Chaque jour, les entreprises font face à un afflux croissant de données. En moyenne, elles gèrent 3 pétaoctets d’informations par an, avec une augmentation de 40 % chaque année. Dans ce contexte, la gestion documentaire devient un véritable défi opérationnel. La numérisation des documents apparaît alors comme un levier stratégique permettant d’optimiser les processus internes, d’améliorer la traçabilité des documents et d’assurer une meilleure conformité réglementaire. Mais quelle approche adopter pour une transition numérique efficace ? Les experts Numen vous répondent.
Avant d’explorer les différentes approches, il est essentiel de comprendre pourquoi la numérisation des documents constitue un levier de performance pour votre entreprise. En effet, une telle démarche ne se limite pas à une simple conversion de vos documents papier en format numérique. Elle transforme la gestion documentaire en un processus plus efficace, structuré et sécurisé. En premier lieu, la numérisation réduit les délais de traitement des informations et améliore votre efficacité opérationnelle. L’accès aux documents est, en effet, instantané.
Exemple : une entreprise a numérisé les dossiers de ses salariés. Le service RH peut alors retrouver un contrat en quelques secondes, sans avoir à fouiller dans des archives physiques.
Par ailleurs, les documents papier sont souvent des mines d’informations inexploitées. Grâce à l’OCR (reconnaissance optique de caractères), il est possible d’extraire automatiquement des données clés afin de les intégrer dans votre système d’information.
Exemple : une banque scanne et analyse les fiches de paie numérisées, envoyées par ses clients, afin d’accélérer l’octroi des prêts immobiliers. Autre avantage de la numérisation documentaire : numériser vos données garantit leur pérennité. Les documents physiques sont, en effet, vulnérables aux pertes, aux vols et aux détériorations.
Exemple dans le secteur de la santé : la digitalisation des dossiers médicaux garantit une conservation optimale des données sensibles et assure le respect des normes de confidentialité.
Enfin, la numérisation ne s’arrête pas au stockage des fichiers numériques. Elle s’intègre dans un environnement documentaire structuré, où chaque document est classé, indexé et accessible en quelques clics.
Exemple : une entreprise du secteur juridique centralise ses contrats et les associe directement aux dossiers clients. Cette organisation simplifie la recherche d’information et le suivi des échéances.
Le choix entre numérisation in situ et ex situ dépend de plusieurs critères : la nature des documents, le volume à traiter, les contraintes de sécurité et les exigences réglementaires propres à chaque secteur. Chaque approche présente des avantages spécifiques et répond à des besoins différents.
La numérisation in situ consiste à effectuer la conversion des documents directement dans les locaux de l’entreprise.
Cette méthode peut être réalisée en interne par les collaborateurs équipés de scanners de bureau. Elle peut aussi être confiée à un prestataire externe de numérisation qui intervient sur place avec des équipements adaptés.
Cette approche est particulièrement indiquée pour :
Pour l’entreprise, c’est l’assurance de conserver la maîtrise de son flux documentaire. Elle garde, en effet, un contrôle total sur ses archives. Elle évite également les risques liés au transport de documents sensibles ou fragiles.
La numérisation in situ pose toutefois des défis techniques, notamment en matière de qualité :
Exemple : une entreprise de construction numérise directement les plans de chantier et les documents de conformité. Elle les intègre ainsi immédiatement à son système de gestion de projet afin que les équipes de terrain puissent les consulter.
Cette fois, les documents sont envoyés dans un centre de numérisation spécialisé pour être numérisés. Cette méthode est privilégiée :
La numérisation ex situ présente, en effet, de nombreux avantages :
Cette solution implique toutefois un délai de traitement plus important. Elle nécessite, en effet, de transporter les documents et d’assurer des conditions de stockage et de manipulation strictes afin d’éviter toute perte ou altération. La numérisation ex situ est donc moins adaptée aux documents très fragiles et dont la numérisation doit être immédiate.
Exemple : un laboratoire pharmaceutique externalise la numérisation de ses dossiers afin de répondre aux exigences strictes de traçabilité réglementaire.
Dans certains cas, une approche hybride peut être envisagée. Une entreprise peut choisir de numériser en interne ses documents urgents et confidentiels. Elle externalise, en revanche, le traitement de ses archives.
La numérisation documentaire peut être centralisée ou décentralisée, en fonction des besoins et des contraintes de l’entreprise. Ces deux approches répondent à des objectifs distincts :
La numérisation centralisée consiste à traiter les documents en grande quantité dans un centre dédié, qu’il soit interne à l’entreprise ou à un prestataire spécialisé. Cette approche permet d’optimiser les coûts et d’assurer une qualité homogène.
Elle est particulièrement adaptée aux entreprises ayant un volume important de documents à numériser, comme les archives, les documents administratifs ou les dossiers clients.
Les avantages de la numérisation centralisée sont les suivants :
La centralisation présente toutefois des contraintes logistiques. Elle implique le transport des documents, ce qui peut engendrer des délais supplémentaires. Elle nécessite, par ailleurs, une organisation rigoureuse afin d’éviter l’accumulation de documents en attente de traitement.
À l’inverse, avec la numérisation décentralisée, les collaborateurs numérisent directement leurs documents au moment de leur réception. Ce mode de fonctionnement repose sur l’utilisation de scanners de bureau ou multifonctions, intégrés aux processus quotidiens des services concernés.
Exemple : un service RH numérise les contrats de travail dès leur signature et les intègre immédiatement dans son système d’information.
Les avantages de la numérisation décentralisés sont évidents :
En revanche, cette méthode ne permet pas de numériser les documents au sens technique du terme. Les équipements utilisés ne permettent pas, en effet, de réaliser des copies numériques de qualité. Par ailleurs, aucun traitement des documents numérisés n’est réalisé. Avec cette approche, l’extraction de données reste donc impossible.
La numérisation décentralisée est idéale pour les documents à usage immédiat. Elle pose toutefois des défis en termes de qualité et de structuration des fichiers numérisés. Sans une GED performante et un système d’indexation automatisé, le risque de dispersion et de mauvaise organisation des documents est élevé.
Tout dépend avant tout des besoins de votre entreprise :
La numérisation documentaire peut concerner les archives anciennes ou les documents entrants. Selon vos besoins, deux approches sont envisageables : la numérisation de stock, qui valorise les archives papier existantes, et la numérisation de flux, qui automatise le traitement des documents au moment de leur réception.
La numérisation de stock concerne les documents papier archivés depuis plusieurs années, souvent conservés dans des salles d’archives ou des entrepôts.
Cette opération peut être réalisée progressivement ou de manière massive, en fonction du volume et des impératifs réglementaires. Elle nécessite un processus structuré, comprenant plusieurs étapes :
La numérisation des stocks présentent des avantages non négligeables pour votre entreprise :
Les hôpitaux, par exemple, numérisent leurs dossiers médicaux anciens afin d’assurer une conservation optimale et une accessibilité à long terme. De la même manière, dans le secteur bancaire, la digitalisation des historiques clients assure le respect des obligations réglementaires et facilite l’analyse des données.
Notez toutefois que la numérisation de stock représente un investissement initial conséquent. Elle demande également une organisation rigoureuse afin de garantir la cohérence des fichiers numérisés.
Contrairement à la numérisation de stock, la numérisation de flux s’applique aux documents entrants, c’est-à-dire ceux qui circulent au quotidien dans l’entreprise. Elle vise à capturer et à traiter automatiquement ces documents dès leur réception, sans passer par un archivage papier.
Ce type de numérisation est souvent intégré aux processus métier et couplé à des technologies avancées comme :
Les avantages de la numérisation des flux sont les suivants :
Dans les services clients, par exemple, la numérisation des courriers entrants et leur intégration automatique dans le système d’information garantit un suivi efficace. Dans le secteur bancaire, la numérisation des flux permet un traitement automatisé des demandes de prêts et une accélération de l’instruction des dossiers.
Cette approche est particulièrement efficace lorsqu’elle est couplée à des services de BPO (Business Process Outsourcing). En effet, l’externalisation des flux documentaires optimise encore davantage les délais et les coûts.
Votre choix dépend du type de documents et des objectifs de l’entreprise :
Dans de nombreux cas, ces deux approches sont complémentaires. Une entreprise numérise d’abord ses archives papier afin de structurer sa base documentaire. Dans un second temps, elle adopte la numérisation de flux pour éviter une nouvelle accumulation de documents physiques.
Numériser des documents ne suffit pas à garantir une gestion efficace de l’information. Sans une structuration adaptée, les fichiers numériques risquent d’être aussi difficiles à exploiter que leurs versions papier. C’est ici que la GED et les métadonnées jouent un rôle fondamental.
Un logiciel de GED permet d’organiser, sécuriser et exploiter les documents numérisés. Il transforme une simple numérisation en un véritable processus de gestion documentaire, optimisé et automatisé.
Voici les principaux bénéfices de la GED :
Les métadonnées sont des informations associées à chaque document (date, auteur, type de contenu, statut…). Mais pourquoi les utiliser ?
L’efficacité d’une GED repose sur son intégration fluide avec le système d’information de votre entreprise. Couplée à une bonne gestion des métadonnées, elle transforme la numérisation documentaire en un véritable levier de performance.
Une entreprise qui met en place une GED associée à un système de métadonnées structuré :
La numérisation documentaire ne se résume donc pas à une simple conversion papier-numérique. Choisir la bonne approche permet à votre entreprise d’optimiser ses coûts, d’améliorer sa gestion documentaire et d’assurer sa conformité réglementaire.
Pour une stratégie adaptée à vos besoins, faites appel à un expert comme Numen et transformez votre gestion documentaire en levier de performance.