544 par l'AFNOR. Qualifiés de "tiers de confiance", nous proposons à nos clients le confort d'une certification externe, renversant ainsi la charge de la preuve en sa faveur. Nous pouvons donc certifier notre chaîne de « copie fidèle ».

Pourquoi mettre en place une copie fidèle ?

Nous voyons que la simple numérisation laisse donc l’utilisateur « au milieu du gué ». Le document ainsi numérisé est rendu disponible dans un outil électronique mais l’entreprise n’est pas dispensée pour autant d’un processus d’archivage physique pour les documents originaux papiers (classement physique, espace de stockage, gestion des destructions, etc.)

A cela s’ajoute la problématique de conservation du lien entre le document électronique et l’original papier archivé. En effet, si au quotidien l’utilisateur accède au document numérique, il doit être capable de récupérer facilement l’original papier en cas de nécessité.

La « copie fidèle » présente des avantages certains pour pallier ces problématiques :

• L’interopérabilité. Les données issues des documents, peu importe leur provenance, peuvent être échangées plus facilement entre tous les utilisateurs ayant accès aux outils du système informatique (salariés, clients, partenaires…).
• La dématérialisation. La copie fidèle fournit aux document une valeur probante comparable aux originaux papiers. Ainsi, dans certains cas il est possible de détruire le document papier original, selon des processus précis, et ainsi gagner de l’espace mais également des coûts relatifs à l’archivage physique.
• La gestion et le traitement des flux hybrides gagnent en fluidité grâce à la convergence vers une solution numérique unique (GED, SI ou encore système d’archivage).
• La compliance. La copie fidèle respecte les obligations de conformité légale réglementaire et contractuelle.

La copie fidèle, le premier pas vers la copie fiable

La valeur probante d’une copie numérique est reconnue à deux conditions :

1. La numérisation du document est fidèle.
2. La copie numérique est conservée de façon durable (dans un système d’archivage à valeur probatoire).

En résumé FIDÈLE + DURABLE = FIABLE.

Transférer la force probante de l’original papier à la copie numérique est donc une révolution puisque cela ouvre la porte à la destruction des originaux papier.

Toutefois, le processus de numérisation et de conservation des « copies fidèles » doit répondre à des exigences normatives qui ne sont pas neutres. De la prise en charge des originaux papier jusqu’à la conservation des fichiers électroniques produits, en passant par la traçabilité de l’ensemble du processus, la mise en place de la « copie fidèle » est un projet à part entière.